ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ

Від 24.07.2002 № 792

Про регламент виконавчих органів Харківської міської ради XXIV скликання

Керуючись ст.ст. 52, 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради

ВИРІШИВ:

1. Регламент виконавчих органів Харківської міської ради XXIV скликання затвердити (додається).

2. Заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, керівникам головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів та служб, усім посадовим особам в повсякденній роботі неухильно дотримуватись положень регламенту виконавчих органів Харківської міської ради.

3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради Нечипоренко О.С.

Міський голова В. Шумілкін

«ЗАТВЕРДЖЕНО»

рішенням виконавчого комітету

від 24.07.2002 р. № 792

РЕГЛАМЕНТ

виконавчих органів Харківської міської ради XXIV скликання

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Порядок діяльності виконавчих органів Харківської міської ради і посадових осіб визначається Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими актами України, рішеннями міської ради та даним регламентом.

1.2. Порядок роботи і повноваження виконавчих органів міської ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням міської ради.

1.3. Регламент виконавчих органів Харківської міської ради затверджується рішенням виконавчого комітету. У такому ж порядку приймається рішення про внесення змін і доповнень до регламенту.

У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконавчого комітету повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до регламенту.

2. ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ ХАРКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

2.1. Перспективне і поточне планування роботи є одним з основних засобів організаційного забезпечення виконавчими органами міської ради реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста.

2.2. Перспективний план роботи виконавчих органів міської ради на рік повинен містити перелік питань, що вносяться за їх ініціативою на розгляд сесії міської ради, виконавчого комітету, в тому числі й у порядку контролю, перелік основних масових заходів, план навчання апарату та інші питання.

Плани роботи розробляються на основі пропозицій керівництва міської ради, членів виконавчого комітету, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, голів районних у місті рад. Пропозиції повинні містити відповідні обґрунтування.

2.3. Узагальнення пропозицій та формування планів роботи здійснює організаційний відділ міської ради.

2.4. Порядок підготовки та затвердження перспективного плану роботи виконавчих органів міської ради:

- пропозиції до плану роботи з відповідними обґрунтуваннями надаються в організаційний відділ міської ради не пізніше, ніж за 15 днів до початку періоду, що планується;

- організаційний відділ узагальнює пропозиції, готує проект плану роботи та не пізніше, ніж за 25 днів до періоду, що планується, вносить його на узгодження міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради, а також направляє для інформації начальникам управлінь, відділів, комітетів та служб міської ради;

- після доопрацювання проекту плану з урахуванням можливих зауважень організаційний відділ готує проект виконавчого комітету міської ради про затвердження плану роботи та вносить його на останнє засідання виконкому в попередньому плановому періоді.

2.5. Загальний контроль за виконанням перспективного плану роботи здійснює заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючий справами виконкому.

2.6. Робота виконавчих органів міської ради - головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів, служб - проводиться за перспективними (річними), поточними (квартальними), оперативними (місячними) планами роботи.

Оперативні плани надаються головними управліннями до 25 числа кожного попереднього місяця в організаційний відділ, який формує зведений план роботи на місяць і направляє його міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами, контрольній інспекції, постійним комісіям міської ради, головам районних в місті рад, прес-службі.

3. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ МІСЬКОЇ РАДИ.

3.1. Скликання засідань виконавчого комітету міської ради здійснюється міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону «Про місцеве самоврядування в Україні», першим заступником або заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

Засідання виконавчого комітету приводяться кожну другу та четверту середу місяця о 14 годині. У випадку необхідності може бути скликано позачергове засідання виконавчого комітету. Засідання правомочні у разі присутності більше половини загального складу виконавчого комітету.

Кожної п'ятниці, що передує засіданню міськвиконкому, о 8 годині проводиться попередній розгляд матеріалів, що готуються до розгляду, на нараді у міського голови з заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь («малий виконком»).

3.2. Загальна підготовка засідань виконавчого комітету покладається на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому.

3.3. Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь з питань, зо відносяться до їх компетенції, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами, членами виконавчого комітету, постійними комісіями міськради, виконавчими комітетами районних в місті рад.

