Телефонные разговоры:
как подтвердить связь с хоздеятельностью
------------------------------------------------------------------
В редакцию поступил вопрос от наших постоянных подписчиков:
"На нашем предприятии, являющемся плательщиком единого налога,
была проведена проверка органами налоговой службы. В ходе
проверки особое внимание было уделено наличию подтверждений
связи междугородных телефонных переговоров с хоздеятельностью.
Звонки лицам, с которыми у нас не заключены договора,
рассматривались как не связанные с хоздеятельностью, и на их
стоимость увеличивался совокупный налогооблагаемый доход
директора с перерасчетом подоходного налога. Насколько
правомерны действия работников налоговых органов и как можно
обезопасить себя от такой ситуации в дальнейшем?".
Документы статьи
Закон о налоге на прибыль - Закон Украины "О налогообложении
прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР
( 283/97-ВР ), с изменениями и дополнениями.
Указ об упрощенной системе - Указ Президента Украины "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности субъектов малого
предпринимательства" от 28.06.99 г. № 746/99 ( 746/99 ).
Декрет о подоходном налоге - Декрет КМУ "О подоходном налоге с
граждан" от 26.12.92 г. № 13-92 ( 13-92 ).
Правила № 385 - Правила пользования местной телефонной связью,
утвержденные постановлением КМУ от 22.04.97 г. № 385 ( 385-97-п ).
Перечень типовых документов - Перечень типовых документов,
образующихся в деятельности органов государственной власти и
местного самоуправления, других учреждений, организаций и
предприятий, с указанием сроков хранения документов,
утвержденный приказом Главархива при КМУ от 20.07.98 г. № 41
( z0576-98 ).
В чем заключается проблема?
Как показывает практика, при проведении проверок плательщиков
налогов работники налоговых органов требуют документы,
подтверждающие связь телефонных переговоров с хозяйственной
деятельностью (как правило, междугородных и международных).
Возможно несколько вариантов составления таких подтверждающих
документов. Обращаем внимание, что ведение предлагаемых
подтверждающих документов не предусмотрено ни одним
нормативно-правовым актом. При этом процесс составления любого
подтверждения довольно трудоемкий. Поэтому, если вы уверены, что
проблем с валовыми расходами у вас не будет, то можете отказаться
от специального учета телефонных разговоров. Если же вы хотите
обезопасить себя от возможных вопросов и действий (снятие с
валовых расходов сумм неподтвержденных переговоров, обложение их
подоходным налогом) со стороны налоговых органов во время проверки
и необходимости в дальнейшем доказывать свою правоту, то
прислушайтесь к приведенным ниже рекомендациям.
Тот факт, что расходы за пользование услугами связи включаются
в состав расходов (валовых расходов) и являются расходами
предприятия, уже не вызывает сомнений ни у кого, в том числе и у
работников налоговой службы. Об этом говорится в их консультациях,
публикуемых в официальном издании ГНАУ - "Вестнике налоговой
службы Украины" (далее - Вестник). Но при этом выдвигается
обязательное условие: документальное подтверждение связи расходов
на телефонные переговоры (особенно междугородные и международные)
с хозяйственной деятельностью предприятия (см. "Что требуют
работники налоговых органов").
Что требуют работники налоговых органов
Извлечение из "Вестника налоговой службы Украины", 2001, № 40
"Что касается междугородных разговоров, то плательщик должен
иметь документальное подтверждение того, что эти разговоры
использованы исключительно в целях, соответствующих
определению термина "хозяйственная деятельность".
Извлечение из Закона о налоге на прибыль
"Хозяйственная деятельность - любая деятельность лица,
направленная на получение дохода в денежной, материальной или
нематериальной формах, если непосредственное участие такого
лица в организации такой деятельности является регулярным,
постоянным и существенным. Под непосредственным участием
следует понимать указанную деятельность лица через свои
постоянные представительства, филиалы, отделения, другие
обособленные подразделения, а также через доверенное лицо,
агента или любое другое лицо, действующее от имени и в пользу
первого лица".
