Учет бланков строгой отчетности
------------------------------------------------------------------
Изготовление бланков ценных бумаг и документов строгого учета
осуществляется по Правилам, утвержденным совместным приказом Ми-
нистерства финансов Украины от 25.11.93 г. № 98, Службы безопас-
ности Украины от 15.11.93 г. № 118 и Министерства внутренних дел
Украины от 24.11.93 г. № 740.
В соответствии с п. 17 ст. 9 Закона Украины "О лицензирова-
нии некоторых видов хозяйственной деятельности" от 01.06.2000 г.
№ 1775-III ( 1775-14 ) с изменениями и дополнениями {1} изготовле-
ние бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности подлежит
лицензированию. Лицензионные условия осуществления указанной хо-
зяйственной деятельности утверждены приказом Государственного ко-
митета Украины по вопросам регуляторной политики и предпринима-
тельства, Министерства финансов Украины от 09.01.2001 г. № 1/3.
Номенклатура бланков ценных бумаг и документов строгого учета,
изготовляемых на основании лицензии, приведена в п. 1.3 вышеука-
занных Правил.
К бланкам ценных бумаг относятся:
- акции;
- облигации внутренних государственных и местных займов;
- казначейские обязательства;
- сберегательные сертификаты;
- приватизационные бумаги;
- прочие бланки, предусмотренные действующим законодательст-
вом.
Бланки документов строгого учета условно представим в виде
следующих групп:
Документы, удостоверяющие личность, событие, образование, тру-
довой стаж и т.п.:
- паспорт;
- свидетельства о рождении, браке и расторжении брака, измене-
нии фамилии, имени, отчества;
- трудовая книжка и вкладыш к ней;
- удостоверения служебные, военные;
- удостоверения водителя, ветеранов, инвалидов;
- дипломы об образовании, присвоении звания;
- пенсионная книжка;
- пенсионные листы, листы временной нетрудоспособности.
Проездные документы:
- билеты на проезд в железнодорожном, морском, речном и воз-
душном транспорте;
- документы на перевозку грузов;
- воинские перевозочные документы.
Знаки почтовой оплаты:
- почтовые марки;
- конверты с марками;
- открытки с марками.
Документы, обслуживающие денежное обращение:
- книжки сберегательные, чековые, депозитные;
- чеки денежные, имущественные, расчетные;
- бланки финансирования, страхования;
- аккредитивы;
- марки налоговые, таможенные;
- доверенности на выдачу денежных средств, пенсий, имущества;
- сертификаты качества, на право вывоза и ввоза;
- полисы страхования;
- лицензии.
Бланки билетов тиражных и мгновенных лотерей.
Трудовые книжки
Ведение трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и орга-
низациях осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной
приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины,
Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г.
№ 58 (далее - Порядок ведения трудовых книжек).
Для учета бланков трудовых книжек на предприятии исполь-
зуется следующая документация {2}, утвержденная приказом № 277
( v0277202-95 ):
- Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма
№ П-9);
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (фор-
ма № П-10).
Книги учета трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошну-
рованы, скреплены подписью руководителя и печатью предприятия.
В соответствии с п. 7 Порядка ведения трудовых книжек в Книге
учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним бухгалтерией
отражаются все операции, связанные с получением и использованием
бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и но-
мера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется
отделом кадров или другим подразделением предприятия, оформляющим
прием и увольнение работников.
Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся в бухгалтерии
предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке
в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Пред-
приятие обязано постоянно иметь в наличии необходимое количество
бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. По окончании каждого
месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, сдает в
бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к
ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкла-
дыши к ним.
При выписке трудовой книжки, вкладыша к ней или дубликата с
работника удерживается ее стоимость согласно п. 6.1 Порядка веде-
ния трудовых книжек.
В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки
или вкладыша к ней, а также порчи их бланков вследствие небрежного
хранения стоимость испорченных бланков возмещается предприятием.
На испорченные во время заполнения бланки составляется акт по
форме № П-11, утвержденной приказом № 277 ( v0277202-95 ).
Если трудовая книжка работника утеряна предприятием вследствие
стихийного бедствия или по другим причинам, то ему выдается дубли-
кат трудовой книжки без взимания ее стоимости.
