УКРАЇНА
ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА НАРОДНИХ ДЕПУТАТІВ
ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ
Від 28.12.1994 № 765
Про Регламент органів управління Харківської міської Ради народних депутатів
Виконавчий комітет Харківської міської Ради народних депутатів
ВИРІШИВ:
1. Регламент органів управління Харківської міської Ради народних депутатів затвердити (додається).
Голова міської Ради
народних депутатів
Є.П. Кушнарьов
РЕГЛАМЕНТ
органів управління Харківської міської Ради народних депутатів
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.
1.1. Порядок діяльності органів управління Харківської міської Ради народних депутатів і посадових осіб визначається Конституцією України, законодавством про місцеві Ради, рішеннями міської Ради та даним Регламентом.
1.2. Порядок роботи і повноваження секретаріату головних управлінь виконавчого комітету та їхніх структурних підрозділів визначається «Положенням» про відповідний підрозділ затвердженим за порядком, який визначається законодавством про місцеві Ради.
1.3. Регламент органів управління Харківської міської Ради народних депутатів затверджується рішенням виконавчого комітету. У такому ж порядку приймається рішення про внесення змін і доповнень до Регламенту.
У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконавчого комітету повинні бути внесені певні зміни та доповнення до Регламенту.
2. ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ОРГАНІВ УПРАВЛІННЯ ХАРКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ НАРОДНИХ ДЕПУТАТІВ.
2.1. Перспективне і поточне планування роботи є одним з основних засобів організаційного забезпечення органами управління міської Ради завдань економічного та соціального розвитку міста.
2.2. Перспективний план роботи органів управління міської Ради на рік повинен містити перелік питань, що вносяться за їхньої ініціативою на розгляд сесій міської Ради, виконавчого комітету, в тому числі й у порядку контролю, а також перелік основних масових заходів, план навчання апарату та інші питання.
Плани робіт розроблюються на основі пропозицій керівництва міської Ради, членів виконавчого комітету, начальників головних управлінь, голів районних Рад. Пропозиції повинні містити відповідні обґрунтування.
2.3. Узагальнення пропозицій та формування планів роботи здійснює головне управління кадрів і загальних питань.
2.4. Порядок підготовки та затвердження перспективного плану роботи органів управління міської Ради:
- пропозиції до плану роботи з відповідними обґрунтуваннями надаються в головне управління кадрів і загальних питань не пізніше, ніж за 30 днів до початку періоду, що планується;
- головне управління кадрів і загальних питань узагальнює пропозиції, готує проект плану роботи та не пізніше, ніж за 25 днів до періоду, що планується, вносить його на узгодження голові міської Ради, його заступнику та керівнику секретаріату Ради, а також направляє його для інформації начальникам головних управлінь;
- після дороблення проекту плану з урахуванням можливих зауважень головне управління кадрів і загальних питань готує проект рішення виконавчого комітету міської Ради про затвердження плану роботи та вносить його на останнє засідання виконкому в попередньому плановому періоді.
2.5. Загальний контроль за виконанням перспективного плану роботи здійснює керівник секретаріату міської Ради.
2.6. З метою упорядкування та координації роботи апарату органів управління міської Ради його структурні підрозділи (головні управління, відділи, управління, комітети) розробляють поточні (місячні) плани робіт.
Поточні плани віддаються до 25 числа кожного попереднього місяця у головне управління кадрів і загальних питань, яке формує зведений план роботи на місяць і розсилає його голові Ради, його заступнику, керівнику секретаріату Ради, начальникам головних управлінь, контрольної інспекції та самостійних відділів, постійним комісіям міської Ради, головам райвиконкомів, прес-службі.
3. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ МІСЬКОЇ РАДИ.
3.1. Скликання засідань виконавчого комітету міської Ради здійснюється головою міської Ради або особою, виконуючою його обов’язки.
Засідання виконавчого комітету проводяться кошу другу та четверту середу місяця з 15 годин. У випадку необхідності може бути скликано позачергове засідання виконавчого комітету. Засідання правочинні при присутності не менш двох третин загального складу виконавчого комітету.
