Учет безналичных операций в бюджетных учреждениях
------------------------------------------------------------------
Одной из составляющих финансовой деятельности учреждения явля-
ются денежные средства, что как термин подразумевает:
- суммы денег на текущих, бюджетных счетах, открытых в учреж-
дениях банков, или на регистрационных, счетах в органах Государст-
венного казначейства;
- наличные деньги в кассе учреждения;
- другие денежные средства (в аккредитивах, чековых книжках, в
оплаченных талонах на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и пр.).
Виды счетов
Учреждениям, находящимся на государственном и/или местном
бюджете, открываются текущие счета для хранения и использования
денежных средств, поступивших в распоряжение главного или нижесто-
ящих распорядителей средств - руководителей министерств, ведомств
и учреждений, которым предоставлено право распоряжаться утвержден-
ными для них бюджетными средствами. На текущих счетах регистрирую-
тся денежные средства в национальной и иностранных валютах.
Текущие счета в иностранной валюте открываются учреждениям для
хранения и использования средств в иностранной валюте. Счета
открываются по каждому коду иностранной валюты.
Текущие счета, открытые в учреждениях банков, используются
распорядителями денежных средств местных бюджетов и только теми
распорядителями средств государственного бюджета, которые не пере-
ведены на казначейское обслуживание смет доходов и расходов.
Порядок открытия бюджетными учреждениями текущих счетов регламен-
тируется Инструкцией № 3 ( z0119-98 ).
С целью обеспечения эффективного управления средствами Госу-
дарственного бюджета Украины Указом № 335 образовано Государствен-
ное казначейство Украины (далее Госказначейство) при Министерстве
финансов Украины. Кабинетом Министров Украины утверждено Положе-
нием о Госказначействе относительно регулирования правовых и
организационных взаимоотношений между органами Госказначейства
и распорядителями средств, то есть введена казначейская система
выполнения Государственного бюджета Украины, предусматривающая
аккумулирование всех средств Государственного бюджета Украины на
счетах, которые открываются в учреждениях банков на имя органов
Госказначейства.
Указанные счета действуют в едином режиме, создавая таким
образом общегосударственную систему единого казначейского счета.
Органы Госказначейства осуществляют платежи в пользу субъектов
хозяйственной деятельности, других предприятий, организаций и уч-
реждений, которые выполнили работы и (или) предоставили услуги
распорядителям средств.
Регистрационные счета - это счета , которые открываются в
органах Госказначейства распорядителям бюджетных средств для обес-
печения их учета в соответствии с Законом о Госбюджете на соответ-
ствующий год. Порядок открытия регистрационных счетов регламенти-
рован Инструкцией № 32 ( z0172-97 ).
Бюджетные счета открываются предприятиям (их обособленным
подразделениям), которым выделяются средства за счет государствен-
ного или местного бюджетов с целью их целевого использования.
Источник образования денежных средств в учреждениях - поступ-
ления, предусмотренные утвержденными сметами доходов и расходов, а
также собственные поступления.
В хозяйственной деятельности учреждения чаще всего прибегают к
безналичной форме расчета. Безналичные расчеты в Украине регламен-
тированы Инструкцией № 7 ( v0204500-96 ).
Учет безналичных операций в национальной валюте
Безналичные расчеты между предприятиями, учреждениями, физиче-
скими лицами осуществляются через банки путем перечисления средств
с текущих счетов плательщиков на счета получателей средств. Для
учреждений, которым открыт регистрационный счет, функцию обслужи-
вающего банка для осуществления расчетных операций фактически
выполняет орган государственного казначейства.
Для оформления безналичных расчетов существуют следующие доку-
менты:
1. Платежное поручение - принимается банком к исполнению
только при наличии средств на счете плательщика, если иное не
оговорено между банком и владельцем счета.
