УКРАЇНА

ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Із змінами і доповненнями, внесеними

розпорядженням Харківського міського голови

від 09.04.2015 р. № 48

Від 28.05.2012 № 2307

Про затвердження положень про структурні підрозділи Департаменту діловодства Харківської міської ради

На підставі рішення 13 сесії Харківської міської ради 6 скликання від 28 грудня 2011 року № 602/11 «Про внесення змін до положень виконавчих органів Харківської міської ради 6 скликання», керуючись ст.ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити положення про структурні підрозділи Департаменту діловодства Харківської міської ради:

1.1. Положення про відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради (додаток 1).

1.2. Положення про відділ з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради (додаток 2).

1.3. Положення про відділ з питань прийому громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради (додаток 3).

1.4. Положення про контрольно-аналітичний відділ Департаменту діловодства Харківської міської ради (додаток 4).

2. Розпорядження міського голови від 20.06.2011 № 2709 «Про затвердження положень про структурні підрозділи Департаменту діловодства Харківської міської ради» вважати таким, що втратило чинність.

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Тимчук А.Л.

Міський голова Г.А. Кернес

Додаток 1

до розпорядження міського голови

від 28.05.2012 № 2307

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі Відділ) є структурним підрозділом Департаменту діловодства Харківської міської ради.

1.2. Відділ підпорядкований директору Департаменту діловодства та його заступникам.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами директора Департаменту діловодства, Положенням про Департамент діловодства, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. На посаду начальника Відділу, його заступника та працівників Відділу призначаються особи, що мають вищу освіту і необхідний стаж роботи за фахом. Усі працівники Відділу приймаються на посади і звільняються з посад міським головою.

1.5. Департамент діловодства створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх окремим приміщенням, телефонним зв'язком, сучасними засобами оргтехніки, законодавчими й іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з питань діловодства.

2. Мета і завдання Відділу

2.1. Метою та основними завданнями Відділу є:

2.1.1 забезпечення централізованого обліку звернень громадян, адресованих міській раді, міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови;

2.1.2 опрацювання звернень громадян і надсилання їх для розгляду до виконавчих органів Харківської міської ради, підприємств, установ та організацій відповідно до їх компетенції;

2.1.3 здійснення контролю за своєчасним і повним виконанням доручень міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності;

2.1.4 взаємодія при виконанні покладених на нього функцій з органами виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською ради, Департаментами, адміністраціями районів та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

3. Повноваження Відділу

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.1 опрацьовує звернення громадян і надсилає їх на розгляд до виконавчих органів Харківської міської ради, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, відповідно до наданих доручень міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови;

3.1.2 звернення громадян, в яких викладені питання, що не відносяться до компетенції Харківської міської ради, надсилає на розгляд до підприємств, установ та організацій відповідно до їх компетенції;

3.1.3 аналізує та узагальнює проблеми, що порушені громадянами у письмових зверненнях до міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови;

3.1.4 за результатами аналізу звернень громадян готує матеріали про кількість та характер звернень громадян, що надійшли до Харківської міської ради та її виконавчих органів;

3.1.5 вносить пропозиції щодо звітування перед міським головою, виконавчим комітетом міської ради керівників виконавчих органів Харківської міської ради з питань роботи зі зверненнями громадян;

3.1.6 вносить пропозиції керівництву Департаменту діловодства Харківської міської ради щодо поліпшення роботи з питань розгляду звернень громадян, усунення причин, що породжують обґрунтовані скарги;

3.1.7 вивчає та узагальнює матеріали для міського голови, секретаря міської ради, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради про роботу виконавчих органів Харківської міської ради щодо розгляду звернень громадян;

3.1.8 аналізує форми та методи роботи виконавчих органів Харківської міської ради щодо організації роботи зі зверненнями громадян, надає їм консультативну, методичну та практичну допомогу;

3.1.9 перевіряє стан роботи зі зверненнями громадян у виконавчих органах Харківської міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності;

3.1.10 бере участь у засіданнях виконавчого комітету, апаратних нарадах, семінарах та інших заходах, що проводяться виконавчими органами Харківської міської ради з питань роботи зі зверненнями громадян;

3.1.11 готує проекти рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови про стан роботи зі зверненнями громадян і забезпечує їх виконання;

3.1.12 забезпечує належне ведення діловодства з питань звернень громадян у виконавчих органах Харківської міської ради та взаємодіє в своїй роботі з керівниками цих органів;

3.1.13 готує для засобів масової інформації матеріали для інформування територіальної громади міста про результати розгляду звернень громадян до міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови;

3.1.14 забезпечує захист персональних даних фізичних осіб, які звернулись до Відділу, під час їх обробки відповідно до чинного законодавства України.