3.2. Загальна підготовка засідань виконавчого комітету покладається на керівника секретаріату Ради.
3.3. Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться головою Ради, його заступником, керівником секретаріату Ради, членами виконавчого комітету, начальниками головних управлінь постійними комісіями міськради, виконавчими комітетами районних Рад народних депутатів.
3.4. Підготовка питань на засідання виконавчого комітету здійснюється членами виконавчого комітету, начальниками головних управлінь, завідуючими відділами та управліннями. До підготовки питань можуть залучатися фахівці підприємств, установ та організацій, експерти, представники громадських організацій, політичних партій, рухів.
3.5. При підготовці проектів рішень потрібно дотримування таких правил:
3.5.1. Текст рішення повинен бути гранично коротким, суть документу мусить бути викладена чітко й виключати можливість двоїстого тлумачення;
3.5.2. Проекти рішень у розпорядчій частині повинні обов’язково містити пункти, що передбачають:
- конкретні завдання виконавцям із зазначенням остаточних термінів їхнього виконання і при тривалих термінах виконання необхідно зазначати проміжні контрольні строки;
- точні назви організацій - виконавців;
- доручення про контроль відповідним виконавцям із зазначенням строків надання проміжної інформації про хід виконання та остаточної інформації для вирішення питання про зняття з контролю.
У тому випадку, якщо контроль за виконанням рішення покладено одночасно на декількох виконавців, необхідно зазначати одного відповідального за організацію контролю по виконанню рішення в цілому, а також відповідальних по пунктах доручень, що містяться в рішенні.
3.5.3. Якщо рішення, що приймається, виключає дію рішення, раніше прийнятого по цьому питанню, воно повинно містити зазначення про визнання його таким, що втратило чинність.
У випадку виконання раніше прийнятих рішень до проекту рішення вноситься пропозиція про зняття його з контролю.
3.5.4. Усі проекти рішень направляються юридичному відділу для отримання висновку відносно їхньої відповідності чинному законодавству. Проекти рішень візуються завідуючим відділом, а ті з них, які не ґрунтуються на чинному законодавстві, повертаються автору проекту із зазначенням мотивів повертання на дороблення.
Проекти рішень із зауваженнями юридичного відділу виносяться на засідання виконавчого комітету після попереднього розглядання їх головою міської Ради народних депутатів.
3.6. Проекти рішення виконавчого комітету з візами начальників відповідних головних управлінь, виконавців і завідуючої юридичним відділом, а також додатки до них (довідки, доповідні записки, заходи тощо) та листи узгодження не пізніше ніж за п’ять днів до засідання у п’ятнадцяти примірниках передаються виконавцями до загального відділу головного управління кадрів і загальних питань.
3.7. При наявності розбіжностей одночасно з проектом рішення подаються письмові висновки, зауваження і пропозиції відповідних посадових осіб та організацій.
3.8. На підставі поданих матеріалів загальний відділ формує проект порядку денного засідання виконавчого комітету.
3.9. Після розгляду та внесення зауважень головою Ради, його заступником і керівником секретаріату Ради проекти рішень і відповідні матеріали дороблюються, після чого не пізніше, ніж за два, дні до засідання повертаються до загального відділу.
3.10. Якщо по будь-якому з питань, що вносяться на засідання виконавчого комітету, матеріали у загальний відділ до встановленого терміну не здані, то це питання в порядок денний може бути включене лише за вказівкою голови Ради.
3.11. Члени виконавчого комітету не пізніше, ніж за два дні до засідання повинні бути ознайомлені загальним відділом із порядком денним і матеріалами по всіх основних питаннях, що вносяться на розгляд.
3.12. Порядок денний засідання виконавчого комітету направляється також відділу з організації роботи Ради для о знайомлення постійних комісій міської Ради.
3.13. Склад учасників розглядання питання на засіданні виконкому визначається керівником підрозділу, що готувало питання, та узгоджується з головою Ради.
