УКРАЇНА
ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 10.06.2002 № 1150

Про організацію особистого прийому громадян
керівним складом Харківської міської ради,
її постійних комісій та виконавчих органів.

З метою забезпечення виконання ст.40 Конституції України ст.22 Закону України "Про звернення громадян", керуючись ст.ст.42, 59 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні":

1 .Затвердити графіки прийому громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів (додатки №№ 1, 2 та 3).

2. Затвердити "Порядок проведення особистого прийому громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів (додаток № 4).

3.Керівникам виконавчих органів міської ради, районних у місті рад провести роз'яснювальну роботу серед населення міста про порядок проведення прийому громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів.

4.Відділу по роботі зі зверненнями громадян (Хохлов О.В.) і прес-службі (Серостанов О.С.) для більш повного інформування населення про дні та години прийому громадян керівним складом міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів забезпечити опублікування графіків прийому в засобах масової інформації.

5.Розпорядження міського голови від 12.06.98р. № 1244 "Про організацію особистого прийому громадян керівниками Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів" та від 13.07.98 р. № 1488 "Про зміни та доповнення до розпорядження міського голови", від 08.05.2002р. № 804 "Про зміни та доповнення до розпорядження міського голови" від 12.06.98р. № 1244 "Про організацію особистого прийому громадян керівниками Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів" вважати такими, що втратили чинність.

б.Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради -керуючого справами виконавчого комітету міської ради Нечипоренко О.С.

Міський голова В.Шумілкін

Додаток № 1
до розпорядження міського голови
від 10.06.2002 № 1150

ГРАФІК
прийому громадян керівним складом Харківської міської ради, її виконавчих органів

Заступник міського голови з питань діяльності
виконавчих органів ради -керуючий справами
виконкому міської ради О.Нечипоренко

Додаток № 2
до розпорядження міського голови
від 10.06.2002 № 1150

ГРАФІК
прийому громадян головами постійних комісій Харківської міської ради

Заступник міського голови з питань діяльності
виконавчих органів ради -керуючий справами
виконкому міської ради О.Нечипоренко

Додаток № 3
до розпорядження міського голови
від 10.06.2002 № 1150

ГРАФІК
прийому громадян начальниками управлінь, відділів та інших
виконавчих органів Харківської міської ради

Головне управління житлово-комунального господарства

Головне управління економіки та комунального майна

Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради
-керуючий справами виконкому міської ради

О.Нечипоренко

Додаток № 4
до до розпорядження міського голови
від 10.06.2002 № 1150

ПОРЯДОК
проведення особистого прийому громадян керівним складом
Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів

1 .Особистий прийом громадян здійснюється відповідно до вимог ст.40 Конституції України, ст.22 Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України "Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення" та інших нормативних актів з цього питання.

2.Особистий прийом громадян проводиться міським головою, секретарем міської ради, головами постійних комісій, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради а також керівниками головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради.

3.Прийом громадян проводиться:

3.1.Спеціалістами відділу по роботі із зверненнями громадян (далі відділ) щоденно, крім суботніх, недільних та святкових днів з 9.00 до 18.00 (перерваз 13.00 до 14.00, в п'ятницю до 16.45, в передсвяткові дні— до 17.00) в приміщенні приймальні (вхід з провулку Радянського).

3.2.Керівним складом Харківської міської ради та головами постійних комісій ради в приміщенні приймальні в дні і години, згідно затверджених графіків прийому громадян.

3.3.Керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради згідно затверджених графіків прийому громадян за місцем їх роботи.

4.У період відсутності керівників міської ради, її виконавчих органів та голів постійних комісій з поважних причин (відрядження, хвороба, відпустка та ін.) прийом громадян проводять в установлені дні і години посадові особи, які виконують їх обов'язки.

5.Підготовка особистого прийому громадян:

5.1.Відділ організує попередній запис громадян на особистий прийом до керівників міської ради та голів постійних комісій міської ради згідно з затвердженим графіком прийому.

У відповідності з попереднім записом на особистий прийом відділ забезпечує до дня прийому кваліфіковану добірку матеріалів по питанням, що будуть розглядатися на особистому прийомі (попередні звернення, матеріали по їх розгляду, висновки, відповіді посадових осіб, що розглядали ці питання раніше та ін.).

5.2.Помічники керівників міської ради та спеціалісти постійних комісій або інші особи, уповноважені головами постійних комісій, готують пропозиції щодо можливості вирішення питань, що ставляться громадянами у зверненнях, а також здійснюють1 запрошення на прийом відповідальних осіб, до повноважень яких відноситься вирішення відповідних питань.

6.Здійснення особистого прийому.

6.1.Прийом громадян проводиться згідно з попереднім записом у відділі, а також безпосередньо у день прийому, якщо попереднього запису-не було, або на прийом записалася незначна кількість відвідувачів.

6.2.Особистий прийом громадян керівним складом міської ради, постійних комісій та виконавчих органів міської ради проводиться з залученням спеціалістів або осіб, уповноважених ними для цього.

6.3.На прийомі приймають участь також запрошені на прийом особи.

6.4.На особистому прийомі керівники, як правило, вислуховують клопотання, пропозиції, скарги громадян, приймають від них письмові заяви, намагаються розв'язати поставлені проблеми або звертаються письмово або по телефону в адресу різних керівників для розв'язання проблем.

6.5.Помічники або спеціалісти керівників, які приймають участь у особистому прийомі, ведуть журнали особистого прийому, записують рішення керівників у картках і в журналах особистого прийому.

6.6.У випадках, коли питання, поставлене громадянином на прийомі не відноситься до компетенції особи, що веде прийом, необхідно роз'яснити відвідувачеві, куди і до кого йому належить звернутися.

При потребі, сприяти громадянину записатися на прийом до відповідної посадової особи (через працівників відділу по роботі із зверненнями громадян). В цих випадках у картках і журналах особистого прийому робиться відмітка "роз'яснено", або до якої особи він записаний на прийом.

6.7.Якщо пропозиція, заява, скарга не ґрунтується на нормах діючого законодавства, або не може бути задоволена з об'єктивних причин, то,відхиляючи їх, необхідно у чемній та зрозумилій для відвідувача формі роз'яснити мотиви відхилення. При цьому слід роз'яснювати відвідувачу порядок оскарження прийнятого за його зверненням рішення.

7.Оформлення результатів особистого прийому, контроль за виконанням прийнятих рішень.

7.1.Начальники головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, які залучаються до розгляду документів, повинні мати на увазі, що коли в резолюції вказано кілька осіб, відповідальних за виконання доручення, контроль за терміном розгляду і підготовку відповіді автору звернення вищому органу на всі поставлені питання, або пропозиції для доповіді міському голові здійснює виконавець, вказаний в резолюції першим. Він інформує співвиконавців про отримане доручення і організує його виконання (узагальнює надані співвиконавцями матеріали, готує проекти відповіді тощо).

Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за якісну підготовку матеріалів і своєчасне їх надання відповідному виконавцю (не пізніше ніж за п'ять робочих днів до закінчення терміну, вказаного в резолюції) для узагальнення і підготовки пропозицій, проектів відповіді тощо.

7.2.Помічники, спеціалісти готують самі або контролюють підготовку необхідних листів та відповіді другими особами (по рішенню керівників, здійснюючих особистий прийом), розсилку цих листів по адресам.

7.3.Помічники, спеціалісти здійснюють контроль за виконанням рішень керівників протягом всього строку до їх виконання.

7.4.Секретарю міськради, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради, начальникам головних управлінь, управлінь та відділів з метою покращання роботи по здійсненню контролю за розглядом документів потрібно:

-візувати контрольний документ протягом однієї доби після отримання їх від свого помічника;

-при розгляді документів мати на увазі, що обов'язковими елементами резолюції повинні бути: прізвище виконавця (виконавців), вказівка про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання, підпис керівника і дату.

7.5.Контроль за строками виконання рішень керівників здійснюють також спеціалісти відділу по роботі із зверненнями громадян.

8.Термін розгляду звернень громадян.

8.1.Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання.

8.2.Термін розгляду звернень громадян може бути установлений також в резолюціях керівників.

8.3.Якщо в установлений термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівники, здійснюючі особистий прийом' по клопотанню виконавців встановлюють новий необхідний термін для його розгляду, при цьому загальний' термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати терміна сорока п'яти днів.

8.4. В разі продовження терміну розгляду звернення і прийняття по ньому рішення, не пізніше, як за три дні до закінчення раніше встановленого терміну, вищому органу (при необхідності) і заявнику необхідно надати проміжну відповідь, в якій аргументувати причини, які викликала необхідність продовження терміну розгляду звернення і вказати остаточний термін виконання.

9.Відділ по роботі із зверненнями громадян.

9.1.Всебічно вивчає питання, з якими громадяни записалися на особистий прийом до керівного складу міської ради, їх постійних комісій та виконавчих органів ради, надає їм допомогу у попередньому розгляду проблем у виконавчих органах міської ради, інших установах і організаціях, до відання яких належить їх розгляд та вирішення.

9.2.Контролює додержання графіка прийому громадян. Про фактн зриву особистих прийомів інформує міського голову, секретаря міської ради та заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради -керуючого справами виконкому міської ради.

9.3.Щоквартально аналізує стан підготовки і проведення особистого прийому громадян та вживає заходи щодо поліпшення цієї роботи.

Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради
-керуючий справами виконкому міської ради
О.Нечипоренко