3.4. Перелік питань, що плануються до розгляду на засіданнях міськвиконкому в наступному місяці, направляється організаційним відділом у відповідні головні управління до 20 числа попереднього місяця.

3.5. Підготовка питань на засідання виконавчого комітету здійснюється членами виконавчого комітету, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, керівниками головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів та служб. До підготовки питань можуть залучатися фахівці підприємств, установ та організацій, експерти, представники громадських організацій, політичних партій, рухів.

3.6. За місяць до дня засідання виконавчого комітету головням управлінням, питання якого буде розглядатися, розробляється робочий план підготовки засідання, яким обумовлюється склад комісії з підготовки питання, терміни підготовки необхідних матеріалів та їх надання в відповідні підрозділи виконавчих органів.

Довідки, проекти рішень з основних питань, що готуються до розгляду на черговому засіданні виконкому, надаються відповідними головними управліннями в організаційний відділ у 20 примірниках, не пізніше, ніж за 7 днів до дня засідання.

3.7. При підготовці проектів рішень потрібно дотримування таких правил:

3.7.1. Текст рішення повинен бути гранично коротким, суть документа мусить бути викладена чітко і виключати можливість двоїстого тлумачення.

3.7.2. Проекти рішень у розпорядчій частині повинні обов'язково містити пункти, що передбачають:

- конкретні завдання виконавцям із зазначенням остаточних термінів їх виконання і, при тривалих термінів виконання, з зазначенням проміжних контрольних строків;

- точні назви організацій – виконавців;

- доручення про контроль відповідним виконавцям із зазначенням строків надання проміжної інформації про хід виконання та остаточної інформації для вирішення питання про знання з контролю.

У випадку, якщо контроль за виконанням рішення покладено одночасно на декількох виконавців, необхідно зазначати одного - відповідального за організацію контролю по виконанню рішення в цілому, а також відповідальних з пунктів доручень, що містяться в рішенні.

3.7.3. Якщо рішення, що приймається, виключає дію рішення, раніше прийнятого з цього питання, воно повинно містити зазначення про визнання попереднього рішення таким, що втратило чинність.

У випадку виконання раніше прийнятого рішення до проекту рішення, що приймається, вноситься пропозиція про знаття його з контролю.

3.7.4. Усі проекти рішень направляються до юридичного управління для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству. Проекти рішень візуються керівником юридичного управління або за його дорученням відповідним працівником цього управління згідно функціональних обов'язків при наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів, а ті з них, які суперечать чинному законодавству, повертаються автору проекту із зазначенням мотивів повернення на доопрацювання.

Подання проектів рішень для розгляду міськвиконкомом без попереднього розгляду юридичним управлінням не допускається.

Проекти рішень із зауваженнями юридичного управління виносяться на засідання виконавчого комітету після попереднього розгляду їх міським головою або його першим заступником.

3.8. Проекти рішень з планових питань повинні також візуватися заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами міськвиконкому та завідуючим організаційним відділом.

3.9. Проекти рішень виконавчого комітету з необхідними візами, а також додатки до них (довідки, доповідні записки, заходи тощо) та листи узгодження не пізніше, ніж за 7 днів до засідання у 20 примірниках передаються виконавцями до організаційного відділу міської ради.

3.10. При наявності розбіжностей одночасно з проектом рішення надаються письмові висновки, зауваження і пропозиції відповідних посадових осіб та організацій.

3.11. На підставі наданих матеріалів організаційний відділ формує проект порядку денного засідання виконавчого комітету.

3.12. Після розгляду та внесення зауважень міським головою, секретарем ради, . першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами проекти рішень й відповідні матеріали доопрацьовуються, після чого не пізніше, ніж за 2 дні до засідання, повертаються до організаційного відділу.

3.13. Якщо з будь-якого питання, що вносяться на засідання виконавчого комітету, матеріали в організаційний відділ до встановленого терміну не надійшли, це питання в порядок денний може бути включене лише за вказівкою міського голови.

3.14. Члени виконавчого комітету не пізніше, ніж за два дні до засідання, повинні бути ознайомлені організаційним відділом із порядком денним і матеріалами з усіх основних питань, що вносяться на розгляд.

3.15. Порядок денний засідання виконавчого комітету направляється також організаційному відділу апарата міської ради для ознайомлення постійних комісій міської ради.