3.2. Відділ має право:

3.2.1 одержувати в установленому порядку від виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій та посадових осіб документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

3.2.2 використовувати системи зв'язку і комунікації міської ради;

3.2.3 готувати та вносити в установленому порядку пропозиції щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні законодавства з питань, що належать до його компетенції;

3.2.4 організовувати проведення нарад, семінарів, конференцій, навчань з питань, що належать до його компетенції;

3.2.5 залучати фахівців, вчених, експертів для вирішення завдань, що належать до компетенції Відділу.

4. Керівництво Відділом

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою за поданням директора Департаменту діловодства та заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

4.2. Начальник Відділу:

4.2.1 здійснює керівництво діяльністю Відділу;

4.2.2 організовує роботу Відділу, забезпечує виконання покладених на Відділ завдань;

4.2.3 розподіляє обов'язки між спеціалістами Відділу;

4.2.4 несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни;

4.2.5 забезпечує, в межах своєї компетенції, виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, наказів та доручень директора Департаменту діловодства;

4.2.6 інформує директора Департаменту діловодства про виконання його доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу;

4.2.7 здійснює інші повноваження за дорученням директора Департаменту діловодства.

4.3. Начальник Відділу має одного заступника. Заступник начальника Відділу:

4.3.1 організовує виконання доручень начальника Відділу;

4.3.2 здійснює інші повноваження, визначені посадовою інструкцією;

4.3.3 заміщує начальника Відділу під час його відсутності.

4.4. Працівники Відділу діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

5. Заключні положення

5.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється у встановленому порядку відповідно до вимог діючого законодавства України.

5.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

Додаток 2

до розпорядження міського голови

від 28.05.2012 № 2307

(в редакції розпорядження Харківського

міського голови  від 09.04.2015 р. № 48)

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі Відділ) є структурним підрозділом Департаменту діловодства Харківської міської ради.

1.2. Відділ підпорядкований директору Департаменту діловодства та його заступникам.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами директора Департаменту діловодства, Положенням про Департамент діловодства, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. На посаду начальника Відділу, його заступників та працівників Відділу призначаються особи, що мають вищу освіту і необхідний стаж роботи за фахом. Усі працівники Відділу призначаються на посади і звільняються з посад міським головою.

1.5. Департамент діловодства створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх окремим приміщенням, телефонним зв'язком, сучасними засобами оргтехніки, законодавчими й іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з питань діловодства.

2. Мета і завдання Відділу

2.1. Метою та основними завданнями Відділу є:

2.1.1 забезпечення централізованого обліку звернень юридичних осіб, адресованих Харківській міській раді, міському голові, секретарю Харківської міської ради, головам постійних комісій Харківської міської ради, депутатам Харківської міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови;

2.1.2 забезпечення обліку звернень громадян, адресованих депутатам Харківської міської ради та головам постійних комісій Харківської міської ради;

2.1.3 опрацювання звернень юридичних осіб і надсилання їх для розгляду до виконавчих органів Харківської міської ради, підприємств, установ та організацій відповідно до їх компетенції;

2.1.4 здійснення контролю за своєчасним і повним виконанням доручень міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, наданих за зверненнями юридичних осіб;

2.1.5 взаємодія при виконанні покладених на нього функцій з органами виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, департаментами, адміністраціями районів Харківської міської ради та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

3. Повноваження Відділу

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.1 опрацьовує та розглядає звернення юридичних осіб, адресованих Харківській міській раді, міському голові, секретарю Харківської міської ради, головам постійних комісій Харківської міської ради, депутатам Харківської міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови;

3.1.2 аналізує та узагальнює проблеми, які порушені юридичними особами у письмових зверненнях до міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови;

3.1.3 здійснює контроль за своєчасним і повним виконанням виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності доручень міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови -керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови, наданих за зверненнями юридичних осіб;

