УКРАЇНА

ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ

Від 06.02.2008 р. № 43

Про підсумки роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб, що надійшли до виконавчого комітету Харківської міської ради у 2007 році

Розглянувши доповідну записку Департаменту діловодства міської ради «Про підсумки роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб, що надійшли до виконавчого комітету Харківської міської ради у 2007 році» виконавчий комітет відзначає, що департаменти, управління, відділи та інші виконавчі органи міської ради у 2007 році вживали заходи по вдосконаленню форм і методів роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб, створенню необхідних умов для реалізації громадянами конституційного права на звернення.

Разом з тим, в цій роботі мають місце випадки порушень вимог Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.02 № 700 та від 14.04.04 № 434 і перш за все - не дотримання термінів розгляду звернень громадян та юридичних осіб.

Не в повному обсязі і на недостатньому рівні виконувалось розпорядження міського голови від 28.02.07 № 424 «Про затвердження «Тимчасового порядку здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах».

Деякі виконавчі органи міської ради не досягли загального підвищення рівня персональної відповідальності працівників за стан розгляду звернень громадян та юридичних осіб.

З метою забезпечення безумовного виконання вимог Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.02 № 700 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення» та від 14.04.04 № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів», підвищення рівня виконавської дисципліни та усунення недоліків, які мають місце у цій роботі, на підставі ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради

ВИРІШИВ:

1. Доповідну записку Департаменту діловодства міської ради «Про підсумки роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб, що надійшли до виконавчого комітету Харківської міської ради у 2007 році» , прийняти до відома та направити департаментам, управлінням, відділам та іншим виконавчим органам міської ради, виконкомам районних у місті рад для усунення відмічених недоліків.

2. Департаментам, управлінням, відділам та іншим виконавчим органам міської ради, виконкомам районних у місті рад:

2.1. Проаналізувати стан роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб у 2007 році і результати розглянути на засіданнях виконавчих комітетів районних у місті рад або апаратних нарадах у керівників виконавчих органів міської ради у лютому 2008 року, де зокрема, передбачити додаткові заходи по забезпеченню повного виконання вимог Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.02 № 700 та від 14.04.04 № 434.

2.2. До 01.03.08:

2.2.1. Виконати всі прострочені звернення громадян та юридичних осіб, які знаходяться на розгляді, або оформити продовження термінів їх розгляду у встановленому порядку.

2.2.2. Проаналізувати колективні звернення та ті, які надійшли з вищих органів влади і вжити додаткові заходи по вирішенню викладених в них питань.

2.2.3. Проаналізувати звернення громадян, за якими не виконані раніше дані обіцянки, звернувши особливу увагу на прохання інвалідів та учасників Великої Вітчизняної війни, самотніх, літніх громадян, а також заявників пільгового контингенту і скласти план їх виконання із зазначенням конкретних термінів.

2.2.4. Забезпечити розгляд звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад у терміни, визначені діючим законодавством. Особливу увагу звернути на своєчасне виконання запланованих на 2008 рік завдань.

2.2.5. Передбачити в планах роботи на 2008 рік проведення систематичного аналізу та узагальнення звернень громадян, службових листів, щотижневого розгляду стану виконавської дисципліни, підведення підсумків роботи за певний період, а також заслуховування звітів керівників підпорядкованих підрозділів про стан роботи по розгляду звернень громадян та юридичних осіб.

3. Керівникам департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради забезпечити виконання розпорядження міського голови від 28.02.07 № 424 «Про затвердження «Тимчасового порядку здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах» у підпорядкованих підрозділах та попередити про персональну відповідальність за стан цієї роботи.

4. Звернути увагу заступника міського голови - директора Департаменту містобудування, архітектури та земельних відносин Овіинікової Т.І. та в.о. заступника міського голови - директора Департаменту житлово-комунального господарства та енергетики Кадигроба С.В. на наявність чисельних фактів порушень встановлених термінів розгляду звернень громадян та юридичних осіб у окремих підпорядкованих їм підрозділах, зобов'язати їх терміново вжити заходи по усуненню вказаних недоліків та посилити контроль за станом цієї роботи.

5. Вказати начальникам управлінь містобудування та архітектури Чечельницькому С.Г., земельних відносин Бароніну Б.І., житлового господарства Лементі О.А. на чисельні порушення термінів розгляду звернень громадян та юридичних осіб та суворо попередити, що у разі наявності у подальшому таких фактів до них будуть застосовані дисциплінарні стягнення та інші заходи дисциплінарного впливу.

6. Звернути увагу директора Департаменту діловодства Хохлова О.В. на наявність чисельних фактів порушень встановлених термінів розгляду документів виконавцями, в тому числі з особистих прийомів керівників міської ради та забов'язати вжити відповідних заходів по посиленню контролю за станом цієї роботи.

7. Департаменту діловодства міської ради (Хохлов О.В.):

7.1. Щотижнево аналізувати стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та юридичних осіб і інформувати керівництво міської ради про існуючі тенденції та вносити пропозиції по покращенню стану справ.

7.2. До 10.04.08 підготувати службову записку керівництву міської ради про стан виконавської дисципліни за підсумками роботи виконавчих органів міської ради по розгляду звернень громадян та юридичних осіб у І кварталі 2008 року.

У разі наявності фактів порушень встановлених термінів розгляду звернень надати пропозиції по притягненню конкретних працівників до відповідальності.

7.3. До 15.02.08 підготувати та надати до прес-служби міської ради аналітичні матеріали про стан роботи зі зверненнями громадян у 2007 році для їх оприлюднення через засоби масової інформації.

8. Департаменту діловодства (Хохлов О.В.), службі помічників (Коробка О.О.) у лютому 2008 року провести навчання зі спеціалістами виконавчих органів міської ради, на яких покладені обов'язки ведення діловодства за зверненнями громадян та юридичних осіб, де зокрема, розглянути питання впровадження заходів підвищення якості підготовки матеріалів.

9. Директору комунального підприємства «Міський інформаційний центр» Попову О.В. та начальнику відділу інформаційно-комп'ютерного забезпечення Фетисенку О.А. з метою підвищення ефективності роботи у системі електронного документообігу:

9.1. До 01.04.08 вирішити питання доопрацювання «Автоматизованої системи діловодства «ДокПроф 2.0» у відповідності до вимог технічного завдання та пропозицій, що надійшли від виконавчих органів міської ради.

9.2. Всі пропозиції щодо удосконалення системи електронного документообігу у міській раді розглядати та погоджувати з керівниками усіх структурних підрозділів виконавчих органів міської ради, які працюють у системі електронного документообігу міської ради та на які покладені обов'язки ведення діловодства за зверненнями громадян та юридичних осіб.

9.3. До 01.04.08 забезпечити видання посібника для користувачів, по роботі з «Автоматизованою системою документообігу «ДокПроф 2.0» у системі електронного документообігу Харківської міської ради.

10. Департаментам, управлінням, відділам та іншим виконавчим органам міської ради, виконкомам районних в місті Харкові рад про хід виконання цього рішення проінформувати виконавчий комітет Харківської міської ради через Департамент діловодства до 10.07.08.

11. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Новака О.М.

Секретар міської ради Г.А. Кернес

Харківському міському голові Добкіну М.М.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

«Про підсумки роботи зі зверненнями громадян

та юридичних осіб, що надійшли до виконавчого комітету

Харківської міської ради у 2007 році»

У 2007 році виконавчі органи міської ради, районні в місті Харкові ради вживали заходи по виконанню вимог Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.02 р. № 700 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення» та від 14.04.04 р. №434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів».

В цілому відповідати вимогам, що пред'являються вищими органами влади та законодавчими документами, дозволяє система роботи зі зверненнями громадян, що склалась у місті, відмінною рисою якої є поєднання вже відомих і нових форм та методів роботи.

До традиційних, таких, що не втратили своєї ефективності форм, можуть бути віднесені:

- розгляд питань про стан роботи зі зверненнями громадян на сесіях, засіданнях виконкомів, апаратних нарадах (в 2007 році такі питання були розглянуті 1 раз на засіданні виконкому та 3 рази на апаратних нарадах у міського голови);

- розгляд стану виконавської дисципліни (ці питання щотижневе розглядаються на апаратних нарадах у керівництва міської та районних в місті рад, керівників їх виконавчих органів);

- інформування населення про роботу виконавчих органів міської та районних у місті рад зі зверненнями громадян в засобах масової інформації;

- реагування керівництва міської та районних рад на недоліки, що мають місце в організації роботи зі зверненнями громадян (в 2007 р. міським головою видані 3 розпорядження, якими передбачені заходи дисциплінарного впливу до окремих посадових осіб виконавчих органів міської ради за неналежну організацію роботи зі зверненнями громадян).

Також використовуються і інші форми роботи.

З метою виконання вимог законодавчих актів України з питань роботи зі зверненнями громадян, а також найбільш повного та якісного задоволення обґрунтованих потреб громадян були впроваджені нові форми роботи.

Так, в усіх районах міста активно працюють громадські приймальні міського голови, які почали свою роботу з 9 жовтня 2006 року.

З 4 січня 2007 року почала працювати диспетчерська служба «062». З січня минулого року у Харківській міській раді, її виконавчих органах впроваджена система електронного документообігу.

Спеціалістами Департаменту діловодства надана методична допомога усім виконавчим органам міської ради для здійснення обліку, проходження та контролю звернень громадян в системі електронного документообігу. З цією метою був розроблений та 28.02.07 розпорядженням міського голови затверджений «Тимчасовий порядок здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах».

Вживались заходи по створенню громадянам більш сприятливих умов на звернення до керівництва міської ради та її виконавчих органів.

Щомісяця керівники ради проводять зустрічі з населенням міста, працівниками підприємств житлово-комунального господарства, під час проведення яких виявляються недоліки та вживаються конкретні заходи по їх усуненню.

За рішенням міського голови щомісяця проводяться додаткові особисті прийоми для керівників громадських формувань (будинкові, вуличні комітети та ін.).

За окремим графіком . спеціалістами громадських приймалень здійснюються особисті прийоми громадян за місцем їх проживання у віддалених мікрорайонах.

У 2007 році до виконавчого комітету Харківської міської ради надійшло 25331 письмове звернення, що на 2,5% більше, ніж у 2006 році.

До приймальні виконавчого комітету міської ради звернулись 7113 громадян (в 2006 році - 8878) із них прийнято керівниками ради, її виконавчих органів та головами постійних комісій 2174 громадянина, решті спеціалістами відділу з питань прийому громадян Департаменту діловодства дані відповідні роз'яснення та рекомендації у вирішенні поставлених ними питань.

Скорочення кількості відвідувачів, які звернулись у приймальню виконавчого комітету обумовлено існуванням 9 громадських приймалень міського голови, які працюють у всіх районах міста.

Спеціалістами громадських приймалень міського голови у 2007 році прийнято 14203 громадянина.

У 2007 році до виконавчого комітету міської ради надійшло 3027 колективних звернень громадян, що на 343 більше, ніж у 2006 році. Загальна кількість громадян, які підписали ці звернення складає більше 63 тисяч підписів.

1040 громадянам була надана безкоштовна правова допомога спеціалістами юридичного пункту, який розташований у приймальні виконавчого комітету міської ради.

Диспетчерською службою «062» за звітний період прийнято більш 300 тисяч усних заявок від мешканців міста.

За характером основних питань, що порушували громадяни у 2007 році у письмових зверненнях до виконавчого комітету Харківської міської ради, чільне місце, як і у попередні роки, займали питання користування землею -33%, комунального - 19% та житлового - 17% господарства.

Серед конкретних питань, що порушували громадяни у письмових зверненнях питання відведення землі під індивідуальне житлове будівництво - 14%, експлуатації та ремонту житлового фонду - 7%, приватизації землі -6%, благоустрою та санітарного стану - 4%, законності та правопорядку - 4%, відведення землі під будівництво та реконструкцію офісів, кафе та ін. - 3%, опалення та газифікації - 2,4%, торгівлі та харчування - 1,7% та ін.

За звітний період до виконавчого комітету міської ради надійшло 4375 письмових і 1754 усних звернення громадян з питання* надання матеріальної допомоги.

Надана матеріальна допомога 2241 громадянину на суму 993,9 тис. грн. з них 38 громадян, яким виповнилось 100 років, отримали матеріальну допомогу на суму 11,4 тис. грн.

Як і раніше, за допомогою до виконавчого комітету міської ради зверталися найменш соціальне захищені категорії громадян, люди похилого віку. Серед усіх звернень громадян, чий соціальний статус можливо було з'ясувати, 4199 складають інваліди, учасники Великої Вітчизняної війни та діти війни, 13869 - пенсіонери та ветерани праці.

Найбільше письмових звернень надійшло від мешканців Московського 4766, Дзержинського - 3950, Київського - 3387, Фрунзенського - 2330, Комінтернівського - 2219 районів.

Серед питань, що порушували громадяни в усних зверненнях до виконавчого комітету, переважають питання житлового господарства - 33%, комунального господарства - 22%, соціального забезпечення - 16%, користування землею - 13%, охорони здоров'я - 3,6%.

Найбільша кількість усних звернень надійшла від мешканців Московського - 1032, Дзержинського - 1001, Київського - 897, Комінтернівського - 769 районів.

До громадських приймалень міського голови громадяни звертались переважно з питань комунального господарства - 48%, житлового господарства - 23%, соціального забезпечення - 12,7%.

З загальної кількості звернень у службу «062» з питань комунального господарства надійшло 195 тис. звернень (65%), з питань житлового господарства - 24 тис. звернень (8%).

Спостерігається повільне зменшення кількості звернень та скарг громадян з питання незгоди із відведення раніш землі під будівництво та реконструкцію об'єктів містобудування. Так, у 2007 році з цього питання надійшло 477 скарг та письмових звернень (у 2006 році - 758).

Із загальної кількості питань, викладених у письмових зверненнях громадян, що надійшли до виконавчого комітету міської ради, задоволене більше 8,5 тисяч, у тому числі вирішені питання:

- надання матеріальної допомоги - 2241;

- користування землею (приватизація землі) - 1934;

- експлуатації та ремонту житлового фонду - 1010;

- благоустрою території - 529;

- холодного та гарячого водопостачання - 278;

- опалення та газифікації -261;

- ремонту ліфтів - 236 та ін.

Слід підкреслити, що 287 звернень, питання по яким були позитивно вирішені (експлуатація та ремонт житла, опалення та газифікація, благоустрій та ін.) були подані групами людей - мешканцями під'їздів, будинків, мікрорайонів, тобто були позитивно вирішені питання більшої кількості громадян.

Крім цього, задоволене більше 12 тис. питань, з якими громадяни звернулись до громадських приймалень міського голови.

Було вирішено більше 230 тис. питань громадян, які звернулись за допомогою у диспетчерську службу «062».

У 2007 році до виконавчого комітету міської ради, громадських приймалень міського голови, диспетчерської служби «062» надійшло більше 2,3 тис. подяк від мешканців міста.

Разом з тим, рівень роботи з листами, організація особистого прийому громадян не повною мірою відповідають вимогам Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.02 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення» та від 14.04.04 № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів».

Так, мають місце випадки, коли окремі скарги громадян направляються для розгляду тим посадовим особам або органам дії чи рішення яких оскаржуються, що є грубим порушенням ч. 4 ст. 7 Закону України «Про звернення громадян».

Так, не в повному обсязі виконуються обов'язки виконавчими органами міської ради, які закріплені у ст. 19 Закону України «Про звернення громадян», а саме, не завжди, на прохання заявника, запрошують його на засідання відповідного органу, що розглядає його звернення, в багатьох випадках не роз'яснюється порядок оскарження прийнятого за зверненням рішення, що спонукає громадян до повторних звернень та скарг.

Допускались багаторазові порушення вимог ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» та ст. 16 Закону України «Про статус народного депутата України», у яких визначені терміни розгляду звернень громадян та народних депутатів України.

Виконавська дисципліна у 2007 році склала 77% против 84,4% у 2006 році.

У 2007 році з 9519 письмових звернень громадян, які контролювались, з порушенням термінів були виконані 2189.

Найбільша кількість таких порушень була припущена управліннями:

- містобудування та архітектури - 457 з 1870 (76%);

- земельних відносин - 258 з 1176 (78%).

- житлового господарства - 350 з 1660 (79%);

Не в повному обсязі забезпечено виконання розпорядження міського голови від 28.02.07 № 424 «Про затвердження «Тимчасового порядку здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах».

Так, продовжують мати місце багаточисельні факти порушень як встановлених так і місячних термінів розгляду звернень громадян, що надійшли з особистих прийомів керівників міської ради.

Не поодинокі випадки, коли на те, чи інше звернення, направлене безпосередньому виконавцю, згідно з дорученням керівника, через 2-3 тижні надходить інформація про те, що викладене в листі питання не входить до його повноважень.

Мають місце факти, коли керівник дає доручення декільком виконавцям, а інформація від них виконавцю, вказаному у резолюції першим надається не своєчасно, що в результаті призводить до порушення термінів розгляду звернення.

Не поодинокі випадки, коли у зверненні громадянина викладено декілька питань, а відповідь дається лише на одне.

У окремих виконавчих органах міської ради все ще відсутній системний аналіз та узагальнення звернень громадян, службових листів, стану виконавської дисципліни, в результаті чого не підводяться підсумки роботи за певний період, не виявляються причини, які породжують обґрунтовані звернення громадян, не заслуховуються звіти керівників підпорядкованих органів за стан цієї роботи.

Практично всіма виконавчими органами міської ради не виконуються вимога інструкції з діловодства, яка передбачає, що всі пропозиції, заяви, скарги громадян, які направлені на виконання, після їх розгляду та прийняття по ним рішення, повинні повертатися у відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства для централізованого формування справ, картотек.

Не вдалося налагодити в усіх виконавчих органах міської ради безперебійну роботу системи електронного документообігу.

Недостатній рівень організаційної роботи по забезпеченню виконання вищенаведених законодавчих актів приводить до серйозних недоліків при розгляді звернень громадян та вирішенні викладених у них обґрунтованих питань.

Не скорочення кількості листів свідчить не тільки про підвищення рівня сподівань громадян на допомогу міської ради, а також про те, що в роботі зі зверненнями громадян є факти бюрократичного, байдужого ставлення до потреб громадян, намагання відбутися формальними відписками замість активного пошуку шляхів і можливостей щодо вирішення обґрунтованих звернень безпосередньо на місцях.

Показником формального розгляду листів є численні факти коли не знайшовши підтримки безпосередньо у виконавців, до компетенції яких віднесені ті, чи інші питання, заявники змушені звергались до керівництва міської ради та вищих органів влади.

У 2007 році з вищих органів влади до виконавчого комітету міської ради надійшло 2473 звернення, порівняно з 5702 у 2006 році.

Найбільша їх кількість надійшла від мешканців Московського (668), Дзержинського (604), Київського (286), Комінтернівського (263) районів.

Як показує аналіз розгляду цих листів, 184 звернення були вирішені позитивно.

Неуважне ставлення до потреб громадян спонукає людей до колективних листів. Цей показник у порівнянні з 2006 роком збільшився і складає 3027 (у 2006 р. - 2684).

Аналіз цих листів свідчить про те, що найбільша їх кількість надійшла з питань експлуатації та ремонту житлового фонду - 685, благоустрою та санітарного стану території - 428, опалення та газифікації - 160, будівництва та ремонту доріг - 150 та ін.

Слід підкреслити, що і при розгляді колективних звернень недостатньо використовуються резерви щодо позитивного вирішення питань, з якими звертаються громадяни. Так, з загальної кількості колективних звернень, позитивно були вирішені 287 після втручання керівництва міської ради.

Окрім звернень громадян до міськвиконкому надходять листи від організацій та установ з різних питань життєдіяльності міста.

У 2007 році до виконавчого комітету міської ради надійшло 26842 звернення юридичних осіб, що на 3198 більше, ніж у 2006 році. В тому числі від: народних депутатів України - 217, обласної ради - 353, облдержадміністрації -811, міської ради - 775, департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради - 2176, районних рад -1235, органів прокуратури та судів 7307, інших закладів - 13968.

З урахуванням того, що в деяких листах ставилося більше, ніж одне питання та їх розгляд доручався декільком виконавцям, загальна кількість направлених виконавцям листів склала 40263.

У 2007 році з 7601 питання, викладених у зверненнях юридичних осіб, що контролювались, з порушенням термінів були виконані 1997, або виконавська дисципліна склала 73,7% (у 2006 році - 60,6%).

Найбільш низькі показники по розгляду звернень юридичних осіб відмічаються у таких управліннях:

- містобудування та архітектури - 65% (з 2328 звернень юридичних осіб, що контролювались, з порушенням термінів були виконані 812);

- земельних відносин - 67% (з 1352 звернень юридичних осіб, що контролювались, з порушенням термінів були виконані 446);

- житлового господарства - 70% (з 443 звернень юридичних осіб, що контролювались, з порушенням термінів були виконані 132).

Це свідчить про відсутність належного контролю з боку відповідальних за цю роботу працівників департаментів, недостатню вимогливість керівників до посадових осіб підпорядкованих підрозділів за належний стан цієї роботи.

Виходячи з вищенаведеного, вважаю за доцільне розглянути цю доповідну записку на засіданні виконавчого комітету Харківської міської ради у лютому 2008 року.

Директор Департаменту діловодства

Харківської міської ради О.В. Хохлов