Итак, работники налоговых органов требуют документально
подтвердить связь телефонных переговоров с хозяйственной
деятельностью. Тогда на основании п.п. 5.2.1 ст. 5 Закона о налоге
на прибыль такие расходы могут быть включены в валовые как
связанные с подготовкой, организацией, ведением производства,
продажей продукции, работ или услуг.
В то же время форма документов, подтверждающих связь
понесенных расходов по услугам телефонной связи с хозяйственной
деятельностью предприятия, законодательно не установлена. И нельзя
однозначно сказать, плохо это или хорошо. В любом случае сейчас
плательщики имеют свободу маневра в этом вопросе.
Также следует отметить, что ГНАУ в своем письме от
08.05.2001 г. № 3324/6/22-3216 ( v3324225-01 ) указывала на тот
факт, что если телефоны принадлежат юридическому лицу, то
перечисленные за услуги связи суммы не относятся к дополнительным
материальным благам работников, которые ими пользуются, и поэтому
не должны включаться в их совокупный налогооблагаемый доход. Тогда
вполне логично, что при наличии документов, подтверждающих связь
телефонных переговоров с хозяйственной деятельностью, ни о каком
доходе работников предприятия не может быть и речи.
Почему обязателен договор с предприятием связи?
Согласно Правилом № 385 услуги телефонной связи
предоставляются предприятиями связи на основании заключенных
договоров между предприятием связи и юридическими или физическими
лицами. Поэтому первым условием для доказательства связи расходов
на услуги связи с хозяйственной деятельностью как раз и является
наличие у плательщика такого договора с предприятием связи.
Данное условие должно быть соблюдено и в ситуации, когда
предприятие арендует помещение с установленным в нем телефоном.
Так, в соответствии с п. 42 Правил № 385 при сдаче в аренду
телефонизированного помещения договор на предоставление услуг
телефонной связи должен быть временно переоформлен на имя
арендатора с правом возобновления в дальнейшем предыдущего
договора. Это же нужно сделать и при аренде жилого помещения
(квартиры) у физического лица. О необходимости такого
переоформления говорится в письме ГНАУ от 24.10.2000 г.
№ 5871/6/15-1116 ( v5871225-00 ). В этом случае непосредственная
оплата арендатором телефонных услуг предприятию связи при условии
использования телефонной сети в собственной хозяйственной
деятельности является основанием для включения расходов на оплату
в расходы (валовые расходы) арендатора.
Итак, первое условие для того, чтобы стоимость услуг
телефонной связи попадала в расходы - у плательщика должны быть
договор с предприятием, предоставляющим услуги телефонной связи
(причем независимо от того, в собственном или арендованном
помещении установлен телефонный аппарат), счет за месяц и
платежные документы, свидетельствующие о произведенных по договору
взаиморасчетах.
Но как вы сами понимаете, уважаемые читатели, этих документов
может оказаться недостаточно.
Что разъясняют специалисты налоговых органов?
Консультации, публикуемые в Вестнике как официальном издании
ГНАУ, всегда имеют определенный интерес, так как позволяют узнать
позицию налоговых органов по отношению к конкретному вопросу и
являются более убедительным аргументом для инспекторов на местах.
Рассмотрим, как предлагают доказывать производственный характер
телефонных переговоров на страницах Вестника. Несмотря на то что
публикация касается услуг мобильной связи, в ней указано, что
приведенные документы могут использоваться и для доказательства
производственного характера переговоров по обычным телефонам (см.
"Какие документы могут подтверждать связь телефонных переговоров с
хоздеятельностью").
