УКРАЇНА
ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Від 11.08.2004 № 2122
Аналіз роботи по розгляду звернень громадян та службових листів у 2004 році свідчить про те, що її рівень не повною мірою відповідає вимогам Закону України «Про звернення громадян» і Указів Президента України від 13.08.2002 р. № 700 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення» та від 14.04.2004 р. № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів».
Продовжуються порушення термінів розгляду звернень громадян та службових листів окремими виконавчими органами міської ради.
Мають місце факти дуже великого терміну розгляду первинних звернень громадян окремими керівниками головних управлінь.
Так, усі звернення з питань землекористування направляються на розгляд начальника ГУ містобудування, архітектури та земельних відносин, який, у свою чергу, доручає їх розгляд начальнику управління земельних відносин. В зв'язку з таким порядком, на час надходження звернення до безпосереднього виконавця проходять 2-3 тижні.
На ці недоліки неодноразово зверталась увага і у поданнях прокурора м. Харкова.
З метою удосконалення системи роботи зі зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах Харківської міської ради, підвищення рівня виконавської дисципліни та усунення маючих місце недоліків по розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг, на підставі ст.38 та керуючись ст.ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:
1. Начальникам головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, головам виконкомів районних у місті рад:
Проаналізувати стан роботи зі зверненнями громадян та службовими листами у І півріччі 2004 року і результати розглянути на засіданнях виконавчих комітетів, апаратних нарадах у серпні 2004 року.
Вжити додаткові заходи по удосконаленню системи роботи зі зверненнями громадян, згідно з вимогами Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.2002 р. № 700 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення» та від 14.04.2004 р. № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів».
Терміново виконати всі прострочені звернення громадян та службові листи, що знаходяться на розгляді.
2. Начальникам головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:
Здійснити докорінну перебудову роботи підпорядкованих підрозділів зі зверненнями громадян, забезпечивши, зокрема, посилення персональної відповідальності посадових та службових осіб за належну організацію роботи зі зверненнями громадян та службовими листами.
Додатково звернути увагу на те, що за своєчасний розгляд звернень громадян та службових листів, де визначено кілько виконавців, відповідальність несе виконавець, вказаний в резолюції першим.
Одержане виконавчим органом міської ради звернення, в якому викладені питання які не входять до його повноважень, в термін не більше п'яти днів з дня одержання надсилається виконавчим органом міської ради, який його отримав, за належністю, відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.
Одержане виконавчим органом міської ради звернення, яке не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення виконавчим органом міської ради чи посадовою особою, в термін не більше п'яти днів з дня одержання повертається виконавчим органом міської ради, який його отримав, громадянину з відповідними роз'ясненнями.
Одержане виконавчим органом міської ради звернення, яке надійшло з дорученням міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради та в якому викладені питання які не входять до його повноважень, в термін не більш трьох днів з дня одержання повертається виконавчим органом міської ради, який його отримав, до відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради з відповідними письмовими поясненнями на ім'я керівника, який дав доручення.
Після розгляду звернення виконавець (виконавці) зобов'язаний надати усі матеріали (відповіді, проекти відповідей, довідки тощо) для інформування керівника, який дав доручення. Матеріали надаються на ознайомлення через помічника відповідного керівника.
Виконавець, після подачі матеріалів на ознайомлення, уточнює у помічника про прийняте керівником рішення.
Письмові звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради для централізованого формування справ, картотек, банку даних.
3. Секретарю міської ради Воронову М.М., першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради Бабаєву В.М., заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради Нечипоренку О.С., заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь житлово-комунального господарства Гриневичу Є.О., з гуманітарних та соціальних питань Сороці Л.С., бюджету та фінансів Таукешевій Т.Д., енергетики та інженерного забезпечення міста Углову В.І., економіки та комунального майна Черненко Є.В., начальнику головного управління містобудування, архітектури та земельних відносин Бобровському В.О.:
Візувати документи протягом однієї доби після отримання їх від свого помічника.
При розгляді документів мати на увазі, що обов'язковими елементами резолюції повинні бути: прізвище виконавця (виконавців), вказівка про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання, підпис керівника і дату. Обов'язково передбачати також доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення.
Після розгляду звернення і надання інформації на ознайомлення відповідному керівнику до бланку резолюції повинні бути внесені дані про фактичну дату виконання та оцінку у відповідності до методики ефективності діяльності виконавчих органів міської ради, затвердженої рішенням виконавчого комітету міської ради від 17.12.2003 р. № 1246.
Після ознайомлення з результатами розгляду звернень громадян та службових листів на копії відповіді робиться відмітка «До справи», а якщо документ контрольний - «З контролю зняти», або якщо термін виконання продовжується, то вказати, до якого часу - «Контроль до 01.09.2004 р».
