РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 29.12.2017 № 163

Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах

З метою організації роботи щодо ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах, з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію», керуючись ст.ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі - Інструкція) згідно з додатком.

2. Заступникам міського голови, заступникам міського голови - директорам департаментів, головам адміністрацій районів, директорам департаментів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів Харківської міської ради:

2.1. Організувати вивчення Інструкції працівниками підпорядкованих виконавчих органів Харківської міської ради.

2.2. Забезпечити неухильне додержання вимог Інструкції, затвердженої цим розпорядженням.

2.3. У кожному виконавчому органі Харківської міської ради визначити посадових осіб та скласти «Список працівників виконавчого органу, які допущені до роботи з документами, що містять службову інформацію». Відомості про визначених відповідальних осіб (ПІБ повністю, найменування посади, контактний телефон та електронна адреса) надати до Департаменту діловодства Харківської міської ради.

3. Директорам комунальних підприємств:

3.1. До 01.02.2018 розробити та затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, для використання у роботі зі службовою інформацією.

3.2. До 10.02.2018 визначити відповідальних осіб та скласти «Список працівників комунального підприємства, які допущені до роботи з документами, що містять службову інформацію». Відомості про визначених відповідальних працівників (ПІБ повністю, найменування посади, контактний телефон та електронна адреса) надати до Департаменту діловодства Харківської міської ради.

4. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. Кернес

Додаток

до розпорядження міського голови

від 29.12.2017 № 163

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах

Загальна частина

1. Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі - Інструкція) визначає єдині вимоги щодо роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації, що містять службову інформацію, зібрану під час діяльності у сфері оборони держави, та іншу службову інформацію (далі - службова інформація) у Харківській міській раді та її виконавчих органах.

2. У Харківській міській раді утворюється постійно діюча комісія з питань роботи із службовою інформацією (далі - Комісія), положення про яку та склад якої затверджуються розпорядженням міського голови.

3. Основними завданнями Комісії є:

- складення на підставі пропозицій виконавчих органів та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей), і подання його на затвердження міському голові;

- перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою його підтвердження або скасування;

- розгляд документів з грифом «Для службового користування» на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

- розслідування на підставі розпорядження міського голови фактів втрати документів з грифом «Для службового користування» та розголошення службової інформації;

- розгляд питання щодо надання грифа «Для службового користування» документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;

- вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

До складу Комісії включаються працівники Департаменту діловодства, Відділу спецроботи, відділу технічного захисту інформації Департаменту інформаційно-комп'ютерного забезпечення та Юридичного департаменту Харківської міської ради.

У виконавчих органах створюються комісії з питань роботи зі службовою інформацією з аналогічними повноваженнями, крім повноваження щодо формування переліку відомостей. Положення про такі комісії та їх склад затверджуються розпорядчими документами керівників виконавчих органів.

4. Перелік відомостей складається Харківською міською радою відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації», затверджується розпорядженням міського голови та оприлюднюється на її офіційному веб-сайті.

5. Працівники, які мають право роботи з документами, що містить службову інформацію визначаються міським головою, його заступниками, керівниками виконавчих органів у резолюції до такого документа або згідно зі «Списком працівників виконавчих органів Харківської міської ради, які допущені до роботи з документами, що містять службову інформацію».

Департамент діловодства Харківської міської ради на підставі пропозицій виконавчих органів складає загальний список таких працівників, який затверджується міським головою.

6. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, в Апараті Харківської міської ради покладається на Департамент діловодства, а в інших виконавчих органах - на структурні підрозділи або посадових осіб, які забезпечують загальне діловодство (далі - служба діловодства). У службах діловодства визначаються працівники, які безпосередньо відповідають за роботу зі службовою інформацією.

Облік, формування справ, зберігання та використання документів із відміткою «Літер «М», провадяться службою діловодства або посадовою особою, на яку покладені обов'язки щодо роботи з мобілізаційними документами.

7. Служба діловодства ознайомлює працівників, які допущені до роботи зі службовою інформацією, з вимогами цієї Інструкції під підпис.

8. Документам, що містять службову інформацію, надається гриф «Для службового користування». На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка «Літер «М».