Инструкцией о применении Плана счетов не предусмотрен субсчет
для отражения расходов на приобретение бланков строгого учета.
Поэтому логично отражать их в составе запасов на субсчете 209
"Прочие материалы". Списание стоимости бланков осуществляется
по дебету счета 94 "Прочие расходы операционной деятельности", а
именно по субсчетам:
943 "Себестоимость реализованных производственных запасов" -
трудовые книжки, выписанные работникам;
949 "Прочие расходы операционной деятельности" - испорченные
бланки.
Одновременно на забалансовом счете 08 "Бланки строгого учета"
ведется учет наличия и движения бланков строгого учета и отчетнос-
ти. Аналитический учет ведется по каждому бланку и местам их хра-
нения.
Рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет трудовых книжек и
вкладышей к ним.
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
№ | Содержание операции | Бухгалтерский | Сумма, | Налоговый
п/п| | учет | грн. | учет
| |---------------| |-------------
| | Д-т | К-т | | ВД | ВР
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
Получение бланков
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
1 | Перечислена предоплата| 631 | 311 | 150 | - | 125
| за бланки трудовых | | | | |
| книжек | | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
2 | Отражен налоговый |641/ндс| 644 | 25 | - | -
| кредит по НДС | | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
3 | Оприходованы бланки |209/бсб| 631 | 25 | - | -
| трудовых книжек | {3} | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
4 | Начислен НДС | 644 | 631 | 25 | - | -
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
5 | Одновременно на заба- | 08 | - | 125 | - | -
| лансовом счете | | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
6 | Трудовые книжки выданы|209/бск|209/бсб| 75 | - | -
| инспектору отдела | {4} | | | |
| кадров в подотчет | | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
Списание бланков
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
7 | Оприходованы деньги, | 301 | 712 | 60 | 50 | -
| уплаченные работниками| | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
8 | Отражены налоговые | 712 |641/ндс| 10 | - | -
| обязательства по НДС | | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
9 | Отражена себестоимость| 943 |209/бск| 50 | - |п. 5.9
| бланков | | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
10 | Списан на основании | 949 |209/бск| 12,50 | - |п. 5.9
| акта испорченный бланк| | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
11 | Откорректирован нало- |641/ндс| 644 | 2,50 | - | -
| говый кредит по НДС, |--------------------------------------
| соответствующий испор-| 949 | 644 | 2,50 | - | -
| ченному бланку | | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
12 | Списаны бланки трудо- | - | 08 | 62,50 | - | -
| вых книжек по отчету | | | | |
---+-----------------------+---------------+--------+-------------
13 | Отражен финансовый | 712 | 791 | 50 | - | -
| результат |--------------------------------------
| | 791 | 943 | 50 | - | -
| |--------------------------------------
| | 791 | 949 | 15 | - | -
------------------------------------------------------------------
Документы об образовании
Документы об образовании и ученых званиях выдаются выпускни-
кам, прошедшим полный курс обучения в государственных учебных за-
ведениях и учебных заведениях негосударственной формы собственнос-
ти.
Перечень документов об образовании и ученых званиях в Украине
утвержден Постановлением № 1260 ( 1260-97-п ), в частности к ним
относятся:
- свидетельство о базовом общем среднем образовании;
- аттестат о полном общем среднем образовании;
- диплом квалифицированного рабочего;
- диплом младшего специалиста;
- диплом бакалавра;
- диплом специалиста;
- диплом магистра;
- академическая справка;
- свидетельство о повышении квалификации;
- свидетельство об окончании аспирантуры;
- свидетельство об окончании докторантуры;
- аттестат доцента;
- аттестат профессора;
- свидетельство о присвоении рабочей квалификации.
Документы об образовании изготавливаются с применением фото-
компьютерных технологий за счет средств государственного и местных
бюджетов, а также собственных (специальных) средств учебных заве-
дений. При этом стоимость изготовления документов об образовании
не должна превышать 1,5 необлагаемого налогом минимума доходов
граждан, т.е. 25,50 грн.
Бланки документов об образовании и ученых званиях в соответст-
вии с п. 2 Постановления № 1260 ( 1260-97-п ) являются документа-
ми строгой отчетности.
