Представительские расходы
------------------------------------------------------------------
Отражение представительских расходов в составе валовых расхо-
дов
Представительские расходы относятся к составу расходов двойно-
го назначения. Суть самого двойного назначения состоит в том, что
расходы могут как подлежать, так и не подлежать включению в состав
валовых расходов. Другими словами, относить такие расходы к соста-
ву ВЗ можно только при соблюдении определенных условий. Условия
эти регламентируются п. 5.4 Закона Украины "О налогообложении при-
были предприятий" ( 283/97-ВР ), который так и называется "Затраты
двойного назначения".
Прежде всего, для отнесения представительских расходов к сос-
таву ВЗ (как и для многих других расходов) необходимо подтвердить
связь этих расходов с хозяйственной деятельностью. С этой точки
зрения очень важно правильно оформлять первичные документы, пере-
чень которых приведен в разделе "Документальное обеспечение". Во
всех составляемых документах необходимо четко формулировать цель
проведения мероприятий: стратегическое планирование на следующий
год; реклама новой продукции или новых видов услуг; переговоры с
целью заключения договора или протокола о намерениях; расширение
рынка сбыта и т.д.
Другое ограничение для представительских расходов - ограниче-
ние суммы - установлено подпунктом 5.4.4 и составляет 2% от нало-
гооблагаемой прибыли предыдущего отчетного (налогового) квартала.
В предельную сумму входят также и расходы на бесплатную раздачу
образцов. Если бесплатная раздача образцов производится в процессе
презентации, то расходы на эти товары должны быть заложены в сос-
тавляемую смету и отражены в отчете о фактических расходах. Если
акция по бесплатной раздаче образцов проводится отдельно, то
оформлять ее следует иначе. Этот вопрос изложен отдельно в разделе
"Бесплатная раздача образцов".
Фактические расходы, превышающие сумму в размере указанных 2%,
в состав валовых расходов не включаются. Ниже рассмотрены три воз-
можных варианта налогового учета представительских расходов.
Пример 8. Предприятием в мае 2001 года осуществлены представи-
тельские расходы в сумме 2 тыс. грн. (без НДС). Налогооблагаемая
прибыль за первый квартал составила 150 тыс. грн. Последова-
тельность действий следующая:
- определяем максимальную сумму представительских расходов для
текущего квартала
150000 х 2% = 3000 грн.
- включаем в состав ВЗ представительские расходы в сумме фак-
тических затрат, т.к. они не превышают расчетную величину.
Пример 9. Предприятием в мае 2001 года осуществлены представи-
тельские расходы в сумме 2 тыс. грн. (без НДС). Налогооблагаемая
прибыль за первый квартал составила 60 тыс. грн. Последова-
тельность действий следующая:
- определяем максимальную сумму представительских расходов для
текущего квартала
60000 х 2% = 1200 грн.;
- включаем в состав ВЗ представительские расходы в сумме 1200
грн, т.к. фактические расходы превышают допустимую величину.
Пример 10. Предприятием в мае 2001 года осуществлены предста-
вительские расходы в сумме 2 тыс. грн. (без НДС). Объект налогооб-
ложения за первый квартал отрицательный (т.е. убыток). Следова-
тельно, в валовые расходы второго квартала сумма представительских
расходов не включается.
НДС в сумме представительских расходов
Состав налогового кредита регулируется Законом Украины "О
налоге на добавленную стоимость" ( 168/97-ВР ). Никаких ограниче-
ний для представительских расходов Закон не с одержит, поэтому
налоговый кредит возникает в общем порядке. Право на налоговый
кредит имеют плательщики НДС при получении (или оплате) услуг от
плательщика НДС, если сумма налогового кредита подтверждена нало-
говой накладной.
Следует обратить внимание, что предприятие имеет право на
налоговый кредит лишь в части тех расходов, которые относятся к
составу валовых затрат. Если в состав ВЗ включена только часть
фактических представительских расходов, то и налоговый кредит
может быть в размере 20% от суммы валовых затрат.
Пример 11. Предприятием в мае 2001 года осуществлены предста-
вительские расходы в сумме 2400 грн., в т.ч. НДС - 400 грн.
Налогооблагаемая прибыль за первый квартал составила 150 тыс. грн.
Последовательность действий следующая:
- определяем максимальную сумму представительских расходов для
текущего квартала
150000 х 2% = 3000 грн.
