РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 09.04.2015 № 48

Про внесення змін до Положення про відділ з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради

З метою вдосконалення роботи відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради, керуючись ст.ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Внести зміни до розпорядження міського голови від 28.05.2012 № 2307 «Про затвердження положень про структурні підрозділи Департаменту діловодства Харківської міської ради», виклавши додаток 2 у новій редакції (додаток).

2. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. Кернес

Додаток 2

до розпорядження міського голови

від 28.05.2012 №2307 в редакції розпорядження міського голови

від 09.04.2015 № 48

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі Відділ) є структурним підрозділом Департаменту діловодства Харківської міської ради.

1.2. Відділ підпорядкований директору Департаменту діловодства та його заступникам.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами директора Департаменту діловодства, Положенням про Департамент діловодства, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. На посаду начальника Відділу, його заступників та працівників Відділу призначаються особи, що мають вищу освіту і необхідний стаж роботи за фахом. Усі працівники Відділу призначаються на посади і звільняються з посад міським головою.

1.5. Департамент діловодства створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх окремим приміщенням, телефонним зв'язком, сучасними засобами оргтехніки, законодавчими й іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з питань діловодства.

2. Мета і завдання Відділу

2.1. Метою та основними завданнями Відділу є:

2.1.1 забезпечення централізованого обліку звернень юридичних осіб, адресованих Харківській міській раді, міському голові, секретарю Харківської міської ради, головам постійних комісій Харківської міської ради, депутатам Харківської міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови;

2.1.2 забезпечення обліку звернень громадян, адресованих депутатам Харківської міської ради та головам постійних комісій Харківської міської ради;

2.1.3 опрацювання звернень юридичних осіб і надсилання їх для розгляду до виконавчих органів Харківської міської ради, підприємств, установ та організацій відповідно до їх компетенції;

2.1.4 здійснення контролю за своєчасним і повним виконанням доручень міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, наданих за зверненнями юридичних осіб;

2.1.5 взаємодія при виконанні покладених на нього функцій з органами виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, департаментами, адміністраціями районів Харківської міської ради та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

3. Повноваження Відділу

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.1 опрацьовує та розглядає звернення юридичних осіб, адресованих Харківській міській раді, міському голові, секретарю Харківської міської ради, головам постійних комісій Харківської міської ради, депутатам Харківської міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови;

3.1.2 аналізує та узагальнює проблеми, які порушені юридичними особами у письмових зверненнях до міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови;

3.1.3 здійснює контроль за своєчасним і повним виконанням виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності доручень міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови -керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови, наданих за зверненнями юридичних осіб;

3.1.4 веде облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування», а також контроль за дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, у апараті Харківської міської ради;

3.1.5 готує за результатами аналізу звернень юридичних осіб матеріали для надання міському голові про кількість та характер звернень юридичних осіб, що надійшли до Харківської міської ради та її виконавчих органів;

3.1.6 вносить пропозиції щодо звітування перед міським головою, виконавчим комітетом Харківської міської ради керівників виконавчих органів Харківської міської ради з питань роботи зі зверненнями юридичних осіб;

3.1.7 вносить пропозиції керівництву Департаменту діловодства Харківської міської ради щодо поліпшення роботи з питань розгляду звернень юридичних осіб, усунення причин, які сприяють виникненню обгрунтованих скарг;

3.1.8 вивчає та узагальнює матеріали для міського голови, секретаря Харківської міської ради, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради про роботу виконавчих органів Харківської міської ради щодо розгляду звернень юридичних осіб;

3.1.9 аналізує форми та методи роботи виконавчих органів Харківської міської ради щодо організації роботи зі зверненнями юридичних осіб, надає їм консультативну, методичну та практичну допомогу;

3.1.10 перевіряє стан роботи зі зверненнями юридичних осіб у виконавчих органах Харківської міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності;

3.1.11 бере участь у засіданнях виконавчого комітету Харківської міської ради, апаратних нарадах, семінарах та інших заходах, які проводяться виконавчими органами Харківської міської ради з питань роботи зі зверненнями юридичних осіб;

3.1.12 готує проекти рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови про стан роботи зі зверненнями юридичних осіб і забезпечує їх виконання;

3.1.13 забезпечує належне ведення діловодства з питань звернень юридичних осіб у виконавчих органах Харківської міської ради та взаємодіє в своїй роботі з керівниками цих органів;

3.1.14 готує для засобів масової інформації матеріали для інформування територіальної громади міста про результати розгляду звернень юридичних осіб до міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови;

3.1.15 забезпечує захист персональних даних фізичних осіб, які звернулись до Відділу, під час їх обробки та зберігання відповідно до чинного законодавства України.

3.2. Відділ має право:

3.2.1 одержувати в установленому порядку від виконавчих органів Харківської міської ради, підприємств, установ, організацій та посадових осіб документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

3.2.2 використовувати системи зв'язку і комунікації Харківської міської ради;

3.2.3 готувати та вносити в установленому порядку пропозиції щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні законодавства з питань, що належать до його компетенції;

3.2.4 організовувати проведення нарад, семінарів, конференцій, навчань з питань, що належать до його компетенції;

3.2.5 залучати фахівців, вчених, експертів для вирішення завдань, які належать до компетенції Відділу.

4. Керівництво Відділом

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою за поданням директора Департаменту діловодства та заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

4.2. Начальник Відділу:

4.2.1 здійснює керівництво діяльністю Відділу;

4.2.2 організовує роботу Відділу, забезпечує виконання покладених на Відділ завдань;

4.2.3 розподіляє обов'язки між спеціалістами Відділу;

4.2.4 несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни;

4.2.5 забезпечує контроль, в межах своєї компетенції, за виконанням рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, наказів та доручень директора Департаменту діловодства;

4.2.6 інформує директора Департаменту діловодства про виконання його доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу;

4.2.7 здійснює інші повноваження за дорученням директора Департаменту діловодства.

4.3. Начальник Відділу має заступників. Заступники начальника Відділу:

4.3.1 організовують виконання доручень начальника Відділу;

4.3.2 здійснюють інші повноваження, визначені посадовими інструкціями.

4.4. Під час відсутності начальника Відділу його заміщує один з його заступників.

4.5. Працівники Відділу діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

5. Заключні положення

5.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється у встановленому порядку відповідно до вимог діючого законодавства України.

5.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.