4. Начальникам головних управлінь міської ради:
З 01.09.2004 р. усі письмові звернення громадян, які надходять на розгляд до головних управлінь згідно доручень міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради реєструвати І направляти на розгляд безпосереднім виконавцям через канцелярії головних управлінь. Звернення, які надійшли під час проведення особистих прийомів громадян начальниками головних управлінь також реєструвати і направляти на розгляд виконавцям через канцелярії головних управлінь.
При надходженні звернень громадян та службових листів з резолюцією «До відома», та якщо у дорученні вказаний безпосередній виконавець, знайомитись з таким листом та передати його для формування справи, якщо не має інших доручень.
5. Начальникам головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради забезпечити розгляд звернень громадян та службових листів:
У вказаний в документі термін (якщо конкретний термін виконання зазначений).
У термін не більше одного місяця від дня їх отримання (якщо конкретний термін виконання не зазначений).
Не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання (якщо документ не потребує додаткового вивчення).
Не пізніше 10 календарних днів від їх отримання (якщо це запит або звернення народного депутата України).
Не пізніше 10 календарних днів від їх отримання (якщо це запит або звернення депутата місцевої ради). В разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки порушеного питання - не пізніше як у місячний строк.
У випадку особливої складності виконання контрольного документу забезпечити оформлення продовження терміну виконання документу у посадової особи, яка його встановила (а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщує) не пізніше, як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну (у разі не зазначення терміну - до закінчення 13-ти або 30-ти денного строку від дати надходження такого документу), про що обов'язково інформувати відділ по роботі зі зверненнями громадян.
У разі не виконання контрольного документу протягом належного строку, надавати його на зняття з контролю разом з пояснювальною запискою за підписом керівника, де мають бути вказані причини порушення терміну розгляду документа та заходи впливу, вжиті до безпосереднього виконавця.
Забезпечити якісне виконання документів (зміст, стилістика, граматика).
6. Завідуючому відділом по роботі зі зверненнями громадян міської ради Хохлову О.В.:
З 01.09.2004 р. усі звернення громадян, які за дорученнями міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради адресуються начальникам головних управлінь, надсилати на розгляд вказаним керівникам і здійснювати контроль за термінами розгляду контрольних звернень безпосередньо за головними управліннями.
Звернення громадян та службові листи, що надійшли до відділу після розгляду міським головою, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради відпрацьовувати і направляти виконавцям не пізніш наступного дня після надходження.
Звернення, які повертаються до відділу по роботі зі зверненнями громадян виконавчими органами міської ради з причини того, що питання, в них викладені, не входять до повноважень виконавчих органів міської ради, передаються помічникам відповідних керівників для внесення змін у доручення.
Якщо в резолюції до звернення вказано кілька осіб, відповідальних за виконання доручення, забезпечити відправку звернення усім виконавцям, а здійснення контролю за терміном розгляду і підготовку відповіді автору звернення ( вищому органу) на всі поставлені питання, або пропозицій для доповіді міському голові за виконавцем, вказаним в резолюції першим.
Щотижнево аналізувати стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та службових листів і інформувати керівництво міської ради про існуючи тенденції та вносити пропозиції по покращенню стану справ.
Вивчати та узагальнювати нові форми роботи зі зверненнями громадян та службовими листами і забезпечувати поширення позитивного досвіду у цій роботі.
7. Завідуючій відділом помічників керівників виконавчих органів міської ради Коробці О.О., помічникам міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради:
З 01.09.2004 р. забезпечити скорочення документообігу за рахунок відправки звернень громадян та службових листів на розгляд безпосереднім виконавцям (управління, відділи тощо).
Не контрольні звернення громадян та службові листи, які містять у собі питання, викладені у додатку до цього розпорядження, направляти безпосереднім виконавцям.
При необхідності інформування про лист начальників головних управлінь здійснювати приписку «До відома», якщо немає необхідності давати інші конкретні доручення та визначений безпосередній виконавець.
Не допускати направлення звернень громадян на розгляд керівникам виконавчих органів міської ради, в компетенцію яких поставлені питання не входять. У разі повернення звернень за цих обставин, терміново вносити відповідні зміни у доручення.
Забезпечити подання документів керівництву для розгляду протягом однієї доби після їх отримання.
Відпрацьовувати звернення громадян, що надійшли міському голові, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради на особистих прийомах та передавати їх до відділу по роботі зі зверненнями громадян для відправки виконавцям не пізніш двох днів після прийому.
При розгляді документів мати на увазі, що обов'язковими елементами резолюції повинні бути: прізвище виконавця (виконавців), вказівка про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання, підпис і дату. Обов'язково передбачати також доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення.