3.1.4 веде облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування», а також контроль за дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, у апараті Харківської міської ради;

3.1.5 готує за результатами аналізу звернень юридичних осіб матеріали для надання міському голові про кількість та характер звернень юридичних осіб, що надійшли до Харківської міської ради та її виконавчих органів;

3.1.6 вносить пропозиції щодо звітування перед міським головою, виконавчим комітетом Харківської міської ради керівників виконавчих органів Харківської міської ради з питань роботи зі зверненнями юридичних осіб;

3.1.7 вносить пропозиції керівництву Департаменту діловодства Харківської міської ради щодо поліпшення роботи з питань розгляду звернень юридичних осіб, усунення причин, які сприяють виникненню обгрунтованих скарг;

3.1.8 вивчає та узагальнює матеріали для міського голови, секретаря Харківської міської ради, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради про роботу виконавчих органів Харківської міської ради щодо розгляду звернень юридичних осіб;

3.1.9 аналізує форми та методи роботи виконавчих органів Харківської міської ради щодо організації роботи зі зверненнями юридичних осіб, надає їм консультативну, методичну та практичну допомогу;

3.1.10 перевіряє стан роботи зі зверненнями юридичних осіб у виконавчих органах Харківської міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності;

3.1.11 бере участь у засіданнях виконавчого комітету Харківської міської ради, апаратних нарадах, семінарах та інших заходах, які проводяться виконавчими органами Харківської міської ради з питань роботи зі зверненнями юридичних осіб;

3.1.12 готує проекти рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови про стан роботи зі зверненнями юридичних осіб і забезпечує їх виконання;

3.1.13 забезпечує належне ведення діловодства з питань звернень юридичних осіб у виконавчих органах Харківської міської ради та взаємодіє в своїй роботі з керівниками цих органів;

3.1.14 готує для засобів масової інформації матеріали для інформування територіальної громади міста про результати розгляду звернень юридичних осіб до міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови;

3.1.15 забезпечує захист персональних даних фізичних осіб, які звернулись до Відділу, під час їх обробки та зберігання відповідно до чинного законодавства України.

3.2. Відділ має право:

3.2.1 одержувати в установленому порядку від виконавчих органів Харківської міської ради, підприємств, установ, організацій та посадових осіб документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

3.2.2 використовувати системи зв'язку і комунікації Харківської міської ради;

3.2.3 готувати та вносити в установленому порядку пропозиції щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні законодавства з питань, що належать до його компетенції;

3.2.4 організовувати проведення нарад, семінарів, конференцій, навчань з питань, що належать до його компетенції;

3.2.5 залучати фахівців, вчених, експертів для вирішення завдань, які належать до компетенції Відділу.

4. Керівництво Відділом

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою за поданням директора Департаменту діловодства та заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

4.2. Начальник Відділу:

4.2.1 здійснює керівництво діяльністю Відділу;

4.2.2 організовує роботу Відділу, забезпечує виконання покладених на Відділ завдань;

4.2.3 розподіляє обов'язки між спеціалістами Відділу;

4.2.4 несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни;

4.2.5 забезпечує контроль, в межах своєї компетенції, за виконанням рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, наказів та доручень директора Департаменту діловодства;

4.2.6 інформує директора Департаменту діловодства про виконання його доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу;

4.2.7 здійснює інші повноваження за дорученням директора Департаменту діловодства.

4.3. Начальник Відділу має заступників. Заступники начальника Відділу:

4.3.1 організовують виконання доручень начальника Відділу;

4.3.2 здійснюють інші повноваження, визначені посадовими інструкціями.

4.4. Під час відсутності начальника Відділу його заміщує один з його заступників.

4.5. Працівники Відділу діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

5. Заключні положення

5.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється у встановленому порядку відповідно до вимог діючого законодавства України.

5.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

Додаток 3

до розпорядження міського голови

від 28.05.2012 № 2307

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ з питань прийому громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ з питань прийому громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі - Відділ) є структурним підрозділом Департаменту діловодства Харківської міської ради.