Списки запрошених із зазначенням прізвища, імені та по батькові, посади, телефону, підписані начальниками головних управлінь, передаються до загального відділу одночасно з іншими матеріалами.
3.14. Сповіщення про час засідання виконавчого комітету проводять:
- членів виконавчого комітету, прокурора міста, робітників апарату - загальний відділ;
- запрошених осіб - керівники підрозділів, які готували питання до розгляду.
3.15. Реєстрацію учасників, забезпечення порядку проведення засідання, стенографування та протоколювання здійснює загальний відділ.
3.16. Засідання виконавчого комітету веде голова міської Ради, а в його відсутність - заступник голови Ради.
3.17. Порядок денний і порядок розглядання питань, включених до порядку денного, затверджуються виконкомом на початку засідання.
Як правило, кадрові питання розглядаються на початку засідання виконавчого комітету, поточні - після обговорення основних питань. У кінці засідання голова Ради інформує про розпорядження, видані в період між засіданнями виконкому.
3.18. Часу для доповіді по основному питанню на засіданні виконавчого комітету надається не більше 10 хвилин, співдоповіді - 7 хвилин, виступів у дебатах - 5 хвилин, довідок - 3 хвилин.
3.19. Члени виконавчого комітету на засіданні мають право: вимагати від доповідачів і запрошених роз’яснень щодо питань, які розглядаються, брати участь в обговоренні всіх питань пропонувати прийняття, зміни, доповнення проектів рішень або перенесення розгляду питання на наступне засідання запрошені - у порядку, визначеному виконкомом на засіданні, - приймати участь в обговоренні винесеного питання, давати довідки по ньому, задавати доповідачу питання та вносити пропозиції по проекту рішення.
3.20. Рішення виконавчого комітету міської Ради приймаються на засіданнях більшістю від загального складу виконкому та підписуються головою і керівником секретаріату Ради або особами, виконуючими їхні обов’язки на засіданні.
3.21. Рішення, по яких у ході обговорення були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, на протязі двох днів після засідання остаточно редагуються посадовими особами, призначеними виконавчим комітетом, і через загальний відділ подаються на підпис голові та керівникові секретаріату Ради.
3.22. Рішення виконкому на протязі семи днів після засідання направляються тим відділам і управлінням секретаріату Ради й виконкому, виконкомам районних Рад народних депутатів м. Харкова, яких стосуються прийняті рішення, організаціям, підприємствам та установам, яким доручено їхнє виконання.
3.23. Відправлення рішень робиться загальним відділом згідно зі списками на розсилання, наданими посадовими особами, що готували проекти рішень.
3.24. Протокол засідання виконавчого комітету підписується головою і керівником секретаріату Ради або особами, виконуючими на засіданні їхні обов’язки.
4. ПІДГОТОВКА І ВИДАННЯ РОЗПОРЯДЖЕННЯ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ.
4.1. Розпорядження виконавчого комітету видаються від його імені головою міської Ради або його заступником.
4.2. Проект розпорядження вважається підготовленим після узгодження та візування заступником голови Ради, керівником секретаріату Ради, начальниками головних управлінь відповідно до розподілу обов’язків, завідуючим юридичним відділом (аналогічно порядку, встановленому п. 3.5.4.), а також керівниками підприємств, установ та організацій, зацікавлених у даному розпорядженні.
4.3. При наявності розбіжностей до проекту розпорядження додаються письмові висновки та пропозиції відповідних посадових осіб.
4.4. Проекти розпоряджень разом із розсильним списком передаються до загального відділу для подання їх голові Ради на підпис. Після підписування розпорядження у дводенний термін загальним відділом направляється виконавцям.
5. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І ПРОВЕДЕННЯ НАРАД У ГОЛОВИ МІСЬКОЇ РАДИ.