- включаем в состав ВЗ представительские расходы в сумме фак-
тиеских затрат - 2000 грн, т.к. они не превышают расчетную величи-
ну.
- включаем в состав налогового кредита 400 грн.
Пример 12. Предприятием в мае 2001 года осуществлены предста-
вительские расходы в сумме 2400 грн., в т.ч. НДС - 400 грн.
Налогооблагаемая прибыль за первый квартал составила 60 тыс. грн.
Последовательность действий следующая:
- определяем максимальную сумму представительских расходов для
текущего квартала
60000 х 2% = 1200 грн.;
- включаем в состав ВЗ представительские расходы в сумме 1200
грн, т.к. фактические расходы превышают допустимую величину.
- включаем в состав налогового кредита 20% от суммы валовых
затрат
1200 х 20% = 240 грн.
Пример 13. Предприятием в мае 2001 года осуществлены предста-
вительские расходы в сумме 2400 грн., в т.ч. НДС - 400 грн. Объект
налогообложения за первый квартал отрицательный (т.е. убыток).
Следовательно, в валовые расходы второго квартала сумма представи-
тельских расходов не включается, права на налоговый кредит
предприятие не имеет.
В Книге учета приобретения сумма представительских расходов
отражается следующим образом
===========================+===============+======================
Содержание расходов | Графа Книги | Название
===========================+===============+======================
1 | 2 | 3
---------------------------+---------------+----------------------
Общая сумма представительс-| 11 | Стоимость товаров без
ких расходов без НДС | | НДС
---------------------------+---------------+----------------------
НДС в общей сумме предста- | 12 | Сумма НДС
вительских расходов | |
---------------------------+---------------+----------------------
Сумма представительских | 13 | База налогообложения
расходов, включаемых в | | (приобретение товаров
состав валовых затрат | | с правом включения в
(без НДС) | | налоговый кредит)
---------------------------+---------------+----------------------
НДС на сумму представи- | 17 | НДС по ставке 20% к
тельских расходов, включае-| | базе налогообложения
мых в состав валовых затрат| |
---------------------------+---------------+----------------------
Сумма представительских | 24 | Товары, которые не
расходов, не включаемых в | | относятся к валовым
состав валовых затрат с | | затратам и не подле-
учетом НДС | | жат амортизации
------------------------------------------------------------------
Ниже представлено заполнение Книги учета приобретения для трех
приведенных выше примеров
==================+===============+===============+===============
Графа Книги | Пример 11 | Пример 12 | Пример 13
==================+===============+===============+===============
11 | 2000 | 2000 | 2000
------------------+---------------+---------------+---------------
12 | 400 | 400 | 400
------------------+---------------+---------------+---------------
13 | 2000 | 1200 | -
------------------+---------------+---------------+---------------
17 | 400 | 240 | -
------------------+---------------+---------------+---------------
24 | - | 960 | 2400
------------------------------------------------------------------
Отражение представительских расходов в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете представительские расходы в зависимости
от их цели могут отражаться в составе административных расходов
или расходов на сбыт.
Например, прием гостей с целью подписания договоров или наме-
рений о сотрудничестве, в честь годовщины фирмы или открытия ново-
го офиса - административные расходы. Именно так их трактует П(с)БУ
16 "Расходы" ( z0027-00 ).
Презентация нового товара с бесплатной дегустацией или разда-
чей рекламных образцов по своему содержанию связана со сбытом
конкретной рекламируемой продукции. Поэтому расходы на такое ме-
роприятие логично отразить в составе расходов на сбыт.
У предприятий, применяющих для учета расходов счета класса 8,
и в том и в другом случае представительские расходы отражаются на
счете 84 "Прочие операционные расходы". При необходимости к этому
счету могут открываться субсчета :
- 841 "Расходы на сбыт";
- 842 "Административные расходы".
- 843 "Расходы, не включаемые в состав ВЗ".
У предприятий, применяющих для учета расходов счета класса 9,
расходы отразятся на соответствующих счетах:
- 92 "Административные расходы"
- 93 "Расходы на сбыт"
Если представительские расходы в полном объеме включаются в
состав валовых затрат, то сумма НДС в этих расходах отражается по
дебету счета 641 "Расчеты по налогам" субсчет "НДС".