2. Платежное требование-поручение - принимается банком в
течение 20 календарных дней с дня выписки. День заполнения платеж-
ного требования-поручения не учитывается. Расчет платежными требо-
ваниями-поручениями представлен схематично:
|------------| |-------------------| |-----------|
|| Покупатель |<---|Отгрузка продукции |<------| Продавец |
||(плательщик)| |товаров (выполнение| |(поставщик)|
||-----|------| |работ, услуг) | |----|---|--|
| | |-------------------| | |
| |-----------------| |-------------------| |
| |-----|------|-------| |--------|-----|
| |Платежное требование| |Зачисление |
| |и отгрузочные | |средств на |
| |документы | |счет продавца |
| |-----|------|-------| |--------|-----|
| | | |
| | | |
||-----------| |-----|------|------| |--------|-----|
||Отгрузочные|<----|Банк, обслуживающий|------>|Банк, обслужи-|
|документы | |покупателя | |вающий |
|-----------| |----------|--------| |продавца |
| |--------------|
|-----|-----|
|Платежное |
|требование-|
|поручение |
|-----------|
3. Чеки, которые делятся на:
денежные - письменное распоряжение банку от чекодателя о выда-
че с текущего счета указанной в чеке суммы наличных денежных
средств;
расчетные - применяются при перечислении денежных средств с
текущего счета учреждения на счет получателя.
4. Аккредитив - денежное обязательство банку, выдаваемое им по
поручению учреждения в пользу его контрагента. по договору, согла-
сно которому банк, открывший аккредитив, может произвести платеж
или предоставить право другому банку осуществить такой платеж при
условии предоставления документов, предусмотренных аккредитивом.
Банком открываются следующие аккредитивы:
- покрытые - депонированные в банке поставщика или в банке
плательщика;
- непокрытые - гарантированные;
- отзывные - могут быть изменены или аннулированы без предва-
рительного согласия поставщика;
- безотзывные - не могут быть изменены без согласия поставщи-
ка, в пользу которого они открыты. Расчет аккредитивами представ-
лен на схеме:
|----------| |------------------| |---------|
|Плательщик|<------|Отгрузка продукции|<--|---|Поставщик|
|----|-----| |------------------| | |-----|---|
| | |
| |-------------| |
|------|-----| |----------|----------| |--------|---------|
|Заявление на| |Отгрузочные документы| |Зачисление средств|
|выставление | |----------|----------| |на счет поставщика|
|аккредитива | | |--------|---------|
|поставщику | | |
|------|-----| |------------------| |
| | |
|------|-----| |-------------| |--|----|-----|
|Банк, обслу-| |Уведомление о| |Банк, обслу-|
|живающий |-------->|выставлении |------->|живающий |
|плательщика | |аккредитива | |поставщика |
|------------| |-------------| |-------------|
5. Вексель - ценная бумага (платежный документ), которая
удостоверяет безусловное денежное обязательство оплатить в срок
определенную сумму денег держателю векселя.
Существует два типа векселей:
- простой вексель - содержит простое, ничем не подтвержденное
обязательство векселедателя уплатить собственнику векселя или по
его приказу после указанного срока указанную сумму;
- переводной вексель - содержит письменный приказ векселедер-
жателя, адресованный плательщику, уплатить третьему лицу опреде-
ленную сумму денег в определенный срок.
6. Платежное требование - документ для списания денег без
акцепта плательщика. В настоящее время безакцептное (без согласия
учреждения) списание средств с текущего счета плательщика не
допускается, за исключением случаев, установленных законами Украи-
ны, а также по решению суда, арбитражного суда. Бесспорное списа-
ние средств с регистрационных счетов учреждений и организаций,
оплата расходов которых осуществляется с единого казначейского
счета, проводится исключительно органами Госказначейства. В случае
представления в банк расчетных документов на бесспорное списание
средств с регистрационных счетов они передаются соответствующим
органам Госказначейства для дальнейшего исполнения. Бесспорное
списание средств с регистрационных счетов учреждений определено
Порядком № 25 ( z0233-99 ).