5.1. Нарада у голови міської Ради проводяться:
- по понеділках з 8 годин з начальниками головних управлінь щодо питань реалізації оперативних (тижневих) планів роботи головних управлінь секретаріату і виконавчого комітету та координації діяльності апарату - по вівторках з 8 годин із начальниками головнях управлінь, відділів і служб виконавчого комітету, головами райвиконкомів, керівниками міських служб відповідно до робочого плану.
5.2. Робочі плани проведення нарад у голови міської Ради складаються його референтами на підставі пропозицій заступника голови, керівника секретаріату Ради, начальників головних управлінь, що подаються до 20 числа поточного місяця та після затвердження головою міської Ради, але не пізніше, ніж за три дні до початку місяця, що планується, направляються керівникам відповідних підрозділів.
5.3. Посадові особи, що відповідають за підготовку питань на нараду, не пізніше, ніж за день до наради подають голові Ради:
- довідку по суті питання, наміченого до розгляду, зі своїми пропозиціями, висновками, тощо;
- список запрошених осіб;
- при необхідності проект порядку розгляду питання.
5.4. Референти голови у відповідності до рішень, прийнятих на нараді, у дводенний термін дороблюють протокол і направляють його виконавцям.
У протоколі повинні бути зазначені конкретні виконавці та доручення, а також строки виконання доручень.
За підсумками апаратних нарад по понеділках складається й направляється виконавцям перелік доручень голови міської Ради.
5.5. Безпосередній контроль за виконанням доручень, що містяться в протоколі, здійснюють референти голови міської Ради.
6. ПІДГОТОВКА І ПРОВЕДЕННЯ НАРАД, СЕМІНАРІВ ТА ІНШИХ ЗАХОДІВ У ВИКОНАВЧОМУ КОМІТЕТІ ХАРКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ НАРОДНИХ ДЕПУТАТІВ.
6.1. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті Харківської міської Ради народних депутатів проводяться у відповідності до планів роботи виконавчого комітету або за вказівкою голови Ради в міру необхідності.
6.2. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їхнього проведення, сповіщення учасників проводить підрозділ, що відповідав за його підготовку.
7. РОБОТА З КАДРАМИ В ОРГАНАХ УПРАВЛІННЯ МІСЬКОЇ РАДИ.
7.1. Робота з кадрами в органах управління міської Ради здійснюється відповідно до Положення про роботу з кадрами.
7.2. Контроль за дотриманням єдиної системи роботи з кадрами у підрозділах секретаріату та виконкому Ради, підвідомчих організаціях, методичне керівництво цією роботою здійснює головне управління кадрів і загальних питань.
8. ВЗАЄМОДІЯ ОРГАНІВ УПРАВЛІННЯ МІСЬКОЇ РАДИ З ДЕПУТАТАМИ МІСЬКОЇ РАДИ.
8.1. Порядок взаємодії органів управління міської Ради з депутатами визначається Регламентом Харківської міської Ради народних депутатів.
8.2. Органи управління міської Ради приймають необхідні заходи щодо реалізації депутатських запитів, пропозицій і зауважень депутатів на адресу виконавчого комітету, рекомендацій постійних комісій, сприяють депутатам у роботі по реалізації наказів виборців, вирішенню питань, які порушуються в їхніх зверненнях, забезпечують депутатів довідковими й методичними матеріалами, необхідними для їхньої роботи та звітів перед виборцями.
8.3. Облік та узагальнення наказів виборців депутатам міської Ради здійснюють головні управління кадрів і загальних питань і головне управління планування та обліку.
8.3.1. Головні управління кадрів і загальних питань, планування та обліку разом з іншими підрозділами секретаріату і виконавчого комітету, представники підприємств, установ та організацій розроблюють пропозиції про прийняття наказів до виконання, складають проект плану заходів з виконання наказів, реалізація яких відноситься до відання виконавчого комітету, та подають його для попереднього розглядання голові Ради, його заступнику, керівнику секретаріату Ради, начальникам головних управлінь.
Після дороблення пропозиції про прийняття наказів до виконання і проект плану заходів щодо їхнього виконання розглядаються виконавчим комітетом і вносяться на розгляд міської Ради.
8.3.2. Накази виборців, реалізація яких відноситься до відання вище стоячих органів, районних Рад, підприємств та організацій міста, направляються за належністю.
8.3.3. Заходи з виконання наказів виборців враховуються виконавчим комітетом при розробці планів економічного та соціального розвитку міста й при складанні міського бюджету.
8.3.4. Робота з виконання наказів виборців організується через головні управління секретаріату та виконавчого комітету міської Ради, а також виконкоми районних Рад при участі постійних комісій і депутатів міської Ради.
8.3.5. Безпосередній контроль за реалізацією плану заходів з виконання наказів виборців здійснюють головні управління кадрів і загальних питань, планування та обліку. Не менше двох разів на рік дане питання розглядається на засіданнях виконавчого комітету або нарадах у голови міської Ради.
8.3.6. Міська Рада щороку інформується про хід реалізації наказів виборців.
9. КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ, ЛИСТІВ ГРОМАДЯН І ДОРУЧЕНЬ КЕРІВНИЦТВА МІСЬКОЇ РАДИ.
9.1. У секретаріаті Рада контролю підлягає виконання документів вищестоящих органів, рішень і розпоряджень виконкому, доручень голови, заступника, керівника секретаріату Ради щодо службових документів і листів громадян, по яких визначені строки та відповідальні за виконання.
9.2. Відповідальність за виконання документів вищестоящих органів, рішень і розпоряджень виконкому, доручень голови, його заступника та керівника секретаріату Ради несуть посадові особи, яким доручено виконання відповідних рішень і доручень.
9.3. Контроль щодо строків виконання здійснюють загальний відділ і відділ по роботі із зверненнями громадян головного управління кадрів і загальних питань.
Інформація про стан виконавчої дисципліни в підрозділах виконкому щотижня направляється керівнику секретаріату Ради та для відома начальникам головних управлінь. За підсумками кожного кварталу на апаратній нараді у голови міської Ради народних депутатів проводиться аналіз виконавчої дисципліни в цілому по головних управліннях секретаріату та виконкому Ради.
При наявності порушень строків виконання документів дане питання в обов’язковому порядку розглядається на апаратній нараді у голови Ради.
9.4. Порядок - зняття документів з контролю:
9.4.1. Постанови та інші документи вищестоящих органів знімаються з контролю після направлення на їхню адресу інформації про виконання відповідно до вимог документу.
Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем до канцелярії довідки в резолюцією голови «До справи» або «Зняти з контролю».
9.4.2. Рішення та розпорядження виконкому знімаються з контролю наданням до загального відділу довідки з резолюцією голови Ради. Окремі рішення в порядку контролю розглядаються на засіданні виконкому.
9.4.3. Службові документи, листи громадян знімаються з контролю після надання до загального відділу або відділу по роботі із зверненнями громадян довідки відповідно до резолюції або копії відповіді заявнику.
10. РОБОТА З КОРЕСПОНДЕНЦІЄЮ, ЩО НАДХОДИТЬ ДО ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ.
10.1. Уся кореспонденція, що надходить, проходить попереднє розглядання канцелярією загального відділу в день отримання.
10.2. У ході попереднього розглядання визначаються документи, що направляються на розгляд голові Ради, його заступнику, керівнику секретаріату Ради, начальникам головних управлінь.
10.2.1. Голові Ради на розгляд передаються документи вищестоящих органів, документи на його ім’я за підписами начальників головних управлінь, завідуючих (начальників) відділами та управліннями виконкому і голів райвиконкомів міста, звернення депутатів, а також документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Ради та виконавчого комітету.
10.2.2. Інші документи передаються на розгляд посадовим особам відповідно до розподілу обов’язків.
10.2.3. Після попереднього розгляду документи реєструються на картках.
10.2.4. Документи, адресовані безпосередньо на адресу головнях управлінь, відділів та інших структурних підрозділів виконкому, передаються за призначенням без реєстрації в канцелярії.
За належністю направляється також кореспонденція, що надійшла на адресу виконкому, але відноситься до компетенції підвідомчих міськвиконкому організацій, виконкомів районних Рад і не містить скарг на дії їхніх керівників.
10.2.5. Листи, скарги та заяви громадян передаються до відділу по роботі із зверненнями громадян без реєстрації в канцелярії.
10.2.6. Окрема категорія документів проходить через спецчастину, порядок їхнього обліку й руху визначається відповідними нормативними актами та інструкціями.
10.2.7. Кореспонденція, зазначена в п.п. 10.2.4. - 10.2.6. реєструється та береться на контроль у відповідних підрозділах.
10.3. Документи з резолюціями голови Ради, його заступника, керівника секретаріату Ради, начальників головних управлінь у термін на більше трьох днів з моменту надходження канцелярією направляються виконавцям і беруться на контроль для виконання в зазначені в документі або резолюції строки.
10.3.1. Документи без установлених строків виконуються на протязі місяця з дня їхньої реєстрації в канцелярії.
10.4. Відповідальність за своєчасне та правильне виконання документів несуть особи, зазначені в резолюціях, а також безпосередні виконавці.
10.4.1. У випадках, коли зазначено декілька виконавців, відповідальною є особа, зазначена в списку першою.
10.5. Після виконання вимог резолюції виконавець доповідає про результати та подає на затвердження відповідні матеріали (проекти рішень, розпоряджень, планів заходів, доповідні записки, довідки, листи тощо).
10.5.1. Усі виконані документи повертаються до канцелярії.
10.5.2. Відправлення рішень, розпоряджень та іншої вихідної кореспонденції виконкому проводиться тільки через канцелярію. Відправленню підлягають документи, які є відповідями на кореспонденцію та документи ініціативного характеру, що надійшли.
10.6. Якщо резолюція містить вимоги про усунення зазначених у документах, що надійшли, недоліків, прийняття до керівництва або виконання дій без підготовки матеріалів і доповіді наклала резолюцію, то виконавець робить відповідну позначку на документі. В окремих випадках можлива така позначка на реєстраційній картці.
10.7. Якщо документ з об’єктивних причин не може буди своєчасно виконаним, то не пізніше, ніж за три дні до закінчення терміну виконання виконавець повинен про це довести до відома особи, що наклала резолюцію, і має право просити продовження терміну виконання.
При отриманні такого дозволу виконавець віддає до канцелярії відповідний документ для встановлення нового терміну контролю та обов’язково повідомляє про прийняте рішення організацію, що звернулася до виконкому щодо даного питання.
10.8. Вихідні документи реєструються в журналах канцелярії.
10.9. Кореспонденція здається до канцелярії, з 8.00 до 12.00. Термінові документи здаються для відправлення в будь-який час робочого дня.
10.10. Загальний відділ здійснює повсякденний контроль за своєчасним розглядом документів, що надходять до секретаріату Ради та виконкому, проводить перевірку цієї роботи в їхніх структурних підрозділах і надає необхідну практичну та методичну допомогу.
11. РОБОТА З ПРОПОЗИЦІЯМИ, ЗАЯВАМИ ТА СКАРГАМИ, ОРГАНІЗАЦІЯ ОСОБИСТОГО ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН.
11.1. Пропозиції, заяви, скарги громадян реєструються у відділі по роботі із зверненнями громадян.
11.2. Робітники відділу попередньо розглядують звернення громадян, що надійшли, та направляють їх для розв’язання головним управлінням, райвиконкомам та іншим органам відповідно до їхньої компетенції з установленням (у необхідних випадках) конкретних термінів надання інформації про прийняття заходів для наступної доповіді керівництву Ради.
11.3. Заяви та скарги громадян вирішуються в термін не більше одного місяця з дня надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення та перевірки, - невідкладно, але не пізніше 15 днів. Заяви та скарги військовослужбовців і членів їхніх родин, учасників ліквідації аварії на ЧАЕС вирішуються невідкладно, але не пізніше 7 днів з дня їхнього надходження.
У тих випадках, коли для вирішення звернення, яке надійшло, необхідний додатковий час, строки можуть бути продовжені головою Ради, його заступником, керівником секретаріату Ради за клопотанням особи, яка розглядав цю заяву або скаргу, про що повідомляється заявнику.
11.4. Особистий прийом громадян проводиться керівництвом Ради, начальниками головних управлінь відповідно до графіку прийому, затвердженого головою Ради.
11.4.1. Запис на прийом громадян і роз’яснювальна робота з ними проводиться відділом по роботі із зверненнями громадян з 10.00 до 18.00 годин щодня, крім загальних вихідних і святкових днів.
11.4.2. На кожного відвідувача, що записався на прийом, заводиться картка встановленого зразка.
11.4.3. Вирішення усних звернень громадян проводиться, як правило, під час прийому.
11.4.4. У випадку необхідності отримання додаткових даних ведучий прийом дає доручення відповідальній посадовій особі про вирішення питання та підготовку відповіді заявнику.
11.4.5. Безпосередній контроль за виконанням вказівок, даних під час прийому громадян, здійснюють референти голови Ради, помічник заступника голови Ради, відповідальні робітники головних управлінь, відділ по роботі із зверненнями громадян.
11.5. Розгляд звернень громадян у секретаріаті Ради та виконавчому комітеті вважається закінченим після того, як питання вирішене по суті, а заявнику, і у випадку необхідності - вище-стоячій організації, дана відповідь про результати, або у випадку, якщо заявнику роз’яснена неправомірність його вимог.
11.5.1. Сектор листів і прийому громадян здійснює повсякденний контроль за своєчасним і правильним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян і проводить перевірки стану справ щодо їхнього вирішення в головних управліннях, райвиконкомах, на підприємствах, в організаціях та установах міста, надав їм необхідну практичну та методичну допомогу.
12. ВИКОНАННЯ МАШИНОПИСНИХ РОБІТ, РОЗМНОЖУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СТЕНОГРАФУВАННЯ.
12.1. Машинописні роботи у виконкомі виконуються в машинописному бюро, а також безпосередньо у відділах та управліннях міськвиконкому, де обладнані відповідні робочі місця.
12.1.2. Дозвіл на проведення робіт у машинописному бюро дає завідуючий загальним відділом, у відділах і управліннях - відповідні керівники підрозділів.
12.1.3. Рукописні матеріали для друкування приймаються розбірливо написаними темним чорнилом, ретельно відредагованими та завізованими виконавцем.
12.2. Необхідність виготовлення копій і розмножування документів міської Ради та його виконкому визначають голова, заступник голови або керівник секретаріату міськради, окремих документів - керівники структурних підрозділів виконкому.
12.2.1. Найменування розмножувального документу та кількість виготовлених копій реєструється в журналі.
12.2.2. При великій потребі в розмножуванні документів пріоритет першочерговості провадження робіт визначає завідуючий загальним відділом.
12.3. Стенографуванням в обов’язковому порядку забезпечуються пленарні засідання сесій Ради та засідання виконкому. Інші наради та засідання стенографуються за вказівкою керівника секретаріату Ради.
13. ОРГАНІЗАЦІЯ ЧЕРГУВАНЬ У ВИКОНАВЧОМУ КОМІТЕТІ МІСЬКОЇ РАДИ НАРОДНИХ ДЕПУТАТІВ.
13.1. Чергування у виконавчому комітеті міської Ради здійснюється цілодобово робітниками диспетчерсько-координаційної служби «005».
13.2. У вихідні та святкові дні, а також в особливих випадках за вказівкою голови міської Ради призначаються відповідальні чергові з числа начальників головних управлінь, керівників відділів та управлінь виконавчого комітету. Графік чергувань цих осіб складається керівником секретаріату Ради й затверджується головою міської Ради.