Если представительские расходы включаются в состав валовых
затрат частично, то право на налоговый кредит возникает только в
части валовых затрат. НДС, относящийся к расходам, не включенным в
валовые затраты, относится к административным расходам или расхо-
дам на сбыт.
Ниже представлено отражение представительских расходов в бух-
галтерском учете.
Пример 14. Налогооблагаемая прибыль предприятия - плательщика
НДС за первый квартал 2001 года составила 350 тыс. грн. Предприя-
тием в мае 2001 года осуществлены представительские расходы в
сумме 4440 грн., в т.ч. НДС - 630 грн. Все расходы подтверждены
соответствующими документами, налоговый кредит - налоговыми нак-
ладными.
==+===============================================+===============
№ | Наименование расходов | Сумма, грн
==+===============================================+===============
1.| Аренда микроавтобуса в т.ч. НДС | 600
| | 100
--+-----------------------------------------------+---------------
2.| Гостиничное обслуживание в т.ч. НДС | 1440
| | 240
--+-----------------------------------------------+---------------
3.| Ужин на шесть персон в т.ч. НДС | 1200
| | 200
--+-----------------------------------------------+---------------
4.| Завтрак на четыре персоны в т.ч. НДС | 180
| | 30
--+-----------------------------------------------+---------------
5.| Буфетное обслуживание в т.ч. НДС | 360
| | 60
--+-----------------------------------------------+---------------
6.| Оплата услуг переводчика | 300
--+-----------------------------------------------+---------------
7.| Отчисления на пенсионное страхование на | 96
| вознаграждение переводчика |
--+-----------------------------------------------+---------------
8.| Оплата услуг экскурсовода | 200
--+-----------------------------------------------+---------------
9.| Отчисления на пенсионное страхование на | 64
| вознаграждение экскурсовода |
------------------------------------------------------------------
Предельная сумма представительских расходов на 2 квартал сос-
тавляет 7 тыс. грн. Следовательно, фактические расходы не превы-
шают лимитируемую сумму и в налоговый кредит можно отнести всю
сумму налогового кредита.
===+========================+=============+============+==========
№ | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма
===+========================+=============+============+==========
1 | 2 | 3 | 4 | 5
---+-------------------------+-------------+------------+---------
1. | Перечислена предоплата | 685 | 311 | 600
| за транспортное обслужи-|"Расчеты с |"Текущие |
| вание микроавтобусом со-| другими | счета в |
| гласно счету | кредитрами" | националь- |
| | | ной валюте"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
2. | НДС в сумме перечислен- | 641 | 644 | 100
| ной предоплаты |"Расчеты по |"Налоговый |
| | налогам" | кредит" |
---+-------------------------+-------------+------------+---------
3. | Перечислена предоплата | 685 | 311 | 1560
| за проживание в гостини-|"Расчеты с |"Текущие |
| це с учетом завтрака | другими | счета в |
| согласно счету | кредитрами" | националь- |
| | | ной валюте"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
4. | НДС в сумме перечислен- | 641 | 644 | 260
| ной предоплаты |"Расчеты по |"Налоговый |
| | налогам" | кредит" |
---+-------------------------+-------------+------------+---------
5 | Отнесены расходы на | | |
| транспортное обслужива- | | |
| ние в состав администра-| | |
| тивных расходов: | | |
| - при использовании | 84 | 685 | 500
| счетов класса 8 |"Прочие опе- |"Расчеты с |
| | рационные | другими |
| | затраты" | кредитрами"|
| - при использовании | 92 | 685 | 500
| счетов класса 9 |"Администра- |"Расчеты с |
| | тивные | другими |
| | расходы" | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