9. Питання щодо необхідності надання документу грифа «Для службового користування» вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

10. До прийняття рішення про надання документу грифа «Для службового користування» особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

В окремих випадках питання щодо необхідності надання документу грифа «Для службового користування» може бути розглянуто відповідною Комісією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

11. У виконавчих органах забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв'язку.

12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання у Харківській міській раді порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на міського голову.

Керівники виконавчих органів здійснюють контроль за дотриманням порядку розробки документів з грифом «Для службового користування», їх зберігання та використання.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, можуть бути притягнені до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

13. Під час роботи з документами з грифом «Для службового користування» застосовуються положення Інструкції з діловодства у Харківській міській раді та її виконавчих органах, розробленої та затвердженої встановленим порядком, та національні стандарти, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом «Для службового користування» у виконавчих органах здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

14. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядження міського голови або наказу керівника виконавчого органу з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

15. У разі ліквідації виконавчого органу рішення про подальше користування документами з грифом «Для службового користування» приймає ліквідаційна комісія.

16. Консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання надає Державний архів Харківської області та Архівний відділ Харківської міської ради.

Приймання та реєстрація документів з грифом «Для службового користування»

17. Приймання та реєстрація документів з грифом «Для службового користування», у тому числі документів, з відміткою «Літер «М», здійснюється тільки у робочий час відповідною службою діловодства або посадовою особою, на яку покладені обов'язки щодо роботи з мобілізаційними документами.

18. Вхідна кореспонденція з грифом «Для службового користування» розкривається працівником служби діловодства. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначених на конверті (пакованні) та у супровідному листі.

19. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (пакования), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа, зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 1 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.

20. Надіслані не за адресою документи з грифом «Для службового користування» повертаються службою діловодства відправникові без їх розгляду.

21. Під час реєстрації вхідного документа з грифом «Для службового користування» на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) службою діловодства проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування Харківської міської ради або її виконавчого органу - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (паковання) з відміткою «Літер «М» (якщо реєстрація документів з мобілізаційних питань ведеться окремо), а також з відміткою «Особисто» відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) без його розкриття із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання згідно з додатком 2.

22. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування» здійснюється окремо від документів, які містять відкриту інформацію.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка «ДСК», наприклад:

«Вихідний реєстраційний індекс:

08-24/125 ДСК, де 08-24 - позиція згідно з номенклатурою справ, 125 - порядковий номер реєстрації документа».

«Вхідний реєстраційний індекс:

68 ДСК, де 68 - порядковий номер реєстрації документа».

На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка «М», наприклад:

«Вихідний реєстраційний індекс: М/08-24/125 ДСК».

«Вхідний реєстраційний індекс: М/68 ДСК».

Вихідному супровідному листі та кожному додатку до нього надається власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листі та додаткам до нього на паперових носіях надається один індекс. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

«До вх. 1172 ДСК від 01.09.2017».

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку «без додатка - відкрита інформація», також реєструється в реєстраційних журналах, для реєстрації документів, які містять службову інформацію.

23. Реєстрація документів з грифом «Для службового користування» та з грифом «Для службового користування «Літер «М» здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4.

24. Етапи проходження документів з грифом «Для службового користування» у виконавчих органах повинні обов'язково відображатися у реєстраційних журналах.

25. Розпорядження міського голови за поточний рік мають суцільну нумерацію незалежно від грифа обмеження доступу. Номер розпорядження надається Департаментом організаційної роботи Харківської міської ради, а оригінал розпорядження з обмеженим доступом обліковується та зберігається у виконавчому органі, який підготував проект такого розпорядження, у відповідній номенклатурній справі.

Облік видань з грифом «Для службового користування»

26. Облік книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

27. Видання з грифом обмеження доступу «Для службового користування» (книжки, брошури чи документи великого формату), які неможливо або недоцільно долучати до справ, беруться на облік документів виділеного зберігання і обліковуються в журналі обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування» (додаток 5) із відміткою про це у супровідних листах та в Журналі реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування» (додаток 3).

Супровідні листи долучаються до відповідної номенклатурної справи.

Облік електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування»

28. Облік електронних носіїв інформації (жорстких дисків, дисків для лазерних систем зчитування, накопичувачів із флеш-пам'яттю тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться службою діловодства у журналі за формою згідно з додатком 6.