3.16. Склад учасників розгляду питання на засідання виконкому визначається керівником підрозділу, що готував питання, та узгоджується з міським головою.

Списки запрошених із зазначенням прізвища, ім'я та по батькові, посади, підписані заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками відповідних головних управлінь, передаються до організаційного відділу одночасно з іншими матеріалами.

3.17. Сповіщення про час засідання виконавчого комітету проводять:

- членів виконавчого комітету, прокурора міста, працівників виконавчих органів міської ради - організаційний відділ;

- запрошених осіб - керівники підрозділів, які готували питання до розгляду.

3.18. Реєстрацію учасників, забезпечення порядку проведення засідання, стенографування та протоколювання здійснює організаційний відділ.

3.19. 3асідання виконавчого комітету веде міський голова, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону «Про місцеве самоврядування в Україні», перший заступник або заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

3.20. Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується виконкомом на початку засідання.

Як правило, кадрові питання розглядаються на початку засідання виконавчого комітету, поточні - після обговорення основних питань.

3.21. Для доповіді з основного питання на засіданні виконавчого комітету надається не більше 15 хвилин, співдоповіді - 10 хвилин, виступів у дебатах - 5 хвилин, довідок - З хвилини.

3.22. Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:

- вимагати від доповідачів і запрошених роз’яснень щодо питань, які розглядаються;

- брати участь в обговоренні всіх питань;

- пропонувати прийняття проектів рішень, зміни та доповнення до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання.

Запрошені на засідання мають право:

- приймати участь в обговоренні винесеного питання;

- давати довідки з питань, що розглядаються;

- задавати доповідачу питання;

- вносити пропозиції до проекту рішення.

3.23. Рішення виконавчого комітету міської ради приймаються на засіданнях більшістю від загального складу виконкому та підписуються міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону «Про місцеве самоврядування в Україні», першим заступником або заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

Додатки до рішень підписуються заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому.

3.24. Рішення, по яких у ході обговорення були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом двох днів після засідання остаточно редагуються відповідними посадовими особами і через організаційний відділ подаються на підпис міському голові.

3.25. Рішення міськвиконкому протягом семи днів після засідання направляються тим відділам, управлінням, комітетам, службам, виконкомам районних у місті рад, яких вони стосуються, організаціям, підприємствам та установам, яким доручено їх виконання, а з планових питань - організаційному відділу, прес-службі.

3.26. Відправлення рішень здійснюється організаційним відділом згідно зі списками на розсилання, наданими посадовими особами, що готували проекти рішень.

3.27. Протокол засідання виконавчого комітету підписується міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону «Про місцеве самоврядування в Україні», першим заступником або заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

4. ПІДГОТОВКА І ВИДАННЯ РОЗПОРЯДЖЕНЬ МІСЬКОГО ГОЛОВИ.

4.1. Розпорядження міського голови видаються міським головою.

4.2. Проект розпорядження вважається підготовленим після узгодження та візування першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами, відповідно до функціональних обов'язків, керівником юридичного управління (аналогічно порядку, встановленому п. 3.7.4), а також керівниками підприємств, установ та організацій, зацікавлених у даному розпорядженні.

4.3. При наявності розбіжностей до проекту розпорядження додаються письмові висновки та пропозиції відповідних посадових осіб.

4.4. Проекти розпоряджень разом із розсильним списком передаються на підпис міському голові. Після підписання розпорядження у дводенний термін організаційним відділом направляється виконавцям.

5. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І ПРОВЕДЕННЯ НАРАД У МІСЬКОГО ГОЛОВИ.

5.1. Наради у міського голови проводяться:

- по понеділках о 9 годині з заступниками міського голови з питань діяльності ' виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь щодо питань реалізації оперативних (тижневих) планів роботи головних управлінь та координації діяльності апарату;

- по вівторках о 8 годині з заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, керівниками головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів та служб міської ради, головами районних в місті рад, керівниками міських служб відповідно до робочого плану.

5.2. Робочі плани проведення нарад у міського голови складаються його помічниками на підставі пропозицій міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами, що подаються до 20 числа поточного місяця. Робочі плани не пізніше, ніж за З дні до початку місяця, направляються керівникам відповідних підрозділів.