6. | НДС в стоимости транс- | 644 | 685 | 100
| портных услуг, оплачен- |"Налоговый |"Расчеты с |
| ных предварительно | кредит" | другими |
| | | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
7. | Отнесены расходы на | | |
| проживание делегации с | | |
| учетом завтрака в состав| | |
| административных расхо- | | |
| дов: | | |
| - при использовании | 84 | 685 | 1300
| счетов класса 8 |"Прочие опе- |"Расчеты с |
| | рационные | другими |
| | затраты" | кредитрами"|
| - при использовании | 92 | 685 | 1300
| счетов класса 9 |"Администра- |"Расчеты с |
| | тивные | другими |
| | расходы" | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
8. | НДС в стоимости гости- | 644 | 685 | 260
| ничных услуг, оплаченных|"Налоговый |"Расчеты с |
| предварительно | кредит" | другими |
| | | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
9. | Стоимость ресторанного | | |
| обслуживания банкета | | |
| согласно акту (без НДС):| | |
| - при использовании | 84 | 685 | 1000
| счетов класса 8 |"Прочие |"Расчеты с |
| | операционные| другими |
| | затраты" | кредитрами"|
| - при использовании | 92 | 685 | 1000
| счетов класса 9 |"Администра- |"Расчеты с |
| | тивные | другими |
| | расходы" | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
10.| НДС в стоимости банкета | 641 | 685 | 200
| |"Расчеты по |"Расчеты с |
| | налогам" | другими |
| | | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
11.| Оплата ресторанного | 685 | 311 | 1200
| обслуживания согласно |"Расчеты с |"Текущие |
| счету | другими | счета в |
| | кредитрами" | националь- |
| | | ной валюте"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
12.| Начисление вознагражде- | | |
| ния переводчику и | | |
| экскурсоводу согласно | | |
| договору подряда: | | |
| - при использовании | 811 | 661 | 500
| счетов класса 8 |"Выплаты по |"Расчеты по |
| | окладам и | заработной |
| | тарифам" | плате" |
| - при использовании | 92 | 661 | 500
| счетов класса 9 |"Администра- |"Расчеты по |
| | тивные | заработной |
| | расходы" | плате" |
---+-------------------------+-------------+------------+---------
13.| Отчисления на пенсионное| | |
| страхование 500 x 32%: | | |
| - при использовании | 821 | 651 | 160
| счетов класса 8 |"Отчисления |"По пенсион-|
| | на пенсион- | ному обес- |
| | ное обеспе- | печению" |
| | чение" | |
| - при использовании | 92 | 651 | 160
| счетов класса 9 |"Администра- |"По пенсион-|
| | тивные | ному обес- |
| | расходы" | печению" |
---+-------------------------+-------------+------------+---------
14.| Удержания из вознаграж- | | |
| дения: | | |
| - подоходного налога | 661 | 641 | 100
| 500 x 20% |"Расчеты по |"Расчеты по |
| | заработной | налогам" |
| | плате" | |
| - сбора на пенсионное | 661 | 651 | 10
| страхование 500 х 2% |"Расчеты по |"По пенсион-|
| | заработной | ному обес- |
| | плате" | печению" |
---+-------------------------+-------------+------------+---------
15.| Выплата вознаграждения | 661 | 301 | 390
| переводчику и экскурсо- |"Расчеты по |"Касса в на-|
| воду 500 - 100 - 10 | заработной | циональной |
| | плате" | валюте" |
------------------------------------------------------------------
Пример 15. Налогооблагаемая прибыль предприятия-плательщика
НДС за первый квартал 2001 года составила 100 тыс. грн. Предприя-
тием в мае 2001 года осуществлены представительские расходы в
сумме 4440 грн., в т.ч. НДС - 630 грн. Все расходы подтверждены
соответствующими документами, налоговый кредит - налоговыми нак-
ладными.
Предельная сумма представительских расходов на 2 квартал сос-
тавляет 2 тыс. грн. Следовательно, в налоговый кредит можно отнес-
ти 400 грн., НДС в сумме 230 грн. следует отнести к составу адми-
нистративных расходов. Не имеет значения, при списании каких рас-
ходов это сделать.