Согласно Инструкции № 61 корреспонденция субсчетов бухгалтерс-
кого учета, отражающая операции с бланками строгой отчетности в
бюджетных учреждениях, следующая:
---+--------------------------+-------------------------+---------
№ | Содержание операции | Бухгалтерский учет | Сумма,
п/п| | | грн.
| |-------------------------|
| | Д-т | К-т |
---+--------------------------+-------------------------+---------
1 | Перечислены денежные | 364 | 316, 326 | 2 400
| средства типографии на | | |
| изготовление бланков | | |
| строгой отчетности | | |
---+--------------------------+-------------------------+---------
Оприходование бланков строгой отчетности, приобретенных за счет
средств специального фонда
---+--------------------------+-------------------------+---------
2 | Стоимость бланков (без | 234 | 364 | 2 000
| НДС) | | |
---+--------------------------+-------------------------+---------
3 | Сумма НДС в учреждениях -| 641/ндс | 364 | 400
| плательщиках НДС или |-----------------------------------
| освобожденных от уплаты | 812 | 364 | 400
| НДС | | |
---+--------------------------+-------------------------+---------
4 | Одновременно | 08 | - | 2 000
---+--------------------------+-------------------------+---------
5 | Передача бланков в под- | 362 | 234 | 2 000
| отчет материально | | |
| ответственному лицу для | | |
| выдачи | | |
---+--------------------------+-------------------------+---------
Оприходование бланков строгой отчетности, приобретенных за счет
средств общего фонда
---+--------------------------+-------------------------+---------
6 | Стоимость бланков (без | 234 | 364 | 2 000
| НДС) | | |
---+--------------------------+-------------------------+---------
7 | Сумма НДС в учреждениях -| 801, 802, | 364 | 400
| плательщиках НДС и осво- | 803 | |
| божденных от уплаты НДС | | |
---+--------------------------+-------------------------+---------
8 | Одновременно | 08 | - | 2 000
---+--------------------------+-------------------------+---------
9 | Передача бланков в под- | 362 | 234 | 2 000
| отчет материально | | |
| ответственному лицу для | | |
| выдачи | | |
---+--------------------------+-------------------------+---------
Списание бланков строгой отчетности
---+--------------------------+-------------------------+---------
10 | Списание израсходованных | 801 - 803, | 362 | 2 000
| бланков на основании акта| 812 | |
---+--------------------------+-------------------------+---------
11 | Одновременно | - | 08 | 2 000
------------------------------------------------------------------
В соответствии с Приказом № 265 ( v0265201-97 ) изготовление и
приобретение бланков дипломов, свидетельств, медалей, нагрудных
значков, грамот, удостоверений, другой документации для учебных
заведений, бюджетных учреждений и организаций учитывается по коду
1131 "Предметы, материалы, оборудование и инвентарь", который в
свою очередь является составляющей кода 1130 "Приобретение предме-
тов снабжения и материалов, оплата услуг и прочие расходы".
Приложение к консультации
Типова форма № П-9
Затверджена
наказом Мiнстату України
вiд 27.10.95 р. № 277
iдентифiкацiйний код ЄДРПОУ ____________
Код за УКУД ________
Книга облiку бланкiв трудових книжок i вкладишiв до них
-----------------------------------------------------------------------------
Дата |Вiд кого |Пiдстава| Надходження | Витрачення
----------------|отримано |(найме- |-----------------------------------------
число|миiяць|рiк|або кому |нування | Кiлькiсть | Сума | Кiлькiсть |Сума
| | |вiдпущено|докумен-|--------------| |--------------|
| | | |та, но- |трудо-|вклади-| |трудо-|вклади-|
| | | |мер i |вих |шiв | |вих |шiв |
| | | |дата) |книжок|(серiя | |книжок|(серiя |
| | | | |(серiя|i но- | |(серiя|i но- |
| | | | |i но- |мер) | |i но- |мер) |
| | | | |мер) | | |мер) | |
-----------------------------------------------------------------------------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11
-----------------------------------------------------------------------------
Типова форма № П-10
Затверджена
наказом Мiнстату України
вiд 27.10.95 р. № 277
М.П.