7. Инкассовое поручение (распоряжение) - для бесспорного спи-
сания:
- сумм недоимки по налогам, налоговому кредиту, штрафам,
начисленным налоговыми органами в бюджет;
- сумм переплаты по этим платежам из бюджета.
Денежные средства являются объектом бухгалтерского учета и
относятся к оборотным средствам. Порядок ведения бухучета и соста-
вления финансовой отчетности о выполнении бюджетов и хозрасчетных
операций учреждений устанавливается Госказначейством в соответст-
вии с действующим законодательством.
Пример
Краеведческому музею в городе "К" (неплательщику НДС), который
содержится за счет средств местного бюджета, открыты следующие
текущие счета в отделении Украинского акционерного промышленно-ин-
вестиционного банка "Проминвестбанк" (далее - ПИБ):
- 25205110018002 - текущий счет на расходы учреждения, предус-
мотренные в разделе "Общий фонд" сметы учреждения;
- 25205110018003 - текущий счет специальных денежных средств,
принадлежащих "Специальному фонду" сметы. Порядок кодирования те-
кущих счетов учреждений предусмотрен Постановлением правления НБУ
№ 466 ( v0587500-98 ) и письмом № 25-021/159-614 ( v-614500-98 ).
Идентификационный код учреждения по ЕГРПОУ - 04054877.
Согласно Приказу № 265:
- код функциональной классификации (КФК) - 110202;
- код ведомственной классификации (КВК) - 180.
В марте 2001 года музеем были проведены хозяйственные опера-
ции, отразившиеся в бухгалтерском учете следующим образом:
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
| № | Содержание операции | Д-т | К-т | Сумма, |
|п/п| | | | грн. |
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
| 1 |Финансирование от вышестоящего рас- | | | |
| |порядителя средств | 311 | 681 | 2200,00 |
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
| 2 |Оплачен счет за использованную | | | |
| |электрическую энергию | 675 | 311 | 2050,00 |
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
| 3 |Произведена предварительная оплата | | | |
| |за заказ транспорта | 364 | 311 | 300,00 |
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
| 4 |В порядке плановых платежей * пере- | | | |
| |числены средства за ремонт помещения | | | |
| |музея | 361 | 311 | 1500,00 |
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
| 5 |Приобретены почтовые марки | 331 | 311 | 20,00 |
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
| 6 |Перечислена предварительная оплата | | | |
| |поставщику за канцелярские товары | 364 | 311 | 98,00 |
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
| 7 |Поступила в кассу музея входная | | | |
| |плата ** | 301 | 712 | 350,00 |
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
| 8 |Поступила на текущий счет из кассы | | | |
| |учреждения входная плата | 313 | 301 | 350,00 |
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
| 9 |Оплачены счета за художественные | | | |
| |репродукции для пополнения экспонатов| 675 | 313 | 349,00 |
| |музея после их получения | | | |
|---|-------------------------------------|-----|-----|----------|
______________________________
* Плановые платежи как форма безналичных расчетов применяются
в следующих случаях:
- контрагентов договора не устраивают ни предоплата, ни оплата
по факту совершения сделки;
- сделка реализуется в течение длительного периода, и оплата
ее осуществляется в течении этого периода, как правило, равными
долями, независимо от ритма поставок;
- объем сделки при заключении договора известен приблизительно
и может уточняться в ходе ее реализации. Осуществляются плановые
платежи с использованием платежных поручений.
** Данные поступления относятся к собственным поступлениям
музея согласно Перечню № 146 и включаются в состав сметы на содер-
жание музея. Входная плата используется на цели, предусмотренные
Перечнем № 146, и на другие виды расходов, предусмотренные сметой.
В установленные сроки учреждения банков выдают своим клиентам
выписки - первичные банковские документы, имеющие строго опреде-
ленные показатели:
- дату;
- номер текущего счета клиента;
- дату предыдущей выписки и ее исходящий остаток, являющийся
входящим для последующей выписки;
- сумм ы перечислений, увеличивающие или уменьшающие сальдо
счета;
- остаток средств на дату выписки.