29. На захисній оболонці електронного носія інформації на етикетці зазначаються найменування виконавчого органу, обліковий номер, дата взяття на облік електронного носія, гриф «Для службового користування».

30. Обліковий номер жорсткого диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, у якому він розміщується.

31. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 29 і 30 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

32. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не зареєстрований в журналі обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

33. Гриф «Для службового користування» зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

34. Заміна жорсткого магнітного диска з грифом «Для службового користування», який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні Харківської міської ради або її виконавчого органу та у присутності працівника, відповідального за технічне обслуговування відповідної автоматизованої системи. Зазначений носій залишається у Харківській міській раді або її виконавчому органі для подальшого знищення.

35. Ремонт системного блока з жорстким диском, що має гриф «Для службового користування», проводиться у Харківській міській раді або її виконавчому органі у присутності працівника, відповідального за технічне обслуговування відповідної автоматизованої системи. У разі виникнення необхідності в передачі за межі будівлі Харківської міської ради або її виконавчого органу такого системного блока для виконання ремонтних робіт жорсткий диск вилучається та зберігається працівником, відповідальним за експлуатацію автоматизованої системи.

Відомості про проведені роботи та заміну комплектуючих відображаються у формулярі та паспорті відповідної інформаційної системи.

Оформлення документів з грифом «Для службового користування»

36. Гриф «Для службового користування» та номер примірника проставляються в правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, наприклад:

«Для службового користування

Прим. № 3».

Установа, яка є розробником документа з грифом «Для службового користування», може зазначити на документі інформацію про заборону на копіювання такого документа в інших установах, наприклад:

«Для службового користування

Прим. № 2

Копіюванню не підлягає».

Відмітка «Літер «М», номер примірника зазначаються нижче грифа «Для службового користування», наприклад:

«Для службового користування

Літер «М»

Прим. № 2».

37. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф «Для службового користування», наприклад:

«Для службового користування

Прим. № 4

Додаток до наказу___________

(найменування установи)

___ _____20____ року № ____».

Якщо додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

«Додаток: довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2017 року № 01-25/52 ДСК на 5 арк., прим. № 2.».

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом «Для службового користування», під таким грифом ставиться позначка «(без додатка - відкрита інформація)», наприклад:

«Для службового користування

(без додатка - відкрита інформація)

Прим. № 1».

Якщо гриф обмеження доступу інформації надається після заповнення відповідних форм документа, під таким грифом ставиться позначка «(зазначається після заповнення)», наприклад:

«Для службового користування

(зазначається після заповнення)

Прим. № 1».

38. У друкованих виданнях гриф «Для службового користування» і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

39. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі виконавчого органу, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників із найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акту Комісії, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця (далі - АРМ), з якого друкувався документ, наприклад:

«Надруковано три примірники.

Прим. № 1-Держспецзв'язку

Прим. № 2 - (назва виконавчого органу, який готував документ)

Прим. № 3 - до справи 01-71 Департаменту діловодства

Пункт 3.7 переліку відомостей

АРМ інвентарний номер 5».

40. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список для розсипки, у якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

«Прим. № 1-8 - за списком для розсилання;

Прим. № 9 - до справи 01-71».

41. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

«Марченко 757 55 55»

42. Після реєстрації створеного документа з грифом «Для службового користування» його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення.

Виготовлення та облік копій і витягів з документів з грифом «Для службового користування»

43. Підготовлені документи з грифом «Для службового користування» виготовляються у необхідній кількості примірників.

Копіювання документів з грифом «Для службового користування» за допомогою комплексної системи захисту інформації (далі - КСЗІ) та копіювально-розмножувальної техніки проводиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Копіювання документів з мобілізаційних питань здійснюється працівниками виконавчих органів, які мають допуск до роботи з такими документами.

44. Копіювання документів з грифом «Для службового користування» здійснюється службою діловодства з дозволу міського голови (керівника виконавчого органу) за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 7 або відповідно до резолюції міського голови чи керівника виконавчого органу.

Міський голова може в установленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на копіювання таких документів секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, керівникам структурних підрозділів, у яких документи опрацьовуються або зберігаються.

45. На кожній копії документа від руки проставляється номер примірника.

46. Документ з грифом «Для службового користування», одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 44 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його копіювання.