Після розгляду звернення і надання інформації на ознайомлення відповідному керівнику до бланку резолюції повинні бути внесені дата фактичного виконання доручення та оцінка якості виконання згідно з методикою ефективності діяльності виконавчих органів міської ради.
З моменту передачі матеріалів по розгляду письмових звернень громадян на ознайомлення відповідному керівнику, на прохання виконавця, надавати інформацію про прийняте рішення.
Підписані керівниками відповіді по розгляду звернень громадян та службових листів передавати для відправки до відділу по роботі зі зверненнями громадян.
Проекти відповідей, які потребують доопрацювання, повертати безпосереднім виконавцям.
Посилити вимоги до виконавців за якісне виконання контрольних документів (зміст, стилістика, граматика).
8. Директору комунального підприємства «Міський інформаційний центр» Попову О.В.:
До 20.08.2004 р. доопрацювати програму обліку звернень громадян (відносно виконавців) у відділі по роботі зі зверненнями громадян.
До 15.09.2004 р. надати пропозиції заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради Нечипоренку О.С. стосовно створення єдиної системи обліку звернень громадян, службових листів та контролю за вирішенням порушених у них питань в виконавчих органах міської ради.
9. Розпорядження міського голови від 14.01.2000 р. № 68 «Про посилення контролю за розглядом звернень громадян та службових листів, які надходять до Харківського міськвиконкому» вважати таким, що втратило чинність.
10. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, начальника головного управління містобудування, архітектури та земельних відносин.
Міський голова В. Шумілкін
Додаток до п.7
розпорядження міського голови
від 11.08.2004 р.
ПЕРЕЛІК
окремих питань, викладених у неконтрольних зверненнях громадян та
службових листах, які розглядаються безпосередніми виконавцями
|
№ п/п |
Питання |
Виконавець |
|
|
|
2 |
3 |
|
|
1. |
Приватизація земельних ділянок для експлуатації індивідуальних житлових будинків |
Управління земельних відносин |
|
|
2. |
Реконструкція об'єктів. |
Управління містобудування та архітектури |
|
|
3. |
Перевод житлових будинків в не житлові. |
Управління житлового господарства, Управління містобудування та архітектури |
|
|
4. |
Поліпшення житлових умов. |
Відділ обліку та розподілу житлової площі |
|
|
5. |
Надання земельної ділянки для будівництва та обслуговування жилого будинку та господарських будівель |
Відділ обліку та розподілу житлової площі |
|
|
6. |
Надання пільг по місцевим податкам та зборам |
Галузеві управління відповідно до компетенції |
|
|
7. |
Незручності проживання в зв'язку з розташуванням торговельного кіоску |
Управління споживчого ринку |
|
|
8. |
Незручності проживання в зв'язку з гучною музикою в кафе, яке знаходиться поряд з житловим будинком |
Управління споживчого ринку |
|
|
9. |
Скарги на порушення торговельного обслуговування на підприємствах громадського харчування та торгівлі |
Управління споживчого ринку |
|
|
10. |
Приватизація квартир |
Управління комунального майна та приватизації |
|
|
11. |
Пропозиції щодо інвестиційних проектів та бізнес-планів |
Управління з питань підприємництва та інвестицій |
|
|
12. |
Експлуатація та ремонт житлового фонду, який знаходиться у комунальній власності |
Управління житлового господарства |
|
|
13. |
Експлуатація та ремонт приватного житлового фонду |
Райвиконкоми |
|
|
14. |
Робота ліфтів |
Управління житлового господарства |
|
|
15. |
Благоустрій дворів, ремонт внутрішньо-квартальних доріг |
Управління житлового господарства |
|
|
16. |
Прибирання прибудинкових територій, вивіз сміття та твердих побутових відходів |
Управління житлового господарства |
|
|
17. |
Знос сухих дерев у дворах житлових будинків |
Управління житлового господарства |
|
|
18. |
Транспортні питання |
Управління комунального господарства |
|
|
19. |
Питання телефонізації |
Управління комунального господарства |
|
|
20. |
Ритуальні питання |
Управління комунального господарства |
|
|
21. |
Питання будівництва за рахунок бюджетних коштів |
Управління будівництва, ремонту та реконструкції міста |
|
|
22. |
Експлуатація та ремонт дорожньої мережі |
Управління будівництва, ремонту та реконструкції міста |
|
|
23. |
Установлення дорожніх знаків, світлофорів |
Управління будівництва, ремонту та реконструкції міста |
|
|
24. |
Нарахування субсидій |
Райвиконкоми |
|
|
25. |
Реструктуризація заборгованості за комунальні платежі. |
Райвиконкоми |
|
Заступник міського голови з питань діяльності
виконавчих органів ради - керуючий справами
виконкому міської ради О.Нечипоренко