В выписках по дебету отражаются расходные операции для банка,
т.е. суммы перечисленных средств с текущего счета учреждения, а по
кредиту - приходные операции для банка, т.е. суммы зачисленных на
текущий счет средств. К полученным выпискамприлагаются документы,
на основании которых были списаны или зачислены средства.
Выписки банка являются регистром аналитического учета и служат
для ведения учетных записей по текущему счету.
В бюджетных учреждениях учет ведется по мемориально-ордерной
форме учета. Для отражения в учете операций по поступлению на счет
учреждения ассигнований и осуществлению кассовых расходов общего
фонда, т.е. выборки из поступления и расходования средств с регис-
трационных (личных) счетов в органах Государственного казначейства
Украины (текущих счетов - в учреждениях банков) применяется мемо-
риальный ордер № 2 - накопительная ведомость движения денежных
средств общего фонда в органах Госказначейства (учреждениях бан-
ков) ф. № 381 (бюджет).
Накопительные ведомости составляются отдельно по каждому реги-
страционному (личному, текущему) счету учреждения, т.е. при нали-
чии нескольких счетов в органах Государственного казначейства
Украины (учреждениях банков), открытых на имя бюджетного учрежде-
ния , каждый счет оформляется отдельным мемориальным ордером,
которые нумеруются № 2-1, 2-2, 2-3 и др.
Позиция "Сумма оборотов по мемориальному ордеру" в виде соот-
ветствующей корреспонденции субсчетов переносится в книгу "Журнал-
главная".
Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, его
проверившим, и главным бухгалтером. В данном мемориальном ордере
показана операция за одно число месяца , поэтому строки "Всего",
"Остаток на начало месяца", "Остаток на конец месяца", "Сумма
оборотов по мемориальному ордеру" не заполнены.
Мемориальный ордер № 2
за март 2001 г.
Накопительная ведомость движения денежных средств общего
фонда в органах Государственного казначейства Украины
(учреждениях банков)
|-|-----------|-------------|------------------------------------|
|№| Дата |Дебет | Кредит субсчета 311 |
| | выписки |субсчета 311 | |
| | органа |-------------|------------------------------------|
| | Госказ- |С кредита | В дебет субсчетов |
| | начейства |субсчетов | |
| | |----|--------|-----|-----|------|------|----------|
| | | 681| Итого | 675 | 331 | 364 | 361 | Итого |
|-|-----------|----|--------|-----|-----|------|------|----------|
|1| - |2200| 2200 | 2050| 20 | 398 | 1500 | 3968 |
|-|-----------|----|--------|-----|-----|------|------|----------|
| | И т. д. | | | | | | | |
|-|-----------|----|--------|-----|-----|------|------|----------|
| | Всего |2200| 2200 | 2050| 20 | 398 | 1500 | 3968 |
|-|-----------|----|--------|-----|-----|------|------|----------|
| Остаток на начало месяца | Остаток на конец месяца |
|---------------------------|------------------------------------|
| Сумма оборотов по мемориальному ордеру |
|----------------------------------------------------------------|
Исполнитель: ___________ ________ __________
(должность) (подпись) (Ф. И. О.)
Проверил: ___________ ________ __________
(должность) (подпись) (Ф. И. О.)
Главный бухгалтер: _______ ______ "____" _____20__ г.
Для отражения в учете операции по поступлению на счет учрежде-
ния доходов и осуществлению кассовых расходов специального фонда
применяется мемориальный ордер № 3 - накопительная ведомость
движения денежных средств специального фонда в органах Государст-
венного казначейства Украины (учреждениях банков) ф. № 382 (бюд-
жет).
При наличии нескольких счетов в органах Государственного каз-
начейства Украины (учреждениях банков), открытых на имя бюджетного
учреждения, накопительные ведомости составляются отдельно по каж-
дому специальному регистрационному (текущему) счету, которые нуме-
руются № 3-1, 3-2, 3-3 и др. Порядок ведения мемориального ордера
№ 3 аналогичен ведению мемориального ордера № 2.