47. Копії вхідних документів з грифом «Для службового користування» реєструються за новими реєстраційними номерами у журналі (додаток 3).

У разі замовлення на виготовлення копій у Департаменті діловодства такі копії реєструються в журналі за формою згідно з додатком 8, який веде Департамент діловодства, а потім у виконавчому органі, який здійснив замовлення на копіювання документів у журналі (додаток 3).

На документах з грифом «Для службового користування», з яких виготовлено копію, та у відповідному журналі обліку службою діловодства робляться відмітки про кількість виготовлених примірників, а також за якими номерами зареєстровано виготовлені копії.

48. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом «Для службового користування», їх копії і витяги з них за письмовим дозволом чи резолюцією міського голови, його заступників, керівників виконавчих органів можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

49. Копії документів з грифом «Для службового користування» та витяги з них засвідчуються керівником служби діловодства міської ради чи її виконавчого органу або іншою визначеною в інструкції з діловодства посадовою особою, наприклад:

«Згідно з оригіналом

Начальник відділу з питань

звернень юридичних осіб

Департаменту діловодства

Харківської міської ради                (підпис)                Ðž.О. Павленко

20 липня 2017 року».

50. Після ознайомлення з документами з грифом «Для службового користування» на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

51. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом «Для службового користування» у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається до установи, що робила запит на ознайомлення.

Друкування документів з грифом «Для службового користування»

52. Друкування документів з грифом «Для службового користування» за допомогою КСЗІ проводиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування документів з мобілізаційних питань здійснюється працівниками виконавчих органів, які мають допуск до роботи з такими документами.

У випадку відсутності атестованої автоматизованої системи для обробки документів, що містять службову інформацію, виготовлення таких документів може здійснюватися з використанням друкарської машинки або написанням від руки.

Надсилання документів з грифом «Для службового користування»

53. Надсилання документів з грифом «Для службового користування» іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, підрозділами урядового фельд'єгерського зв'язку, підрозділами органів спеціального зв'язку.

У разі надсилання документів з грифом «Для службового користування» за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку або органів спеціального зв'язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

54. Електронні носії інформації та документи з грифом «Для службового користування», що підлягають поверненню, обов'язково надсилаються до установи із супровідним листом.

Видання з грифом «Для службового користування» надсилаються до інших установ разом із супровідним листом з грифом «Для службового користування», у якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 37 цієї Інструкції.

55. Документи з грифом «Для службового користування», які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.

56. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреси та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки «ДСК». Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

57. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «Особисто», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 56 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».

58. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка «Літер «М».

59. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

60. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом «Для службового користування» з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

Формування виконаних документів з грифом «Для службового користування» у справи

61. Виконані документи групуються у справи згідно із затвердженими у виконавчих органах номенклатурами справ. Дозволяється долучати до справи із грифом «Для службового користування» документи з відкритою інформацією, якщо документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку «Літер «М».

62. До номенклатури справ включаються всі журнали реєстрації та обліку документів з грифом «Для службового користування».

63. У графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що мають гриф «Для службового користування», проставляється відмітка «ДСК», наприклад:

«01-71 ДСК - Вхідні документи з грифом «Для службового користування».

64. На обкладинці справи, що містить документи з грифом «Для службового користування», у правому верхньому куті проставляється відмітка «Для службового користування».

65. Якщо у службі діловодства обліковується понад 50 документів на рік з грифом «Для службового користування», їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).

66. Якщо у службі діловодства обліковується менш як 50 документів на рік з грифом «Для службового користування», номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією установи з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004.

67. Працівники служби діловодства разом з експертною комісією після закінчення року вивчають кожен аркуш справи «Документи з грифом «Для службового користування» і за потреби приймають рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

68. Якщо у справі із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування» містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка «ЕК» у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

69. Документи з мобілізаційних питань зберігаються в окремих робочих папках або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати. Робочі папки, пакети з документами з мобілізаційних питань опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює та зберігаються в окремих сейфах (металевих шафах), які надійно замикаються та надійно опечатуються.

Користування документами з грифом «Для службового користування»

70. Вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом «Для службового користування» передаються працівникам відповідно до резолюцій міського голови або його заступників, керівників виконавчих органів через служби діловодства.

Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються у службі діловодства видаються у тимчасове користування працівникам виконавчих органів на підставі замовлення за формою згідно з додатком 9, резолюції міського голови чи керівника виконавчого органу або списку працівників, затвердженого міським головою (керівником виконавчого органу).

Допуск працівників виконавчих органів до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, здійснюється на підставі списку, складеного Департаментом по взаємодії з правоохоронними органами та цивільного захисту Харківської міської ради і затвердженого міським головою.

71. Справи та видання з грифом «Для службового користування» видаються службою діловодства у тимчасове користування і приймаються під підпис в журналі за формою згідно з додатком 10.

72. Робота з документами з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

73. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

74. Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються в Архівному відділі Харківської міської ради видаються у тимчасове користування працівникам інших виконавчих органів Харківської міської ради на підставі замовлення за формою згідно з додатком 11.

75. Справи з грифом «Для службового користування» видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

76. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом «Для службового користування», отриманим від третьої сторони, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

77. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом «Для службового користування», для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

Перегляд документів з грифом «Для службового користування»

78. Перегляд документів з грифом «Для службового користування» проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п'ять років.

Скасування грифа «Для службового користування» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою можливого скасування грифа обов'язково здійснюється під час підготовки:

- справ для їх передачі до Архівного відділу Харківської міської ради;

- документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до Державного архіву Харківської області.

79. Рішення про скасування грифа «Для службового користування» чи його підтвердження приймається Комісією Харківської міської ради чи виконавчого органу стосовно документів, розробниками яких є Харківська міська рада, або відповідний виконавчий орган. Про підтвердження або скасування грифів обмеження доступу до документів, які знаходяться на зберіганні в виконавчих органах міської ради і розробниками яких є інші установи, направляються запити до таких установ.

80. За рішенням Комісії строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

81. Рішення Комісії оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу міським головою або керівником виконавчого органу. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування» або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до Архівного відділу Харківської міської ради, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до Державного архіву Харківської області.

82. Про скасування грифа «Для службового користування» письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання Комісії.

83. На обкладинках справ та документах гриф «Для службового користування» погашається працівником служби діловодства (Архівного відділу Харківської міської ради) шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначенням нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання Комісії. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

У разі надходження до виконавчого органу запиту на інформацію, що міститься у документі, якому надано гриф «Для службового користування», здійснюється з урахуванням вимог цієї Інструкції перегляд такого документа Комісією з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації», щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності у запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно у разі надходження до виконавчих органів іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

Результати роботи Комісії відображаються у відповідному протоколі.

Реєстрація додаткових копій здійснюється відповідно до вимог цієї Інструкції.

Підготовка справ з грифом «Для службового користування» до передачі на архівне зберігання та знищення

84. Експертиза цінності документів з грифом «Для службового користування» та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

Оформлення справ з грифом «Для службового користування» здійснюється відповідно до вимог п. 2 розділу VI «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджених Наказом Міністерства Юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 та відповідного розділу Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах.

85. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом «Для службового користування» включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі «Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом «Для службового користування» додається відмітка «ДСК».

86. Під час передачі справ з грифом «Для службового користування» на постійне зберігання до Архівного відділу Харківської міської ради або до Державного архіву Харківської області служба діловодства разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає лист, у якому визначається порядок користування такими справами.

87. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом «Для службового користування», строк зберігання яких закінчився, включаються до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених в цілому щодо загального діловодства.

Знищення видань з грифом «Для службового користування», які втратили чинність та не мають практичного значення, здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог щодо знищення справ.

88. Документи, справи, видання з грифом «Для службового користування», відібрані для знищення службою діловодства та включені в акт про вилучення документів, після розгляду на засіданні експертної комісії Харківської міської ради з експертизи цінності документів, підлягають знищенню комісією служби діловодства у складі не менше трьох членів. Знищення здійснюється шляхом подрібнення носіїв інформації.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

89. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

«Справи № 25 ДСК, № ЗО ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.

Члени експертної комісії установи:

(підпис)        ÐŸ.В. Марченко

(підпис)        Ðž.О. Павленко

(підпис)        Ð’.А. Іваненко

10 лютого 2017 року».

90. Після знищення документів з грифом «Для службового користування» в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка:

«Документи знищено. Акт від ______ _________20___ року № ____».

91. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом «Для службового користування» можуть знищуватися без акту про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників служби діловодства, які провели таке знищення.

Забезпечення збереженості документів з грифом «Для службового користування» та проведення перевірки їх наявності

92. Справи з грифом «Для службового користування» з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі до Архівного відділу Харківської міської ради.

93. Документи і справи з грифом «Для службового користування» зберігаються в металевих шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях виконавчих органів, або сховищах Архівного відділу Харківської міської ради. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Металеві печатки виготовляються виконавчими органами за зразками наведеними у додатку 12.

Зберігання документів і справ із грифом «Для службового користування» працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, здійснюється у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

94. Документи з грифом «Для службового користування» можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 93 цієї Інструкції.

95. Передача документів з грифом «Для службового користування» до структурних підрозділів Харківської міської ради та її виконавчих органів здійснюється через службу діловодства з проставленням відповідної відмітки в журналах обліку документів.

Передача одержаних у службі діловодства документів з грифом «Для службового користування» всередині одного структурного підрозділу Харківської міської ради та її виконавчих органів для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу здійснюється тільки через службу діловодства з відмітками в журналах обліку документів.

96. Забороняється переміщення документів з грифом «Для службового користування» з однієї справи до іншої без повідомлення служби діловодства. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом «Для службового користування» забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду служба діловодства за письмовою вказівкою міського голови або керівника виконавчого органу здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому в службі діловодства повинні залишитися протокол про вилучення документів та їх засвідчені копії.

97. Документи з грифом «Для службового користування» не дозволяється виносити за межі будівлі Харківської міської ради чи її виконавчих органів. У випадках передачі документів на виконання до структурних підрозділів, що розташовуються поза межами основної будівлі, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні чи підписанні в установах, розташованих у межах міста, такі документи надсилаються встановленим порядком листом або передаються через посильного за реєстром.

Винесення документа з грифом «Для службового користування» за межі будівлі Харківської міської ради чи її виконавчих органів здійснюється з дозволу керівника виконавчого органу, який готує проект документа або в якому такий документ знаходиться на обліку. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.

98. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «Для службового користування». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

99. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, міський голова або керівник виконавчого органу ставить на доповідній записці керівника структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

100. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування»), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним розпорядженням міського голови чи наказом керівника виконавчого органу.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» з відміткою «Літер «М» залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

101. Перевірка наявності справ з грифом «Для службового користування» в Архівному відділі Харківської міської ради проводиться не рідше ніж один раз на п'ять років.

102. Результати перевірок, зазначених у пунктах 100 і 101 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 13.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт міського голову чи керівника виконавчого органу та керівника служби діловодства.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також Управлінню Служби безпеки України в Харківській області із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

103. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує Комісія.

104. Члени Комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об'єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

105. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами Комісії та подається міському голові на затвердження. За наявності обгрунтованих пропозицій Комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією міського голови не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядження міського голови про його проведення та завершується датою затвердження акту про результати проведення розслідування.

106. В окремому розділі акту про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність Харківської міської ради та її виконавчих органів, а також наводиться перелік втрачених документів.

107. Відмітка про втрату документів вноситься службою діловодства до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акту про результати проведення розслідування.

108. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником виконавчого органу передається до служби діловодства для включення її до справи.

Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва

109. Порядок забезпечення охорони службової інформації під час міжнародного співробітництва визначається окремим розпорядженням міського голови.

Директор Департаменту

діловодства Харківської

міської ради О.В. Хохлов

Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради Т.М. Чечетова-Терашвілі

Додаток 2

до Інструкції

ЖУРНАЛ

обліку конвертів (паковань) з грифом «Для службового користування»

Додаток 3

до Інструкції

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування»

Додаток 4

до Інструкції

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування»*

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами

Додаток 5

до Інструкції

ЖУРНАЛ

обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування»*

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами

Додаток 6

до Інструкції

ЖУРНАЛ

обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію*

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами

Додаток 8

до Інструкції

ЖУРНАЛ

обліку копіювання документів з грифом «Для службового користування»

Додаток 10

до Інструкції

ЖУРНАЛ

обліку видачі справ з грифом «Для службового користування»*

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами