Включаются ли в валовые затраты и как документально оформляют-
ся представительские расходы?
* * *
Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" от
22.05.97 г. № 283/97-ВР ( 283/97-ВР ), регламентирующий включение
расходов на представительские цели в состав валовых расходов, не
содержит понятия "представительские расходы". Однако, в соответст-
вии с п.п. 5.4.4. п. 5.4. ст. 5 Закона Украины "О налогообложении
прибыли предприятий", расходы двойного назначения, в виде расходов
на организацию праздников, приемов, презентаций, приобретение и
распространение подарков, включая бесплатную раздачу образцов
товаров, оказание услуг и выполнение работ в рекламных целях,
включаются в состав валовых расходов в размере не более 2 % от
налогооблагаемой прибыли за предыдущий отчетный (налоговый) квар-
тал. Отнесение представительских расходов к составу валовых затрат
осуществляется в том налоговом периоде, в котором они действитель-
но понесены. В случае превышения фактических расходов над норма-
тивными, сумма превышения в состав валовых расходов не включается.
Суммы НДС, уплаченные (начисленные) в отчетном периоде в связи
с приобретением товаров (работ, услуг), стоимость которых относит-
ся к составу валовых расходов, увеличивают налоговый кредит
предприятия при наличии правильно заполненной налоговой накладной.
Соответственно, относить НДС к составу налогового кредита можно
лишь по суммам представительских расходов, отнесенным к составу
валовых расходов.
Документом, регламентирующим расходы на представительские це-
ли, является совместный приказ Министерства финансов и Министерст-
ва экономики Украины от 12.11.93 № 88 "Об утверждении норм средств
на представительские цели, рекламу и выплату компенсации за
использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и
порядок их использования" ( z0182-93 ), который сохраняет свое
действие в части, не противоречаще Закону "О налогообложении
прибыли предприятий". И хотя этот Приказ и утратил силу для хоз-
расчетных организаций, изложенные в нем определения представитель-
ских расходов и особенности их оформления - на сегодняшний день
являются единственным ориентиром.
Согласно этому документу под представительскими расходами
понимаются "расходы министерств, ведомств, предприятий, учреждении
на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, а
также представителей других предприятий, прибывших по приглашению
для проведения переговоров с целью осуществления международных
связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества
и решения вопросов, связанных с коммерческой деятельностью". Исхо-
дя изданного определения расходы на представительские цели могут
быть связаны не только с приемом иностранных делегаций (представи-
телей), но и с ведением переговоров с представителями украинских
предприятий , в том числе и расположенных в том же населенном
пункте.
- Представители и делегации, вне зависимости от того, украинс-
кие они или зарубежные, должны быть официально приглашены на пре-
приятие. Один из важных документов, подтверждающих обоснованность
представительских расходов для прибывающих из-за рубежа и из
других городов, - журнал учета прибывающих в командировку, необхо-
димость ведения которого предусмотрена Приказом Минфина Украины от
23.05.95 г. № 80 ( z0153-95 ).
- К представительским расходам относятся расходы, связанные с
проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) предста-
вителей, их транспортным обеспечением, мероприятий культурной
программы, буфетным обслуживанием во время переговоров, оплатой
услуг переводчика, который не состоит в штате предприятия, учреж-
дения, оплатой номеров в гостиницах. Если номер в гостинице брони-
руется, то расходы на бронирование можно отнести к составу
представительских расходов в размере 50% стоимости номера в сутки.
- По каждому мероприятию представительского характера разраба-
тывается и утверждается программа его проведения, в которой
предусматриваются: место и дата его проведения, календарный план с
развернутой программой представительского мероприятия; список лиц
от принимающей стороны и приглашенных, размер расходов.
- Приказом (распоряжением) руководитель предприятия должен
определить круг лиц, имеющих отношение к приему, представителей
других предприятий по вопросам коммерческой деятельности. При
этом следует учитывать, что количество участников со стороны, про-
водящей официальный прием, не должно превышать количества участни-
ков, прибывших от приглашенной стороны.