Какие документы могут подтверждать связь телефонных
переговоров с хоздеятельностью
Извлечение из "Вестника налоговой службы Украины", 2002, № 29
"Наиболее полный "комплект" содержит:
- правила пользования мобильной связью, утвержденные
руководителем предприятия. В них необходимо отразить
производственную необходимость мобильной связи: для
оперативного принятия управленческих решений, для непрерывного
контроля за выполнением заказов вне производственных
помещений, для связи в период командировок, для гибкого
реагирования на изменения условий доставки грузов и т. п. Все
зависит от того, кто пользуется мобильным телефоном. Другим
пунктом приказа необходимо запретить использование мобильной
связи для личных и других непроизводственных целей. Можно
включить в приказ Пункт о том, что в случае такого
использования мобильной связи работник обязан возместить
стоимость понесенных предприятием расходов;
- перечень сотрудников, обеспечиваемых мобильными телефонами в
связи с производственной необходимостью. Этот перечень также
следует утвердить приказом руководителя. Он должен содержать
не фамилии конкретных физических лиц, а должности работников,
нуждающихся в мобильной связи;
- детализированные счета от оператора с указанием номеров
абонентов и времени разговоров (при контрактном подключении);
- журналы учета звонков с указанием целей звонков и их
длительности (при оплате услуг связи путем приобретения
карточек). Как уже отмечалось, при таком способе подключения
оператор мобильной связи не идентифицирует абонента и не
выдает детализированный счет. Журнал может быть любой формы,
но вести его нужно на каждый номер, т. е. практически каждым
пользователем телефона.
Если кто-то из сотрудников имеет несколько мобильных
телефонов, то и это также можно обосновать производственной
необходимостью. Например, если телефоны подключены к разным
операторам: UMS и Київ-Стар. Разговоры между абонентами одного
оператора значительно дешевле, чем разговоры между абонентами
разных. В приказе можно примерно так и сформулировать:
"С целью снижения расходов на услуги связи обеспечить
менеджера по продажам Иванова И. И. двумя мобильными
телефонами с подключением к разным операторам. В дальнейшем
Иванову И. И. осуществлять переговоры с контрагентами только с
использованием соответствующих мобильных телефонов. Главному
бухгалтеру Петровой А. М. анализировать выполнение этого
приказа ежемесячно при получении детализированных счетов.
Контроль за выполнением приказа оставляю за собой".
Особое внимание следует уделить такой услуге, как роуминг. В
детализированных счетах она выделена отдельно и сразу
привлекает самое пристальное внимание со стороны работников
налоговой службы. Если сотрудник в заграничной командировке не
был, экспортно-импортных операций предприятие не
осуществляет, то отстоять связь международных переговоров с
хозяйственной деятельностью достаточно проблематично.
Подтверждением связи с хозяйственной деятельностью
междугородных и международных телефонных переговоров является
наличие деловых связей с адресатом, подтвержденных договором
или каким либо другим соответствующим документом: протоколом о
намерениях, соглашением о сотрудничестве, письмом с проектом
договора и т. п.".
А вот извлечение еще из одной консультации, опубликованной в
Вестнике. Несмотря на то что данная консультация касается
отражения в налоговом учете расходов на Интернет, считаем, что
приведенный в ней порядок может быть применен и для доказательства
связи с хозяйственной деятельностью расходов на телефонные
переговоры (см. "Как можно подтверждать связь расходов на Интернет
с хоздеятельностью").
Как можно подтверждать связь расходов на Интернет с
хоздеятельностью
Извлечение из "Вестника налоговой службы Украины", 2001, № 36
""..." предприятие обязано доказать связь использования
Интернета со своей хозяйственной деятельностью. Для этого
целесообразно иметь:
приказ (распоряжение) руководителя, в котором обоснована
необходимость подключения к сети, определены направления
использования Интернета и лицо или лица, ответственные за
работу в информационной сети;
журнал учета работы в Интернете, в котором указываются время
начала и окончания работы в сети, перечень сайтов, посещаемых
для получения необходимой информации.
Если на предприятии не ведется такой журнал, подтверждением
связи пользования услугами Интернета с хозяйственной
деятельностью может быть система отчетов, т. в. приказом
руководителя определяются лицо, ответственное за поиск
определенной информации, тематика задания и срок его
выполнения. В определенный срок исполнитель составляет и
представляет на утверждение руководителю отчет о выполненной
работе, прилагает к нему подтверждение полученной из сети
информации".
Обоснование "производственной" необходимости использования
телефонной связи
К использованию телефона в хозяйственной деятельности
необходимо подготовиться заранее. Так, при принятии такого решения
целесообразно издать соответствующий приказ (распоряжение)
руководителя. В нем должны быть оговорены следующие вопросы:
- обоснована необходимость использования телефона;
- определены направления использования телефона;
- назначены ответственные лица по работе с телефоном.
В приказе (распоряжении) также может быть указано количество
телефонов, устанавливаемых предприятием, и работник предприятия,
ответственный за приобретение телефонных аппаратов и их
подключение. Возможная форма приказа приводится ниже:
------------------------------------------------------------------
ООО "Лидер"
П Р И К А З
№ ____
г. Харьков от "___" ______ г.
"Об использовании в хозяйственной деятельности телефона"
С целью обеспечения предприятию быстрого доступа и
оперативного обмена достоверной информацией для осуществления
маркетинговых, сбытовых и снабженческих функций, а также для
выполнения функциональных обязанностей
административно-управленческим персоналом:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить в офисе (магазине, складе...) телефонные
аппараты в количестве _ шт. согласно прилагаемому перечню
(приложение 1).
2. Работникам использовать телефоны только в целях
производственной необходимости, не допускать использования
телефона в личных целях.
3. Начальнику отдела снабжения "..." обеспечить приобретение
телефонных аппаратов в указанном количестве (п. 1) и их
подключение к линиям связи.
4. Контроль за соблюдением данного приказа возложить на
главного бухгалтера "...".
Директор ____________ /_________ /
------------------------------------------------------------------
В перечне желательно указать, какие рабочие места должны быть
телефонизированы (например, директора, секретаря-референта,
главного бухгалтера, маркетолога и т. д.).
Учитывая особое внимание работников контролирующих органов к
междугородным и международным переговорам, можно издать приказ об
утверждении списка работников, которым поручено вести переговоры с
потенциальными клиентами в других регионах, в том числе и
зарубежными. При этом, на наш взгляд, в приказе нужно указывать не
фамилии, а должности таких работников. Также приказом руководителя
можно утвердить функциональные обязанности соответствующих
работников, включая и ведение телефонных переговоров, в том числе
междугородных и международных.
Также целесообразно разработать Правила ведения телефонных
разговоров. Такие Правила должны быть обязательны для выполнения
всем персоналом и могут содержать следующие положения:
- закрепление права работников осуществлять разговоры с
абонентом, находящимся на территории Украины, только в случае
производственной необходимости с обязательным фиксированием
данного факта (например, в специальном журнале или в отчете
ответственного за телефон работника);
- разговоры с абонентом за пределами Украины должны
осуществляться исключительно по согласованию с начальником
соответствующего структурного подразделения и/или назначенным с
этой целью руководителем предприятия ответственным лицом также с
обязательным фиксированием данного факта;
- установить правило, согласно которому телефонные разговоры,
не зарегистрированные в журнале учета, отчете ответственного
работника, или иным установленным на предприятии способом,
подлежат оплате как неслужебные и средства за них вносятся в кассу
предприятия в определенный предприятием срок после получения
счетов за использование услуг телефонной связи.
Другие положения Правил каждое предприятие разрабатывает с
учетом специфики своей деятельности в целом и отдельных
структурных подразделений в частности. Отдельный раздел можно
посвятить порядку использования персоналом услуг мобильной
телефонной связи (в случае предоставления мобильных телефонов в
пользование работникам).