===+========================+=============+============+==========
№ | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма
===+========================+=============+============+==========
1 | 2 | 3 | 4 | 5
---+-------------------------+-------------+------------+---------
1. | Отражены расходы на | | |
| транспортное обслужива- | | |
| ние (без НДС) в составе | | |
| административных расхо- | | |
| дов: | | |
| - при использовании | 84 | 685 | 500
| счетов класса 8 |"Прочие |"Расчеты с |
| | операционные| другими |
| | затраты" | кредитрами"|
| - при использовании | 92 | 685 | 500
| счетов класса 9 |"Администра- |"Расчеты с |
| | тивные | другими |
| | расходы" | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
2. | Отражены расходы на | | |
| проживание делегации с | | |
| учетом завтрака | | |
| (без НДС) в составе | | |
| административных | | |
| расходов: | | |
| - при использовании | 84 | 685 | 1300
| счетов класса 8 |"Прочие |"Расчеты с |
| | операционные| другими |
| | затраты" | кредитрами"|
| - при использовании | 92 | 685 | 1300
| счетов класса 9 |"Администра- |"Расчеты с |
| | тивные | другими |
| | расходы" | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
3. | Отражены расходы на | | |
| ресторанное обслуживание| | |
| банкета (без НДС) в | | |
| составе административных| | |
| расходов: | | |
| - при использовании | 84 | 685 | 1000
| счетов класса 8 |"Прочие |"Расчеты с |
| | операционные| другими |
| | затраты" | кредитрами"|
| - при использовании | 92 | 685 | 1000
| счетов класса 9 |"Администра- |"Расчеты с |
| | тивные | другими |
| | расходы" | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
4. | Оплата ресторанного | 685 | 311 | 1200
| обслуживания согласно |"Расчеты с |"Текущие |
| счету | другими | счета в |
| | кредитрами" | националь- |
| | | ной валюте"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
5. | Начисление вознагражде- | | |
| ния переводчику и | | |
| экскурсоводу согласно | | |
| договору подряда: | | |
| - при использовании | 811 | 661 | 500
| счетов класса 8 |"Выплаты по |"Расчеты по |
| | окладам и | заработной |
| | тарифам" | плате" |
| - при использовании | 92 | 661 | 500
| счетов класса 9 |"Администра- |"Расчеты по |
| | тивные | заработной |
| | расходы" | плате" |
---+-------------------------+-------------+------------+---------
6. | Отчисления на пенсионное| | |
| страхование 500 х 32%: | | |
| - при использовании | 821 | 651 | 160
| счетов класса 8 |"Отчисления |"По пенсион-|
| | на пенсион- | ному обес- |
| | ное обеспе- | печению" |
| | чение" | |
| - при использовании | 92 | 651 | 160
| счетов класса 9 |"Администра- |"По пенсион-|
| | тивные | ному обес- |
| | расходы" | печению" |
---+-------------------------+-------------+------------+---------
7. | Удержания из вознаграж- | | |
| дения: | | |
| - подоходного налога | 661 | 641 | 100
| 500 x 20% |"Расчеты по |"Расчеты по |
| | заработной | налогам" |
| | плате" | |
| - сбора на пенсионное | 661 | 651 | 10
| страхование 500 х 2% |"Расчеты по |"По пенсион-|
| | заработной | ному обес- |
| | плате" | печению" |
---+-------------------------+-------------+------------+---------
8. | Выплата вознаграждения | 661 | 301 | 390
| переводчику и экскурсо- |"Расчеты по |"Касса в на-|
| воду 500 - 100 - 10 | заработной | циональной |
| | плате" | валюте" |
---+-------------------------+-------------+------------+---------
9. | НДС в стоимости | 641 "НДС" | 685 | 100
| транспортных услуг |"Расчеты по |"Расчеты с |
| | налогам" | другими |
| | | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
10.| НДС в стоимости гости- | 641 "НДС" | 685 | 270
| ничных услуг с учетом |"Расчеты по |"Расчеты с |
| завтрака: | налогам" | другими |
| | | кредитрами"|
---+-------------------------+-------------+------------+---------
11.| НДС в стоимости банкета | | |
| и буфетного обслуживания| | |
| - включаемый в налоговый| 641 "НДС" | 685 | 30
| кредит |"Расчеты по |"Расчеты с |
| | налогам" | другими |
| | | кредитрами"|
| - не включаемый в | 84 | 685 | 230
| налоговый кредит |"Прочие |"Расчеты с |
| | операционные| другими |
| | затраты" | кредитрами"|
| | 92 | 685 | 230
| |"Администра- |"Расчеты с |
| | тивные | другими |
| | расходы" | кредитрами"|
------------------------------------------------------------------
Отражение представительских расходов в декларации о прибыли
предприятия
В Декларации о прибыли предприятия представительские расходы в
пределах 2% от налогооблагаемой прибыли прошлого отчетного кварта-
ла отражаются по строке 21.
------------------------------------------------------------------
"Ориентир"
№28/01, стр. 55
[27.07.2001]
Л. Церетели
АФ "Мираж", г.Запорожье
------------------------------------------------------------------