5.3. Посадові особи, що відповідають за підготовку питань на нараду, не пізніше, ніж за день до наради подають міському голові:

- довідку по суті питання, наміченого до розгляду, зі своїми пропозиціями, висновками тощо;

- список запрошених осіб;

- при необхідності, проект порядку розгляду питання.

5.4. Помічники міського голови у відповідності до рішень, прийнятих на нараді, у дводенний термін доопрацьовують протокол і направляють його виконавцям.

У протоколі повинні бути зазначені конкретні виконавці доручень та строки їх виконання.

За підсумками апаратних нарад складається і направляється виконавцям перелік доручень міського голови.

З.З.Безпосередній контроль за виконанням доручень, що містяться в протоколі, здійснюють помічники міського голови.

6. ПІДГОТОВКА І ПРОВЕДЕННЯ НАРАД, СЕМІНАРІВ ТА ІНШИХ ЗАХОДІВ У ВИКОНАВЧОМУ КОМІТЕТІ ХАРКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ.

6.1. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті Харківської міської ради проводяться у відповідності до планів роботи виконавчого комітету»або за вказівкою міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами міськвиконкому.

6.2. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, сповіщення учасників проводить підрозділ, що відповідає за підготовку заходу.

7. РОБОТА З КАДРАМИ У ВИКОНАВЧИХ ОРГАНАХ МІСЬКОЇ РАДИ.

7.1. Робота з кадрами у виконавчих органах міської ради здійснюється у відповідності з Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні» «Про службу в органах місцевого самоврядування», Кодексом законів про працю України, постановами Кабінету Міністрів «Про затвердження порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців», «Про затвердження типового порядку формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування», іншими нормативними документами та Положенням про роботу з кадрами в виконавчих органах міської ради.

7.2. Координацію цієї роботи та методичне керівництво здійснює відділ кадрів міської ради.

8. ВЗАЄМОДІЯ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ МІСЬКОЇ РАДИ З ДЕПУТАТАМИ МІСЬКОЇ РАДИ.

8.1. Порядок взаємодії виконавчих органів міської ради з депутатами визначається регламентом Харківської міської ради.

8.2. Виконавчі органи міської ради приймають необхідні заходи щодо реалізації депутатських запитів, пропозицій і зауважень депутатів на адресу виконавчого комітету, рекомендацій постійних комісій, сприяють депутатам у роботі по реалізації наказів виборців, вирішенню питань, які порушуються з їх зверненнях, забезпечують депутатів довідковими і методичними матеріалами, необхідними для роботи та звітів перед виборцями.

8.3. Облік та узагальнення наказів виборців депутатам міської ради здійснюють організаційний відділ міської ради та управління соціально-економічного розвитку, планування та обліку.

8.3.1. Організаційний відділ та управління соціально-економічного розвитку, . планування та обліку разом з іншими підрозділами виконавчих органів та представниками підприємств, установ та організацій розробляють пропозиції про прийняття наказів до виконання, складають проект плану заходів з виконання наказів, реалізація яких відноситься до відання виконавчих органів міської ради, та подають його для попереднього розгляду міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами міськвиконкому.

Після доопрацювання пропозиції про прийняття наказів до виконання і проект плану заходів щодо їх виконання розглядаються виконавчим комітетом і вносяться на розгляд міської ради.

8.3.2. Накази виборців, реалізація яких відноситься до відання районних в місті рад, підприємств та організацій, направляються за належністю.

Контроль їх виконання здійснюється відповідними головними управліннями.

8.3.3. Заходи з виконання наказів виборців враховуються виконавчим комітетом при розробці планів економічного та соціального розвитку міста і при складанні міського бюджету.

8.3.4. Робота з виконання наказів виборців організовується головними управліннями міської ради, виконкомами районних у місті рад при участі постійних комісій та депутатів міської ради.'

8.3.5. Безпосередній контроль за реалізацією планів заходів з виконання наказів виборців здійснюють організаційний відділ міської ради, управління соціально-економічного розвитку, планування та обліку, головне управління бюджету та фінансів.

