Как вести учет на малом предприятии
Предприятие, работающее на упрощенной системе налогообложения,
учета и отчетности, зарегистрировано плательщиком единого
налога по ставке 6%. Основные виды деятельности: бытовые
услуги, торговля, транспортные услуги. Какие бухгалтерские
регистры и первичные документы должна вести бухгалтерия
предприятия и каковы сроки их хранения при простой форме
бухгалтерского учета?
* * *
Во исполнение ст. 6 и ст. 11 Закона Украины "О бухгалтерском
учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-ХIV
( 996-14 ), с изменениями и дополнениями, и ст. 5 Закона Украины
"О государственной поддержке малого предпринимательства"
от 19.10.2000 г. № 2063-III ( 2063-14 ) Министерство финансов
Украины разработало и предложило для использования субъектам
малого предпринимательства регистры бухгалтерского учета для
малых предприятий, а также рекомендации по их заполнению. В связи
с этим приняты Методические рекомендации по применению регистров
бухгалтерского учета малыми предприятиями, утвержденные приказом
Министерства финансов Украины от 25.06.2003 г. № 422
( v0422201-03 ) (далее - Методрекомендации, см. "Налоги и
бухгалтерский учет", 2003, № 62).
Сразу заметим, что "новые" регистры бухгалтерского учета
предназначены для малых предприятий, которые для отражения
хозяйственных операций в бухгалтерском учете применяют упрощенный
План счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и
хозяйственных операций субъектов малого предпринимательства,
утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 19.04.2001
г. № 186 ( z0389-01 ).
В соответствии с п. 8 раздела I Методических рекомендаций по
применению регистров бухгалтерского учета малыми предприятиями
обобщение информации о хозяйственных операциях малые предприятия
могут осуществлять в следующих формах бухгалтерского учета:
1) простой;
2) упрощенной.
Согласно п. 9 Методрекомендации простая форма бухгалтерского
учета применяется малыми предприятиями с незначительным
документооборотом (количеством хозяйственных операций),
выполняющими нематериалоемкие работы и услуги.
Простая форма бухгалтерского учета предусматривает
использование следующих регистров бухгалтерского учета:
- Журнал учета хозяйственных операций;
- ведомость ф. № 3-м - для аналитического учета расчетов по
оплате труда с дебиторами и кредиторами.
Из вопроса следует, что предприятие ведет довольно обширную
деятельность, значит, такому предприятию целесообразнее вести
бухгалтерский учет по упрощенной форме.
Упрощенная форма бухгалтерского учета предусматривает
обобщение информации о хозяйственных операциях в регистрах
бухгалтерского учета, перечисленных в п. 15 III раздела
Методрекомендаций:
- Ведомости ф. № 1-м - для учета наличности и денежных
документов, а также учет денежных средств и их эквивалентов;
- Ведомости ф. № 2-м - для учета запасов;
- Ведомости ф. № 3-м - для учета расчетов с дебиторами и
кредиторами по налогам и платежам, учета долгосрочных обязательств
и доходов будущих периодов, учета расчетов по оплате труда;
- Ведомости ф. № 4-м - для учета необоротных активов и износа,
а также капитальных и финансовых инвестиций и других необоротных
активов;
- Ведомости ф. № 5-м - для учета доходов и расходов;
- Оборотно-сальдовой ведомости - для обобщения данных
регистров бухгалтерского учета по каждому счету бухгалтерского
учета (по дебету и кредиту каждого счета отдельно).
В соответствии с п. 5 Методрекомендаций документирование
хозяйственных операций, составление и хранение первичных
документов и регистров бухгалтерского учета, а также исправление в
них ошибок, малые предприятия осуществляют согласно Положению о
документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете,
утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95
г. № 88 ( z0168-95 ).
Так, согласно п. 6 этого Положения первичные документы и
учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и
балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Сроки хранения первичных документов, учетных регистров,
бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения
определяются в соответствии с Перечнем типовых документов, которые
образуются в деятельности органов государственной власти и
местного самоуправления, других учреждений, организаций и
предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным
приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров
Украины от 20.07.98 г. № 41 ( z0576-98 ) (далее - Перечень).
Отметим, что для большинства видов бухгалтерской документации
срок хранения определен в три года, при условии завершения
проверок государственными налоговыми органами. В случае
возникновения разногласий, споров, следственных и судебных дел
такие документы хранятся до принятия окончательного решения.
Так, согласно Перечню первичные документы и приложения к ним,
которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и
являются основанием для отражения в регистрах бухгалтерского учета
и налоговых записей, хранятся 3 года.
Такими первичными документами являются: кассовые, банковские
документы, уведомления банков и переводные требования, выписки
банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании
ценностей, материалов, квитанции и накладных по учету
товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и т. п.
Сводные годовые, годовые, квартальные (при отсутствии годовых)
бухгалтерские отчеты и балансы организаций, а также пояснительные
записки к ним, приложения к балансу, специализированные формы
хранятся в архиве постоянно.
В то же время для некоторых документов срок хранения
установлен в 75 лет, например, для контрактов, договоров о приеме
на работу, а также увольнения работников и служащих.
Следовательно, для определения сроков хранения каждого
отдельного вида документации необходимо руководствоваться
указанным Перечнем.
Заметим, что необходимо также обращать внимание на примечания,
приведенные в Перечне, которые комментируют и уточняют сроки
хранения документов.
------------------------------------------------------------------
"Налоги и бухгалтерский учет"
№74/03, стр. 50
[15.09.2003]
Е. Верховая, А. Свириденко, Е. Костюк
Экономисты-аналитики Издательского дома "Фактор"
------------------------------------------------------------------