С соответствующими "телефонными" приказами и правилами
желательно под роспись ознакомить всех работников, имеющих доступ
к телефону.
Но и приказов также недостаточно. Практически все бухгалтеры,
которых проверили налоговые органы, говорят о том, что для
инспектора наличие вышеупомянутых приказов ни о чем не говорит,
"они на них даже внимания не обращают".
Как известно, расходы на оплату услуг телефонной связи состоят
из абонплаты и платы за телефонные переговоры. Наличие договора
между плательщиком и предприятием связи, а также приказа директора
об использовании телефона в хозяйственной деятельности дает
неоспоримое право на включение в валовые расходы (расходы) суммы
абонентской платы за телефон. А то, что переговоры осуществлялись
с хозяйственной деятельностью, нужно еще подтвердить.
Подтверждение "производственного" характера телефонных
переговоров
Документом, отражающим номера телефонов лиц, с которыми
плательщиком осуществлялись переговоры, является так называемая
распечатка. Из нее также видно, сколько и куда было проведено
международных и междугородных переговоров. Напомним, что такая
распечатка - отдельная платная услуга предприятия связи.
Так сложилось, что к внутригородским переговорам налоговые
органы (наверное, из-за копеечных сумм) никаких претензий не
имеют. Пристальное внимание работники налоговых органов уделяют
междугородным и международным разговорам. Поэтому таким
переговорам целесообразно уделять особое внимание - постоянно
анализировать их "производственный" характер. И именно по ним
желательно (а по мнению работников налоговых органов -
обязательно!) иметь документы, подтверждающие их связь с
хозяйственной деятельностью предприятия.
Итак, предприятие может избрать одну из следующих форм
подтверждения.
1. Ведение журнала учета междугородных и международных
телефонных разговоров.
Такой журнал целесообразно вести по каждому служебному номеру
предприятия. Существует мнение, что ведение журнала телефонных
разговоров предприятия является обязательным. На самом деле нигде
в законодательстве обязательность ведения такого подтверждающего
документа не предусмотрена. Лишь в Перечне типовых документов
установлены сроки хранения книги регистрации международных
телефонных разговоров (1 год, пункт 1244) и карточек и журналов
регистрации телеграмм и телефонограмм, телексов, телефаксов (1
год, пункт 102). Мы, со своей стороны, считаем, что если журнал
ведется (это же касается других форм подтверждения), то их
целесообразно хранить, по крайней мере, в течение трех лет (в
течение 1095 дней налоговый орган может доначислить налоговое
обязательство, отраженное в налоговой декларации).
Форма журнала учета телефонных разговоров определяется
предприятием самостоятельно. Ниже приведен один из возможных ее
вариантов:
|---|--------|-----------|---------|------------|---------|-------|
| № | Дата и | № телефона| Владелец| Обсуждаемый| Лицо, |Подпись|
|п/п| время | | | вопрос | которое | |
| | перего-| | | | вело | |
| | воров | | | | разговор| |
| | | | | | (долже- | |
| | | | | | ность, | |
| | | | | | Ф.И.О.) | |
|---|--------|-----------|---------|------------|---------|-------|
| 1 | | | | | | |
|---|--------|-----------|---------|------------|---------|-------|
| 2 | | | | | | |
|---|--------|-----------|---------|------------|---------|-------|
| 3 | | | | | | |
|---|--------|-----------|---------|------------|---------|-------|
2. Составление ежемесячных письменных отчетов о проведенных
переговорах.
Ответственный работник регулярно должен составлять письменные
отчеты о выполненной работе с указанием того, с кем конкретно
велись переговоры, с какой целью, каковы их результаты. В отчете
должно сообщаться об исключительно производственном характере всех
разговоров, состоявшихся за отчетный период. Отчет должен быть
утвержден руководителем предприятия. Такой отчет целесообразно
составлять по каждому служебному номеру предприятия.
В отчетах разговоры могут группироваться по категориям:
например, разговоры с поставщиками (указываются наименования и
номера телефонов), разговоры с покупателями, с госорганами, с
командированными работниками и т. п. Или, например, разговоры
отдела сбыта, разговоры отдела снабжения, разговоры
административного аппарата и др.
Для сокращения количества составляемых документов
ответственным работником может составляться один сводный отчет обо
всех переговорах, проведенных сотрудниками, которые будут
отчитываться перед ответственным работником в устной форме.
Порядок составления отчета целесообразно установить приказом
руководителя.
3. Наличие документов, подтверждающих связь переговоров с
хозяйственной деятельностью.
Подтверждением связи с хозяйственной деятельностью
междугородных и международных переговоров является наличие деловых
связей с адресатом, о чем свидетельствуют следующие документы:
договоры либо любые другие документы, устанавливающие с ним
гражданско-правовые отношения, различные виды соглашений, протокол
о намерениях, сопроводительное письмо с проектом договора,
счета-фактуры, письма, акты и т. п. Эти документы могут
прилагаться к составляемым отчетам.
4. Составление справочников телефонных номеров подразделений и
контрагентов.
Предприятия, особенно имеющие разветвленную сеть филиалов,
представительств и других обособленных подразделений составляют
внутренние справочники телефонных номеров (переговоры по номерам,
включенным в данный справочник, не требуют дополнительных
подтверждений). Также приказом по предприятию может быть утвержден
перечень телефонных номеров контрагентов, с которыми налажены
тесные хозяйственные связи и соответственно переговоры имеют
непосредственно производственный характер.
Включение новых телефонных номеров в такой справочник может
осуществляться на основании служебной записки ответственного
работника с обоснованием необходимости.
Также на предприятии может практиковаться указание в
распечатке напротив телефонного номера наименования предприятия,
которому звонили. В данном случае распечатку нужно заверять
подписью ответственного работника - лишь тогда она, может
считаться отчетом. На наш взгляд, плательщик может активно
применять все формы подтверждения, выбрав в каждом конкретном
случае наиболее удобную.
Пример 1.
На предприятии в апреле был установлен телефон в отдел сбыта.
В мае предприятие активно искало потребителей в Восточной
Украине, в связи, с чем было сделано множество звонков в Сумскую,
Полтавскую и Донецкую области. Ответственным за использование
телефона приказом директора назначен Иванов А. А. Ответственным
лицом, которому был поручен поиск клиентов, составляется отчет о
проделанной работе. Например, он может выглядеть следующим
образом.
------------------------------------------------------------------
Утверждаю:
Директор ООО "Сервис"
_____________________
"____" _______ ___ г.
Отчет
об использовании служебного телефона № _______
за май месяц 2003 года
С целью поиска потенциальных потребителей продукции ООО
"Сервис" в мае 2003 года работниками отдела сбыта были проведены
переговоры по телефону со следующими предприятиями:
|---|------------|---------------|-----------------|-------------|
| № | Дата | Наименование | № телефона | Примечания |
|п/п| | | | |
|---|------------|---------------|-----------------|-------------|
| 1 | 05.05.2003 | ЧП "Восток" | (06232) 4-71-20 | |
|---|------------|---------------|-----------------|-------------|
| 2 | 06.05.2003 | НПП "ИТЛ" | (05341) 3-20-55 | |
|---|------------|---------------|-----------------|-------------|
| 3 | 06.06.2003 | АО "Фортуна" | (05449) 7-36-48 |Получен заказ|
|---|------------|---------------|-----------------|-------------|
|...| ... | ... | ... | ... |
|---|------------|---------------|-----------------|-------------|
Из 27 иногородних предприятий, с которыми велись переговоры, с
тремя заключены договоры, с одним подписан протокол о намерениях.
В адрес всех предприятий были отправлены коммерческие предложения,
а на 12 - еще и прайс-листы с информацией об интересующей их
продукции.
Менеджер по сбыту ___________ /Иванов А. А./
------------------------------------------------------------------
Как говорилось выше, такие отчеты целесообразно составлять по
каждому телефонному номеру.
После утверждения директором предприятия отчеты направляются в
бухгалтерию, где сверяются каждый со своей распечаткой. Телефонные
переговоры, не включенные в отчеты, считаются непроизводственными.
Пример 2.
Крупное предприятие имеет справочник телефонных номеров своих
подразделений по всей Украине. Каждое подразделение имеет перечень
номеров своих контрагентов. В июле предприятие начало переговоры с
новым контрагентом, расположенным в другой стране, при этом
окончательной договоренности достигну то не было. В распечатке
АТС, полученной предприятием, переговоры с таким предприятием
составили приличную сумму.
В такой ситуации на некоторых предприятиях практикуется
составление служебных записок на разрешение оплаты стоимости
служебных переговоров. Возможный вариант такой служебной записки
приведен ниже.
------------------------------------------------------------------
Директору
ОАО "Луч"
С Л У Ж Е Б Н А Я З А П И С К А
Прошу дать разрешение на оплату стоимости служебных
переговоров производственного назначения, которые осуществлялись
мной за периоде ________ по ________ с телефона № ____________ в
город _______________________ по телефонам _____________________ с
целью _______________________________.
Дата:
---------------- ---------------- ----------------
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
------------------------------------------------------------------
Следует отметить, что избранный способ документирования
расходов на телефонные переговоры целесообразно закрепить в
приказе об организации учета (финансового, бухгалтерского,
налогового) на предприятии.
Международные переговоры при отсутствии ВЭД
Также следует остановиться на таком варианте, как
международные переговоры при отсутствии внешнеэкономической
деятельности. Например, плательщик, торгующий импортными
автозапчастями, приобретаемыми у официального представителя завода
изготовителя в Украине, может звонить на завод для выяснения
отдельных технических моментов. Или может обсуждаться вопрос
участия в международной выставке, получении рекламной или
коммерческой информации. Наиболее простой вариант - это составить
отчет (и пусть докажут, что это не является подтверждающим
документом). Безопасным вариантом (именно этого требуют инспекторы
при проведении проверок) является наличие договоров, соглашений,
протоколов о намерениях, счетов, прайсов, коммерческих предложений
и т. п., подписанных другой стороной.
Следует отметить, что если ваши отношения с одним из
заграничных "партнеров" носят систематический характер и имеют
существенную долю в расходах на телефонные переговоры, следует
заранее позаботиться об их своевременной "легализации", при этом в
случае последующей проверки не будет повода для излишнего
волнения. Приводим возможный вариант "безобидного" соглашения,
которое позволит подтвердить производственный характер
международных переговоров.
------------------------------------------------------------------
Соглашение об информационном сопровождении
"___" __________________ г.
Предприятие "...", именуемое в дальнейшем "Производитель",
действующее на основании ___________, в лице ____________, с одной
стороны, и предприятие "...", именуемое в дальнейшем "Продавец",
действующее на основании ___________, в лице ____________, с
другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. С целью реализации Продавцом товаров, на территории
___________________ (страна, город, область и т. п.) произведенных
Производителем, полученных непосредственно от него или от других
предприятий посредников. Производитель осуществляет
консультирование Продавца по технологическим, техническим и
коммерческим вопросам.
2. Консультирование осуществляется посредством телефонной
связи, а также посредством ответов на вопросы по электронной
почте.
3. Соглашение имеет некоммерческий характер и не предполагает
взаиморасчетов.
4. Настоящее соглашение вступает в силу с момента его
подписания и действует до момента его расторжения по инициативе
одной из сторон или же по взаимной договоренности.
Адреса сторон
Производитель Продавец
-------------------- --------------------
----------/----------/ ----------/----------/
Подписи
------------------------------------------------------------------
Если же переговоры носят разовый характер, то целесообразно
получить (по факсу, электронной почте) от другой стороны
какой-либо документ: прайс-лист, счет-фактуру, рекламный буклет,
заказ и т. п.
Если инспектора не устраивает ваш способ подтверждения
Довольно часто в редакцию поступают вопросы, в которых
читатели жалуются, что при проверке представители налоговых
органов требуют подтверждающие документы (договоры, акты и т. п.)
на каждый международный (междугородный) телефонный разговор.
Наличие приказов и отчетов для них ни о чем не говорит. При этом
стоимость телефонных переговоров, по результатам которых договоры
не были заключены (встречаются и совсем оригинальные фискальные
требования, когда договор заключен, но купля-продажа фактически не
осуществлена), исключают из состава валовых расходов, снимают
налоговый кредит и/или включают в совокупный налогооблагаемый
доход руководителя и облагают подоходным налогом (особенно
актуально для "упрощенцев").
С такими действиями работников налоговых органов соглашаться
нельзя. Как мы уже говорили, ни один нормативно-правовой акт не
содержит требования относительно подтверждения производственного
характера телефонных переговоров именно заключенным договором или
другим документом, подписанным другой стороной. Более того, из-за
отсутствия каких-либо указаний на этот счет плательщик может
самостоятельно установить порядок подтверждения связи телефонных
переговоров с хозяйственной деятельностью.
Указанные выше требования работников налоговых органов
абсурдны. Так, в процессе проведения переговоров может возникать
масса нюансов. Например, срок заключения договора затягивается,
однако данные затраты включаются в расходы (валовые расходы),
поскольку связаны с подготовкой производства. Более того, может
выясниться, что заключение договора вообще является
нецелесообразным. Или звонки могут осуществляться на домашние
(мобильные) телефоны должностных лиц предприятий-контрагентов. Что
необходимо предъявлять в таком случае: справку с места работы
такого должностного лица и справку о принадлежности ему данного
номера?
Следует отметить, что если предприятие реализовало выбранный
на предприятии способ доказательства производственного характера
телефонных переговоров, то недостоверность такого способа или его
неприемлемость должны доказывать работники контролирующих органов.
Причем у предприятия на руках в случае судебного разбирательства
будут: подтверждающий документ (например, отчет или журнал),
приказ об использовании телефона в хозяйственной деятельности,
правила ведения переговоров, с предусмотренной материальной
ответственностью за использование телефона в личных целях. У
инспектора же ничего кроме догадок нет, так как, во-первых,
доказать недостоверность проведенного когда-то разговора будет
довольно трудно, а во-вторых, шансы того, что разговор был
действительно непроизводственным - незначительны. В подобной
ситуации "зацикливание" инспектора на телефонных переговорах будет
неэффективно.
В настоящей статье мы рассмотрели вопрос подтверждения
производственного характера расходов телефонной связи. Итак,
требование ГНАУ о документальном обеспечении расходов по
телефонным переговорам желательно выполнить. А если у плательщика
налогов возникнут серьезные проблемы с документальным
подтверждением расходов (валовых расходов) по телефонным
переговорам, пусть проверяющие покажут, где в Законе о налоге на
прибыль (Указе об упрощенной системе или Декрете о подоходном
налоге) предусмотрено представление тех документов, которые от
него требуют работники налоговых (или других контролирующих)
органов. Еще раз акцентируем внимание, что плательщик вправе
самостоятельно выбрать способ подтверждения и утвердить его
приказом по предприятию. И пусть налоговые органы оспорят его
"право на жизнь".
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтерская неделя"
№30/03, стр. 18
[28.07.2003]
Олег Чефанов
Экономист-аналитик Издательского дома "Фактор"
------------------------------------------------------------------