1.2. Відділ підпорядкований директору Департаменту діловодства та його заступникам.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами директора Департаменту діловодства, Положенням про Департамент діловодства, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. На посаду начальника Відділу, його заступників та працівників Відділу призначаються особи, що мають вищу освіту і необхідний стаж роботи за фахом. Усі працівники Відділу приймаються на посади і звільняються з посад міським головою.

1.5. Департамент діловодства створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх окремим приміщенням, телефонним зв'язком, сучасними засобами оргтехніки, законодавчими й іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з питань діловодства.

2. Мета та завдання Відділу

2.1. Метою та основними завданнями Відділу є:

2.1.1 організація та проведення прийому громадян, які звертаються до Харківської міської ради;

2.1.2 забезпечення своєчасного розгляду усних звернень громадян, що звернулись до Відділу, надання допомоги та необхідних рекомендацій щодо розв'язання проблем, які спричинили звернення;

2.1.3 здійснення систематичного контролю за проведенням особистого прийому громадян керівниками виконавчих органів Харківської міської ради, підприємств, установ та організацій комунальної власності та узагальнення матеріалів для інформування міського голови;

2.1.4 координація роботи громадських приймалень Харківського міського голови, надання їм консультативної, методичної та практичної допомоги;

2.1.5 взаємодія при виконанні покладених на нього функцій з органами виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, департаментами та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

3. Повноваження Відділу

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.1 розробляє графіки особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, головами постійних комісій міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступниками міського голови, заступниками міського голови - директорами департаментів та узагальнює графіки особистого прийому громадян керівниками інших виконавчих органів міської ради та керівниками підприємств комунальної власності;

3.1.2 здійснює попередній запис громадян на особистий прийом до міського голови, секретаря міської ради, голів постійних комісій міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови -керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови, заступників міського голови - директорів департаментів, директорів департаментів: освіти; культури; транспорту та зв'язку; комунального господарства; житлового господарства; будівництва та шляхового господарства; по взаємодії з правоохоронними органами, оборонної, мобілізаційної роботи та цивільної оборони;

3.1.3 запрошує на прийом до міського голови, секретаря міської ради, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради керівників, до повноважень яких відноситься вирішення питань, з якими звернулись громадяни;

3.1.4 здійснює підготовку матеріалів до особистого прийому міського голови, секретаря міської ради, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради;

3.1.5 інформує громадян про результати розгляду їх звернень;

3.1.6 контролює і забезпечує своєчасне і повне виконання виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, організаціями всіх форм власності доручень міського голови, секретаря міської ради, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, наданих за підсумками особистого прийому громадян;

3.1.7 аналізує та узагальнює проблеми, що порушені громадянами на особистих прийомах у міського голови, секретаря міської ради, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради;

3.1.8 готує за результатами аналізу звернень громадян матеріали для надання директору Департаменту діловодства про кількість та характер звернень громадян, що записались на особистий прийом до керівництва Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів;

3.1.9 вносить пропозиції щодо звітування перед міським головою, виконавчим комітетом міської ради керівників виконавчих органів Харківської міської ради про організацію роботи з питань прийому громадян;

3.1.10 вносить пропозиції директору Департаменту діловодства щодо поліпшення роботи з питань розгляду звернень громадян, особистого прийому, усунення причин, що породжують обгрунтовані скарги;

3.1.11 вивчає та узагальнює матеріали для директора Департаменту діловодства про роботу виконавчих органів Харківської міської ради щодо організації особистого прийому громадян;

3.1.12 аналізує форми та методи роботи виконавчих органів Харківської міської ради щодо організації роботи з питань прийому громадян, надає їм консультативну, методичну та практичну допомогу;

3.1.13 здійснює контроль за станом роботи щодо організації особистого прийому у виконавчих органах Харківської міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності;

3.1.14 бере участь у засіданнях виконавчого комітету, апаратних нарадах, семінарах та інших заходах, що проводяться виконавчими органами Харківської міської ради, з питань роботи зі зверненнями громадян;

3.1.15 готує проекти рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови про організацію та стан роботи з питань прийому громадян та забезпечує їх виконання;

3.1.16 готує матеріали для засобів масової інформації для інформування територіальної громади міста про підсумки розгляду звернень громадян до міського голови, секретаря міської ради, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради;

3.1.17 забезпечує захист персональних даних фізичних осіб, які звернулись до Відділу, під час їх обробки та зберігання відповідно до чинного законодавства України.

