Если хознужда заставила
потратиться на нее из командировочных
------------------------------------------------------------------
Ситуация. Командированному работнику был выдан аванс, который
предприятие получило в банке по коду "Выдача на выплаты по коман-
дировкам". Однако по возвращении работника выяснилось, что полу-
ченный аванс использован им не только на те расходы, которые зако-
нодательно признаны командировочными, но и на хознужды предприятия
(закуплена кое-какая нужная предприятию мелочь, отремонтирован по-
ломавшийся в дороге автомобиль {1} и т.п.).
Допустим, работник честно отчитается за полученный аванс,
представив при этом и подтверждающие документы - как по командиро-
вочным расходам, так и по расходам на хознужды. Вроде бы всё
о'кей: никто никому ничего не должен. Однако такой честный подход
может выйти предприятию боком. При проверке кассовых операций рас-
ходование части командировочного аванса на хознужды инспектор
вполне может счесть нецелевым его использованием. А, как известно,
за нецелевое использование полученной в банке наличности предприя-
тию грозит штраф в размере израсходованных наличных средств по ст.
1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95 ( 436/95 ).
Здесь, конечно, можно и повозражать, ссылаясь на то, что
командировочные расходы и расходы на хознужды зачастую связаны
между собой настолько тесно, что отделить их друг от друга почти
невозможно (см., например, сноску "*").
Однако отбиться от "нецелевого" штрафа будет проблематично,
так как получение в банке наличных на хознужды производится по
другому коду.
Чтобы избежать неприятностей, вспомним, что "нормальные герои
всегда идут в обход", и воспользуемся примитивнейшей уловкой.
Итак, работник должен представить в бухгалтерию два авансовых от-
чета по израсходованным суммам: первый - по командировочным расхо-
дам, второй - по расходам на хознужды. При этом все делают вид,
будто на хознужды работник потратил "нал" из собственного карма-
на. {2} Поэтому часть "неизрасходованных" командировочных (сумма
полученного аванса минус сумма по "командировочному" авансовому
отчету) "возвращается" работником в кассу предприятия.
А поскольку теперь предприятие имеет "задолженность" перед ра-
ботником за потраченные им на хознужды "свои кровные", то из кассы
ему тут же "выдается" компенсация этой задолженности - на сумму,
указанную в "хознужном" авансовом отчете. Желательно при этом,
чтобы в кассе имелся остаток наличности, покрывающий эту сумму,
так как согласно п. 2.14 Положения о ведении кассовых операций в
национальной валюте в Украине
"суммы наличности, полученные в учреждении банка и не ис-
пользованные по назначению в течение установленных выше сро-
ков, возвращаются предприятием в учреждение банка не позднее
следующего рабочего дня учреждения банка и предприятия или мо-
гут оставаться в его кассе (в пределах установленного лимита)
и выдаваться на те же цели".
Так что будет безопаснее утверждать, что вы "приняли" одни
деньги, а "выдали" - другие, лежавшие в кассе. Самые осторожные
бухгалтера, кстати, такие "прием" и "выдачу" вообще проводят по
кассе разными датами (не забывая о соблюдении лимита остатков). В
результате - никакого нецелевого использования, все формальности
соблюдены и "наличные" нормативы нигде не нарушены.
Еще один момент. Иногда случается, что часть наличности, полу-
ченной в виде аванса на командировку, работник тратит на свои лич-
ные потребности (так как скромных суточных не хватает и т.п.), а
не на нужды предприятия. Разумеется, излишне потраченную сумму он
должен вернуть в кассу. В таком случае зачет этой задолженности
работника с задолженностью предприятия, например, по зарплате луч-
ше не делать. Не стоит и прибавлять эту сумму к доходу работника.
Подобный зачет (прибавление к доходу) может впоследствии опять-та-
ки дать инспектору повод при проверке кассовой дисциплины ут-
верждать, что наличность, выданная на командировку, фактически из-
расходована нецелевым образом (что означает штраф по 436-му Ука-
зу). Поэтому лучше применить все ту же уловку: раздельно провести
по кассе возврат командировочных и выдачу зарплаты.
Кстати, этот прием поможет избежать штрафов не только при ко-
мандировках, но и в других случаях, когда полученная в банке "на-
личка" расходуется не на заявленные цели.
В заключение желаем всем только целевых "нал"-расходов и -
бесштрафия! Ну, по крайней мере, хотя бы последнего...
{1} Впрочем, для загранкомандировок такой вид расходов, в принци-
пе, можно трактовать и как "командировочные" - см. п. 1.13
разд. II Инструкции о служебных командировках в пределах
Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от
13.03.98 г. № 59 (и в редакции приказа Минфина от 10.06.99 г.
№ 146 не поменявшийся).
{2} Такая трата вполне законна и не может приравниваться к закупке
ценностей предприятием у работника. Это подтверждается, в
частности, текстом последнего абзаца п. 2.15 Положения о веде-
нии кассовых операций в национальной валюте в Украине, ут-
вержденного постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72
(см. "Бухгалтер" № 11'2001, стр. 6-23).
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтер"
№21/01, стр. 38
[01.07.2001]
Алексей Павленко
Заместитель главного редактора
------------------------------------------------------------------