Не менше одного разу на рік дане питання розглядається на засіданнях виконавчого комітету або нарадах у міського голови.

8.3.6. Міська рада щороку інформується про хід реалізації наказів виборців.

8.3.7. В міжсесійний період організаційний відділ одержує через організаційний відділ апарату міської ради звернення депутатів міської ради на адресу керівників головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів та служб виконкому, веде облік звернень, здійснює контроль за своєчасним реагуванням на них з боку посадових осіб виконавчих органів ради.

9. КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ, ЛИСТІВ ГРОМАДЯН І ДОРУЧЕНЬ МІСЬКОГО ГОЛОВИ ТА КЕРІВНИКІВ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ МІСЬКОЇ РАДИ.

9.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення повного та своєчасного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи державних виконавчих органів, рішення виконкому, розпорядження міського голови, доручення міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами щодо службових документів і листів громадян, по яких визначені строки та відповідальні за виконання.

9.2. Відповідальність за виконання документів державних виконавчих органів, рішень виконкому, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами несуть посадові особи, яким доручено виконання відповідних рішень і доручень.

9.3. Контроль щодо строків виконання здійснюють організаційний відділ і відділ по роботі із зверненнями громадян, організаційний відділ апарату міської ради відповідно до порядку, затвердженого розпорядженням міського голови № 1325 від 4.07.2002 року.

Інформація про стан виконавської дисципліни в підрозділах виконавчих органів міської ради щотижня направляється заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами та начальникам головних управлінь.

За підсумками кожного кварталу на апаратній нараді у міського голови розглядається аналіз виконавської дисципліни у виконавчих органах міської ради.

9.4. Порядок зняття документів з контролю:

9.4.1. Розпорядження та інші документи державних виконавчих органів знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про виконання відповідно до вимог документу.

Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем до канцелярії довідки з резолюцією міського голови «До справи» або «Зняти з контролю».

9.4.2. Рішення виконкому та розпорядження міського голови знімається з контролю наданням до організаційного відділу довідки з резолюцією міського голови або його заступників.

Окремі рішення в порядку контролю розглядаються на засіданні виконкому.

9.4.3. Службові документи, листи громадян знімаються з контролю після надання до відділу по роботі із зверненнями громадян довідки відповідно до резолюції або копії відповіді заявнику.

10. РОБОТА З КОРЕСПОНДЕНЦІЄЮ, ЩО НАДХОДИТЬ ДО ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ.

10.1. Кореспонденція, що надходить, проходить попередній розгляд відділом по роботі зі зверненнями громадян.

10.2. У ході попереднього розгляду визначаються документи, що направляються на розгляд міському голові, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами міськвиконкому.

10.2.1. Міському голові на розгляд передаються документи вищих органів, документи на його ім'я за підписами заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, керівників головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів та служб міської ради, голів районних в місті рад, звернення депутатів, а також документи, які містять інформацію з основних питань діяльності ради та її виконавчих органів.

10.2.2. Інші документи передаються на розгляд посадовим особам відповідно до розподілу обов'язків.

10.2.3. Після попереднього розгляду документи реєструються шляхом введення в комп'ютер.

10.2.4. Документи, адресовані безпосередньо заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, керівникам управлінь, відділів, комітетів та служб міської ради передаються за призначенням без реєстрації у відділі по роботі зі зверненнями громадян.

10.2.5. Окрема категорія документів проходить через спецчастину. Порядок їх обліку й руху визначається відповідними нормативними актами.

10.2.6. Кореспонденція, зазначена в п.п. 10.2.4. - 10.2.5. реєструється та береться на контроль у відповідних підрозділах.

10.3. Документи з резолюціями міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами міськвиконкому у термін не більше трьох днів з моменту надходження у відділ по роботі зі зверненнями громадян направляються виконавцям і беруться на контроль для забезпечення їх виконання в зазначені в документі або резолюції строки.

10.3.1. Документи без установлених строків виконуються протягом місяця з дня їх реєстрації у відділі по роботі зі зверненнями громадян.

10.4. Відповідальність за своєчасне та правильне виконання документів несуть посадові особи, зазначені в резолюціях, а також безпосередні виконавці.

У випадках, коли зазначено декілька виконавців, відповідальною є особа, зазначена в списку першою.