3.2. Відділ має право:

3.2.1 одержувати в установленому порядку від виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій та посадових осіб документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

3.2.2 використовувати системи зв'язку і комунікації міської ради;

3.2.3 готувати та вносити в установленому порядку пропозиції щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні законодавства з питань, що належать до його компетенції;

3.2.4 організовувати проведення нарад, семінарів, конференцій, навчань з питань, що належать до його компетенції;

3.2.5 залучати фахівців, вчених, експертів для вирішення завдань, що належать до компетенції Відділу.

4. Керівництво Відділом

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою за поданням директора Департаменту діловодства та заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

4.2. Начальник Відділу:

4.2.1 здійснює керівництво діяльністю Відділу;

4.2.2 організовує роботу Відділу, забезпечує виконання покладених на Відділ завдань;

4.2.3 розподіляє обов'язки між спеціалістами Відділу;

4.2.4 несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни;

4.2.5 забезпечує, в межах своєї компетенції, виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, наказів та доручень директора Департаменту діловодства;

4.2.6 інформує директора Департаменту діловодства про виконання його доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу;

4.2.7 здійснює інші повноваження за дорученням директора Департаменту діловодства.

4.3. Начальник Відділу має двох заступників. Заступник начальника Відділу:

4.3.1 організовує виконання доручень начальника Відділу;

4.3.2 здійснює інші повноваження, визначені посадовою інструкцією;

4.3.3 заміщує начальника Відділу під час його відсутності.

4.4. Працівники Відділу діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

5. Заключні положення

5.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється у встановленому порядку відповідно до вимог діючого законодавства України.

5.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

Додаток 4

до розпорядження міського голови

від 28.05.2012 № 2307

ПОЛОЖЕННЯ

про контрольно-аналітичний відділ Департаменту діловодства Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Контрольно-аналітичний відділ Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі Відділ) є структурним підрозділом Департаменту діловодства Харківської міської ради.

1.2. Відділ підпорядкований директору Департаменту діловодства та його заступникам.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами директора Департаменту діловодства, Положенням про Департамент діловодства, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. На посаду начальника Відділу, його заступника та працівників Відділу призначаються особи, що мають вищу освіту і необхідний стаж роботи за фахом. Усі працівники Відділу приймаються на посади і звільняються з посад міським головою.

1.5. Департамент діловодства створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх окремим приміщенням, телефонним зв'язком, сучасними засобами оргтехніки, законодавчими й іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з питань діловодства.

2. Мета і завдання Відділу

2.1. Метою та основними завданнями Відділу є:

2.1.1 здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень керівництва та наданням відповідей фізичним та юридичним особам у встановлений термін;

2.1.2 здійснення контролю за повнотою та якістю виконання доручень керівництва, наданих за зверненнями громадян та юридичних осіб;

2.1.3 підготовка аналітичних та статистичних звітів за зверненнями, що надійшли від громадян до міської інформаційно-диспетчерської служби 1562;

2.1.4 здійснення постійного моніторингу, контролю, модерації та супроводження форуму сайта міської інформаційно-диспетчерської служби 1562;

2.1.5 взаємодія при виконанні покладених на нього функцій з виконавчими органами виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, департаментами, підприємствами, адміністраціями районів та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

3. Повноваження Відділу

3.1 Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.1 опрацьовує усні звернення громадян, що надходять до міського голови на мобільний телефон та письмових пропозицій виборців;

3.1.2 забезпечує централізований облік усних звернень громадян, що надходять до міського голови на мобільний телефон та письмових пропозицій виборців;

3.1.3 здійснює аналіз та узагальнення проблем, порушених громадянами в усних зверненнях, що надходять до міського голови на мобільний телефон та за письмовими пропозиціями виборців;

3.1.4 за дорученням керівництва міської ради створює нові бази даних для здійснення оперативного контролю за окремими групами звернень громадян: інтернет - конференції, особисті прийоми міського голови, в тому числі виїзні, САЬЬ-центри та інше;

3.1.5 забезпечує захист персональних даних фізичних осіб, які звернулись до Відділу, під час їх обробки відповідно до чинного законодавства України;

3.1.6 контролює виконання усних звернень, що надійшли від громадян до міської інформаційно-диспетчерської служби 1562, виконавчими органами Харківської міської ради та комунальними підприємствами;