Вышеперечисленные требования к документальному оформлению ус-
тановлены Нормами № 88, но для включения представительских расхо-
дов в состав валовых затрат этого будет недостаточно. При решении
вопроса о возможности включения представительских расходов в
состав валовых расходов предприятию необходимо учитывать сле-
дующее:
- Во-первых, к представительским могут быть отнесены расходы
только принимающей стороны. Если же дополнительные затраты поне-
сены работником предприятия при его служебной командировке в дру-
гом городе или стране, они не считаются представительскими и
рассматриваются как повышенные (относительно действующих норм)
командировочные расходы со всеми вытекающими последствиями: они
выплачиваются из чистой прибыли, облагаются подоходным налогом, со
всеми обязательными отчислениями на социальные нужды и т. п. (п.п.
5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закон Украины "О налогообложении прибыли
предприятий").
- Во-вторых, не являются представительскими расходами и не
могут быть включены в валовые расходы затраты приглашенной сторо-
ны, связанные с участием в представительских мероприятиях, прово-
димыми приглашаемой стороной.
- В-третьих, необходимо помнить, что согласно п.п. 5.3.9 рас-
ходы на проведение таких мероприятий включаются в состав валовых
расходов при условии, если они подтверждены первичными документа-
ми, фиксирующими факт осуществления операции (например чеки,
накладные, счета, квитанции, приходно-расходные кассовые ордера,
билеты и т. д.).
- В-четвертых, поскольку количество участников с принимающей
стороны не должно быть больше количества приглашенных, в случае
невыполнения этого требования дополнительные расходы должны финан-
сироваться из чистой прибыли предприятии При этом такие расходы,
по сути дела, представляют собой персонифицированные выплаты и
являются объектом налогообложения не только по подоходному налогу,
но и по отчислениям на социальные цели).
- В-пятых, согласно п.п. 5.2.1 п. 5.2 ст. 5 Закон Украины "О
налогообложении прибыли предприятий" в состав валовых затрат вклю-
чаются расходы, связанные с подготовкой, организацией, ведением
производства, продажей продукции (работ, услуг) и охраной труда.
Следовательно, если организованная встреча (прием) связана с реше-
нием вопросов, которые нельзя увязать с деятельностью предприятия,
права на увеличение валовых затрат у принимающей стороны не будет,
так как не соблюдается требование п.п. 5.2.1. ст. 5 Закона о при-
были. Представительские затраты могут быть включены в валовые
расходы, если они связаны с товарами (работами, услугами), прода-
ваемыми или предоставляемыми субъектами предпринимательской дея-
тельности, а расходы на прием и обслуживание представителей и
делегации, не связанные с такими товарами, работами или услугами,
в состав валовых расходов включены быть не могут. И главное, что
необходимо учитывать, - это соответствие цели мероприятия видам
деятельности, определенным в учредительных документах предприятия.
Чтобы подтвердить, что вопросы, обсуждаемые на встрече (прие-
ме), переплетаются с хозяйственной деятельностью принимающей сто-
роны, необходимо дополнительно направить письменное приглашение,
в котором указать, какой вопрос предполагается обсудить. Нелишним
будет получение ответа на приглашение также в письменном виде с
указанием лиц, которые прибудут для проведения переговоров.
Если в ходе проведения переговоров стороны не пришли к согла-
шению и не составили договора, рекомендуем документально подтвер-
дить данное обстоятельство. Для подтверждения эффективности и пра-
вомерности расходования средств следует завершать такие перегово-
ры подписанием, по меньшей мере, протокола о намерениях заключить
договор (совершить сделку) в произвольной форме, подписанный
представителями обеих сторон. Подтверждением тому, что протокола
намерений может быть достаточно для отнесения представительских
расходов к валовым расходам, является отсутствие в Законе о прибы-
ли нормы, согласно которой какие-либо расходы, связанные с неосу-
ществленными намерениями установить гражданско-правовые отношения
не являются расходами, связанными с хозяйственной деятельностью.
Для придания протоколу намерений юридической силы и доказательнос-
ти он должен иметь следующие обязательные реквизиты: название
предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, наз-
вание документа, дата и место составления, содержание, должности,
фамилии, подписи лиц, ответственных за составление документа.
------------------------------------------------------------------
"Ориентир"
№ 14/01, стр. 34
[13.04.2001]
Н. Замятина
эксперт АФ "Синтез-Аудит-Финанс", г.Запорожье
------------------------------------------------------------------