В данном мемориальном ордере показана операция за одно число
месяца, поэтому строки "Всего", "Остаток на начало месяца",
"Остаток на конец месяца", "Сумма оборотов по мемориальному
ордеру" не заполнены.
Мемориальный ордер № 3
за март 2001 г.
Накопительная ведомость движения денежных средств специального
фонда в органах Государственного 27.4.2001 казначейства Украи-
ны (учреждениях банков)
|-|-----------|-----------------------|--------------------------|
|№| Дата | Дебет субсчета 313 | Кредит субсчета 313 |
| | выписки |-----------------------|--------------------------|
| | органа | С кредита субсчетов | В дебет субсчетов |
| | Госказ- |-----------|-----------|------------|-------------|
| | начейства | 301 | Итого | 675 | Итого |
|-|-----------|-----------|-----------|------------|-------------|
|1| - | 350,00 | 350,00 | 349,00 | 349,00 |
|-|-----------|-----------|-----------|------------|-------------|
|2| и т. д.| | | | |
|-|-----------|-----------|-----------|------------|-------------|
| | Всего | 350,00 | 350,00 | 349,00 | 349,00 |
|-|-----------|-----------|-----------|------------|-------------|
| Остаток на начало месяца | Остаток на конец месяца |
|-------------------------------------|--------------------------|
| Сумма оборотов по мемориальному ордеру |
|----------------------------------------------------------------|
Исполнитель: ___________ _________ __________
(должность) (подпись) (Ф. И. О.)
Проверил: ___________ _________ __________
(должность) (подпись) (Ф. И. О.)
Главный ____________ _________ "___" ____20__г.
бухгалтер: (подпись) (Ф. И. О.)
Приложение на __ листах.
Расчеты с прочими дебиторами (субсчет 364) отражаются в мемо-
риальном ордере № 4 "Накопительная ведомость по расчетам с прочими
дебиторами" ф. № 408 (бюджет);
расчеты в порядке плановых платежей (субсчет 362) - в мемориа-
льном ордере № 7 "Накопительная ведомость по расчетам в порядке
плановых платежей" ф. № 410 (бюджет);
расчеты с прочими кредиторами (субсчет 675) - в мемориальном
ордере № 6 "Накопительная ведомость по расчетам с прочими кредито-
рами" ф. № 409 (бюджет) (отметим, что для отражения расчетов с
прочими кредиторами за счет средств специального фонда будет
использован мемориальный ордер № 6-1),
кассовые операции - в мемориальном ордере № 1 "Накопительная
ведомость по кассовым операциям" ф. № 380 (бюджет).
Порядок ведения и формы мемориальных ордеров установлены Инст-
рукцией № 68.
Коды экономической классификации расходов, которые отразят
данные хозяйственные операции в аналитическом учете и при состав-
лении отчетностей, представлены в таблице:
|-------------------|------------|------------|-------|----------|
|Содержание операции|Коды эконо- |Вид расходов| Сумма,|Примечания|
| |мической | | грн. | |
| |классифика- | | | |
| |ции расходов| | | |
|-------------------|------------|------------|-------|----------|
|Приобретение марок | 1131 | кассовые | 20 |Общий фонд|
|-------------------|------------|------------|-------|----------|
|Приобретение кан- | | | | |
|целярских товаров | 1131 | кассовые | 98 |Общий фонд|
|-------------------|------------|------------|-------|----------|
|Оплата транспортных| | | | |
|услуг | 1135 | кассовые | 300 |Общий фонд|
|-------------------|------------|------------|-------|----------|
|Оплата за текущий | | | | |
|ремонт помещения | 1137 | кассовые | 1500 |Общий фонд|
|музея | | | | |
|-------------------|------------|------------|-------|----------|
|Оплата за электро- | | | | |
|энергию | 1163 | кассовые | 2050 |Общий фонд|
|-------------------|------------|------------|-------|----------|
|Оплата за художест-| | | | |
|венные репродукции | 1131 | кассовые | 349 |Специаль- |
| | | | |ный фонд |
|-------------------|------------|------------|-------|----------|
В аналитическом учете кассовые расходы отражаются в соответст-
вии с Приказом № 100, для учета используется "Карточка аналитичес-
кого учета кассовых расходов".