iдентифiкацiйний код ЄДРПОУ ___ Код за УКУД ___________
Книга облiку руху трудових книжок i вкладишiв до них
------------------------------------------------------------------
№ | Дата прийому | Прiзвище,| Посада, | Наймену- | Дата i номер
п/п| або заповнен-| iм'я та | професiя | вання | дукумента,
| ня трудової | по бать- | працiвни-| структур-| на пiдставi
| книжки чи | ковi | ка, який | ного пiд-| якого прiй-
| вкладиша до | власника | здав або | роздилу | нято пра-
| неї | трудової | на якого | | цiвнiка
|--------------| книжки | заповнена| |
|чис-|мi- |рiк | | трудова | |
|ло |сяць| | | книжка чи| |
| | | | | вкладиш | |
------------------------------------------------------------------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
------------------------------------------------------------------
Продовження таблицi
------------------------------------------------------------------
Розпизка вiд- | Серiя i но-| Сума, | Дата i | Розписка
повiдальної | мер трудо- | отримана | пiдстава | працiвника в
особи, яка | вої книжки | при вi- | видачi | отриманi тру-
приймала або | чи вклади- | писцi | працiвнику| дової книжки
заповнювала | ша до неї | трудової | трудової |
трудову книжку | | книжки | книжки прi|
чи вкладиш | | чи вкла- | звiльненнi|
| | диша до | |
| | неї | |
------------------------------------------------------------------
9 | 10 | 11 | 12 | 13
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Типова форма № П-11
Затверджена
наказом Мїнстату України
М.П. вiд 27.10.95 р. № 27
iдентифiкацiйний код ЄДРПОУ ___ Код за УКУД __________
Затверджую
Керiвник пiдприємства
(установи, органiзацiї
"__" _____ 200 _ р.
Акт
на списання бланкiв трудових книжок або вкладишiв до них
"__" _____ 200 _ р. Мiсто _________
Нами _____________________________________________________________
__________________________________________________________________
(зазначити посаду, прiзвище, iм'я та по батьковi)
складено цей акт в тому, що за перiод з "___" ___ 200 ___ р. по
"__" ___ 200 ___ р.
__________________________________________________________________
(повне найменування пiдприємства, установи або органiзацiї)
зiпсовано ________________________________________________________
__________________________________________________________________
(зазначити докладно причину зiпсування)
"________" штук ___ бланкiв трудових книжок (або вкладишiв до них)
(лiтерами)
__________________________________________________________________
(перелiчити серiю i номер кожного бланка трудової книжки
або вкладиша до неї)
__________________________________________________________________
на _________ мовi(ах), якi "__" ____ _ р. знищенi шляхом спалення.
(назва мови)
Акт складений на списання зiпсованих бланкiв трудових книжок
(або вкладишiв до них) з пiдзвiту ________________________________
__________________________________________________________________
(повне найменування пiдприємства, установи або органiзацiї)
Пiдписи:
------------------------------------------------------------------
Перечень сокращенных обозначений нормативных документов, ис-
пользованных в данной консультации:
1. Постановление № 1260 - Постановление Кабинета Министров Украины
"О документах об образовании и ученых званиях" от 12.11.97 г.
№ 1260 с изменениями и дополнениями.
2. Инструкция № 61 - Инструкция о корреспонденции субсчетов бух-
галтерского учета для отражения основных хозяйственных операций
бюджетных учреждений, утвержденная Украины" приказом Государст-
венного казначейства Украины от 10.07.2000 г. № 61
3. Приказ № 277 - приказ Министерства статистики Украины "Об ут-
верждении типовых форм первичного учета личного состава" от
27.10.95 г. № 277.
4. Приказ № 265 - Приказ Министерства финансов Украины "О введении
новой бюджетной классификации от 03.12.97 г. № 265 с изменения-
ми и дополнениями.
{1} См. "Главбух" № 33/2000, стр. 5.
{2} Образцы см. в конце консультации.
{3} 209/бсб - бланки строгого учета, хранящиеся в бухгалтерии.
{4} 209/бск - бланки строгой отчетности, выданные в подотчет ра-
ботнику, оформляющему принятие и увольнение работников (как
правило, инспектору отдела кадров).
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
№14/01, стр. 70
[09.04.2001]
Елена Бондаренко
Бухгалтер - аналитик
------------------------------------------------------------------