Письмова відповідь при цьому готується посадовою особою, зазначеною в резолюції першою. Інші виконавці приймають участь у підготовці відповіді в робочому порядку та надають свої відповіді особі, зазначеній в резолюції першою, за два дні до указаного в резолюції терміну.

10.5. Після виконання вимог резолюції виконавець доповідає про результати та подає на затвердження відповідні матеріали (проекти рішень, розпоряджень, планів заходів, доповідні записки, довідки, листи тощо).

10.5.1. Виконані контрольні документи повертаються до відділу по роботі зі зверненнями громадян.

10.5.2. Відправлення рішень виконкому, розпоряджень міського голови та іншої вихідної кореспонденції виконавчих органів міської ради проводиться тільки через відділ по роботі зі зверненнями громадян.

10.6. Якщо документ з об'єктивних причин не може бути своєчасно виконаним, то не пізніше, ніж за три дні до закінчення терміну виконання, виконавець повинен про це довести до відома особи, що наклала резолюцію, і має право просити продовження терміну виконання.

При отриманні такого дозволу виконавець віддає до відділу по роботі зі зверненнями громадян відповідний документ для встановлення нового терміну контролю та обов'язково повідомляє про прийняте рішення організацію, що звернулася.

10.7. Вихідні документи реєструються в журналах відділу по роботі зі зверненнями громадян.

10.8. Кореспонденція здається до відділу по роботі зі зверненнями громадян з 9.00 до 13.00. Термінові документи здаються для відправлення в будь-який час робочого дня.

10.9. Відділ по роботі із зверненнями громадян здійснює контроль за своєчасним розглядом документів, що надходять, проводить перевірку цієї роботи в структурних підрозділах виконавчих органів міської ради і надає необхідну практичну та методичну допомогу.

11. РОБОТА З ПРОПОЗИЦІЯМИ, ЗАЯВАМИ ТА СКАРГАМИ, ОРГАНІЗАЦІЯ ОСОБИСТОГО ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН.

11.1. Пропозиції, заяви, скарги громадян реєструються у відділі по роботі із зверненнями громадян.

11.2. Працівники відділу попередньо розглядають звернення громадян, що надійшли, та направляють їх для вирішення керівникам виконавчих органів міської ради, райвиконкомам та іншим органам відповідно до їх компетенції з установленням конкретних термінів надання інформації про прийняття заходів, або на розгляд міському голові.

11.3. Заяви та скарги громадян вирішуються в термін не більше одного місяця з дня надходження, а ті. що не потребують додаткового вивчення та перевірки, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів.

У тих випадках, коли для вирішення звернення, яке надійшло, необхідний додатковий час, строки можуть бути продовжені міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами за клопотанням особи, яка розглядає заяву або скаргу, про що повідомляється заявнику.

11.4. Особистий прийом громадян проводиться міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами відповідно до графіка прийому, затвердженого міським головою.

11.4.1. Запис на прийом громадян і роз'яснювальна робота з ними проводиться ; відділом по роботі зі зверненнями громадян з 9.00 до 13.00 годин щодня, крім загальних вихідних і святкових днів.

11.4.2. На кожного відвідувача, що записався на прийом, заводиться картка встановленого зразка.

11.4.3. Вирішення усних звернень громадян проводиться, як правило, під час прийому.

11.4.4. У випадку необхідності отримання додаткових даних особа, що веде прийом, дає доручення відповідальній посадовій особі про вирішення питання та підготовку відповіді заявнику.

11.4.5. Безпосередній контроль за виконанням вказівок, даних під час прийому громадян, здійснюють помічники міського голови, відповідальні працівники головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів та служб, відділ по роботі із зверненнями громадян.

11.5. Розгляд звернень громадян вважається закінченим після того, коли питання вирішене по суті, а заявнику і. у випадку необхідності, вищій організації дана відповідь про результати, або у випадку, коли заявнику роз'яснена неправомірність його вимог.

11.5.1. Відділ по роботі із зверненнями громадян здійснює контроль за своєчасним і правильним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян і проводить перевірки стану справ щодо їх вирішення в головних управліннях, відділах, управліннях, комітетах та службах міської ради, райвиконко