Карточка составляется в разрезе кодов экономической классифи-
кации расходов, т.е. по каждому коду функциональной классификации
расходов. По общим, специальным фондам, а также по каждому виду
средств специального фонда составляются отдельные карточки.
Карточка открывается ежемесячно и заполняется ежедневно бух-
галтером на основании выписки органа Госказначейства или учрежде-
ния банка. Суммы возмещенных кассовых расходов записываются на
оборотной стороне карточки.
Карточка аналитического учета кассовых расходов подписывается
исполнителем и лицом, проверившим карточку.
Следует отметить, что суммы поступивших и использованных де-
нежных средств за каждое число месяца должны быть тождественны:
- строка "Итого оборотов" в выписке банка;
- строка "Итого" в мемориальных ордерах № 2, № 3 за соответст-
вующее число месяца;
- строка "Итого" в карточках аналитического учета кассовых
операций за соответствующее число месяц.
Перечень сокращенных обозначений нормативных документов, ис-
пользованных в данной консультации:
1. Указ № 335 - Указ Президента Украины "О Государственном
казначействе Украины" от 27.04.95 г. № 335/95 с изменениями и
дополнениями ( 335/95 ).
2. Инструкция № 3 - Инструкции № 3 об открытии банками счетов
в национальной и иностранной валюте, утвержденная Постановлением
Правления Национального банка Украины от 27.05.96 г. № 121, в
редакции постановления Правления Национального банка Украины от
04.02.98 г. № 36, с изменениями и дополнениями ( z0119-98 ).
3. Инструкция № 32 - Инструкция об открытии регистрационных
счетов органами Государственного казначейства Украины, утвержден-
ная приказом Главного управления Государственного казначейства
Украины от 09.04.97 г. № 32 ( z0172-97 ).
4. Инструкция № 7 - Инструкция о безналичных расчетах в хозяй-
ственном обороте Украины, утвержденная Постановлением Правления
Национального банка Украины от 02.08.96 г. № 204, с изменениями и
дополнениями ( v0204500-96 ).
5. Порядок № 25 - Порядок бесспорного списания средств с реги-
страционных счетов учреждений и организаций, оплата расходов кото-
рых осуществляется с единого казначейского счета, утвержденный
приказом Главного управления Государственного казначейства Украины
и Министерства финансов Украины от 22.03.99 г. № 25 ( z0233-99 ).
6. Перечень № 146 - Перечень собственных поступлений бюджетных
учреждений и организаций, утвержденный приказом Министерства фи-
нансов Украины 29.06.2000 г. № 146 ( z0418-00 ), с изменениями и
дополнениями.
7. Приказ № 265 - Приказ Министерства финансов Украины "О
введении новой бюджетной классификации Украины" от 03.12.97 г.
№ 265 с изменениями и дополнениями ( v0265201-97 ).
8. Инструкция № 68 - Инструкция о формах мемориальных ордеров
бюджетных учреждений и порядке их составления, утвержденная прика-
зом Государственного казначейства Украины от 27.07.2000 г. № 68
( z0570-00 ).
9. Приказ № 100 - Приказ Государственного казначейства Украины
"Об утверждении форм карточек и книг аналитического учета бюджет-
ных учреждений и порядок их составления" от 06.10.2000 г. № 100
( z0747-00 ).
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
№ 14/01, стр. 49
[09.04.2001]
Татьяна Евсеева
бухгалтер-аналитик
------------------------------------------------------------------