3.1.7 надсилає усні звернення громадян, що надходять до міського голови на мобільний телефон та письмові пропозиції виборців, для розгляду до виконавчих органів Харківської міської ради, комунальних підприємств;

3.1.8 здійснює контроль за забезпеченням оперативного вжиття виконавчими органами міської ради, комунальними підприємствами, відповідно до їх повноважень, заходів щодо розв'язання проблем, викладених в усних зверненнях, що надходять від громадян до міського голови на мобільний телефон та за письмовими пропозиціями виборців, вирішенням порушених в них питань;

3.1.9 здійснює контроль за новими базами даних окремих груп звернень громадян (інтернет - конференції, особисті прийоми міського голови, в тому числі виїзні, CALL-центри та інше), аналізує форми та методи роботи виконавчих органів Харківської міської ради, комунальних підприємств щодо організації роботи зі зверненнями громадян, готує за результатами аналізу матеріали для надання міському голові;

3.1.10 узагальнює за результатами аналізу матеріали для надання міському голові про кількість та характер письмових звернень громадян, юридичних осіб, усних звернень громадян, що надходять до міського голови на мобільний телефон, за письмовими пропозиціями виборців;

3.1.11 аналізує форми та методи роботи виконавчих органів Харківської міської ради, комунальних підприємств щодо організації роботи зі зверненнями громадян, юридичних осіб, усними зверненнями до міської інформаційно- диспетчерської служби 1562, усними зверненнями, що надходять до міського голови на мобільний телефон та за письмовими пропозиціями виборців, надає консультативну, методичну та практичну допомогу;

3.1.12 вносить пропозиції директору Департаменту діловодства Харківської міської ради щодо поліпшення стану документообігу та усунення причин, що породжують недоліки в організації роботи з даного питання в структурних підрозділах виконавчих органів Харківської міської ради;

3.1.13 вносить пропозиції щодо звітування перед міським головою, виконавчим комітетом міської ради керівників виконавчих органів Харківської міської ради з питань стану діловодства;

3.1.14 контролює належне ведення діловодства у виконавчих органах Харківської міської ради та взаємодіє в своїй роботі з керівниками цих органів;

3.1.15 готує та подає пропозиції директору Департаменту діловодства щодо вдосконалення програмного забезпечення з питань підвищення його якості, зручності користування, скорочення термінів внесення первинної інформації та гнучкості проведення аналітики у структурних підрозділах Департаменту діловодства;

3.1.16 бере участь у нарадах, комісіях, робочих групах, утворених міською радою, її виконавчими органами, міським головою з питань діловодства.

3.2. Відділ має право:

3.2.1 одержувати в установленому порядку від виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій та посадових осіб документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

3.2.2 використовувати системи зв'язку і комунікації міської ради;

3.2.3 готувати та вносити в установленому порядку пропозиції щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні законодавства з питань, що належать до його компетенції;

3.2.4 організовувати проведення нарад, семінарів, конференцій, навчань з питань, що належать до його компетенції;

3.2.5 залучати фахівців, вчених, експертів для виконання завдань, що належать до компетенції Відділу.

4. Керівництво Відділом

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою за поданням директора Департаменту діловодства та заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

4.2. Начальник Відділу:

4.2.1 здійснює керівництво діяльністю Відділу;

4.2.2 організовує роботу Відділу, забезпечує виконання покладених на Відділ завдань;

4.2.3 розподіляє обов'язки між спеціалістами Відділу;

4.2.4 несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни;

4.2.5 забезпечує, в межах своєї компетенції, виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, наказів та доручень директора Департаменту діловодства;

4.2.6 інформує директора Департаменту діловодства про виконання його доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу;

4.2.7 здійснює інші повноваження за дорученням директора Департаменту діловодства.

4.3. Начальник Відділу має одного заступника. Заступник начальника Відділу:

4.3.1 організовує виконання доручень начальника Відділу;

4.3.2 здійснює інші повноваження, визначені посадовою інструкцією;

4.3.3 заміщує начальника Відділу під час його відсутності.

4.4 Працівники Відділу діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

5. Заключні положення

5.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється у встановленому порядку відповідно до вимог діючого законодавства України.

5.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.